Dokumente drucken – oder digital bereitstellen?

Gehören Sie zu den Unternehmen, die sich auf den Weg zum papierlosen Büro gemacht haben oder bereits dort angekommen sind? Doch gerade, wenn es um Rechnungen und „Lohndruck“, also die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht, setzen in Deutschland viele Betriebe nach wie vor auf Papier. Sensible Daten in gedruckter Form – auch im Zeitalter der Digitalisierung gehören sie in den unterschiedlichsten Branchen zum Tagesgeschäft. Und dafür gibt es gute Gründe.

Wir verraten Ihnen, wieso sich die Zusammenarbeit mit Dienstleistern für Druck-Services trotzdem gleich mehrfach lohnen kann – und wie Sie die gewonnenen Kostenvorteile direkt als sinnvolle Investition in die Digitalisierung nutzen.

Welche Vorteile Ihnen Druck-Services vom Profi bringen

Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft: Daten aus verschiedenen Quellen sortieren und aufbereiten, Druckdateien anlegen, drucken und versenden: Das alles sind Zeitfresser im Tagesgeschäft. Echte Entlastung von all diesen manuellen Tätigkeiten schafft ein Druck-Dienstleister, dem Sie einfach nur die (unsortierten) Daten übermitteln und der alles Weitere für Sie übernimmt.

Transparente Kosten und Kostenersparnisse: Papier wird teurer? Das stimmt. Vor allem, wenn Sie es als Einzelunternehmen einkaufen und lagern. Mit einem Dienstleister an Ihrer Seite profitieren Sie von größeren Einkaufsvolumina, Möglichkeiten der Porto- und Sendungsoptimierung und im Idealfall von individuellen Preisgarantien. Fragen Sie danach! Und on top greifen Sie jederzeit auf aktuelles Know-how und neue Technologien zu, ohne selbst investieren zu müssen.

Volle Sicherheit: Personelle Engpässe oder ein Technikausfall – darum müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie den Druck auslagern. Auch wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht, sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Bei einem Dienstleister mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland wissen Sie, dass Ihre Daten nach deutschem Recht geschützt sind. 

Mehr Flexibilität: Die Menge Ihrer zu druckenden Dokumente ist ganz unterschiedlich, und der Aufwand für Druck und Versand schwankt von Monat zu Monat? Ein Dienstleister ist genau auf solche Situationen vorbereitet und führt Ihren Druck flexibel und zuverlässig auf Basis des vereinbarten Service Levels aus.

Gutes Gewissen: Gedruckte Werke sind eine saubere Sache, das attestiert auch der Bundesverband Druck und Medien. Die Druck- und Papierindustrie arbeitet schon seit mehr als 25 Jahren umweltbewusst und setzt auf Kreislaufprozesse, um die Ressource Holz bestmöglich zu schonen. Hinzu kommen „grüne“ Druckverfahren – achten Sie auf Siegel oder lassen Sie sich vom Dienstleister sagen, was er tut, um auf die Umwelt zu achten.

Druck oder Digital – was denn nun?

Wir machen es kurz: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Output-Management ist ein so (unternehmens-)individuelles Thema, dass es keine Lösung von der Stange für alle gibt. 

Vielmehr sollten Sie eine Vielzahl von Faktoren bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen, etwa Unternehmensgröße, Branche, Lieferketten und hybride Arbeitsmodelle. Hier zwei Beispiele:

• Im Baugewerbe arbeitet ein Großteil der Mitarbeitenden wenig bis gar nicht am Computer. Hier ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Papierform absolut sinnvoll und gewünscht.
• Für produzierende Unternehmen mit komplexen Lieferketten wie etwa in der Elektroindustrie überwiegen dagegen die Vorteile, Rechnungen und Bestellungen per Electronic Data Interchange (EDI), also „voll digitial“ und über ein sicheres Portal zu übermitteln.

Output-Management ist niemals „fertig“

Individuelles Output-Management heißt auch, dass Sie keine finale „Entweder-oder“-Entscheidung treffen müssen – und sollten. Vielmehr gilt es, Ihre Prozesse und Kanäle kontinuierlich auf den Prüfstand zu stellen und Optimierungspotenziale zu heben. Nicht in jedem Bereich, in dem aktuell (noch) auf Papier gesetzt wird, ist das langfristig die goldene Lösung. Trotzdem wird für viele noch einige Jahre lang eher Print die optimale Lösung sein – die man dann ebenfalls so gut es geht prozessoptimieren kann oder Kosten auf den Prüfstand stellt.

Was uns zum eingangs genannten Punkt führt: Indem Sie im ersten Schritt auf Druck-Services vom Profi setzen, gewinnen Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft und sparen allein schon dadurch Geld. Genau das können Sie in Ihre Zukunft investieren und – wo sinnvoll – Prozesse digital abbilden. So wird aus der gedruckten Rechnung vielleicht schon bald ein PDF per Mail, eine XRechnung oder eine direkt verarbeitbare EDI-Nachricht. Und die Gehaltsabrechnung stellen Sie im nächsten Schritt Ihren Mitarbeitenden bequem per Self Service in einem Portal bereit.