So bleiben Sie im Job-Alltag entspannt!

Kennen Sie das auch? Eigentlich sollen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und Homeoffice oder Hybrides Arbeiten uns doch mehr Zeit verschaffen. Gefühlt kommen jedoch immer mehr Aufgaben hinzu: Online-Meetings und neue To-dos aus innovativen Projekten, die wieder neue Meetings nach sich ziehen … Dazu sind auch „klassische Büro-Jobs“ heute vollgepackt mit ganz unterschiedlichen Aufgaben, und das Stresslevel ist entsprechend hoch. Also tief durchatmen – und nochmal ganz von vorn: Wie war das nochmal mit den Regeln für gutes Zeitmanagement? Und der Dringlichkeit und Wichtigkeit von Zielen? Tatsache ist: Wer das eigene Zeitmanagement (oder besser gesagt: das SELBSTmanagement) besser im Griff hat, das Gefühl hat, selbstbestimmt zu arbeiten, schafft es sogar, halbwegs gelassen auch durch vollgepackte Arbeitstage zu kommen. Ob man dabei dann auch alles erledigt bekommt? Vielleicht nicht – aber wir verraten schon mal so viel: Das ist auch nicht immer nötig.

Zeitdruck als Statussymbol?

Wer keine Zeit hat, ist viel beschäftigt und damit besonders wichtig: Mythos oder Wahrheit? Leider gilt Zeitmangel heute immer noch oft als Statussymbol und nicht als Ausdruck von mangelnder Planung oder einer Prioritätensetzung, die zu optimieren wäre. Dabei ist es möglich, auch einen (Führungs-)Job wirklich gut auszuüben UND dabei einen ruhigen Puls zu behalten. Viele Gespräche hintereinander zu führen UND es abends rechtzeitig zum Sport zu schaffen, die vielzitierte Work-Life-Balance also. Kurz gesagt: Viel zu erledigen und gleichzeitig entspannt zu sein.

Natürlich ist es am Anfang durchaus zeitintensiv, die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Denn es geht zunächst darum, genau hinzusehen, Zeitfresser zu erkennen und Störfaktoren zu eliminieren. Das ist nicht in fünf Minuten geschafft – aber auf lange Sicht lohnt es sich: Die Zeit, die Sie hier investieren, holen Sie im Anschluss garantiert wieder heraus.

Los geht’s mit einer Bestandsaufnahme

Wie viel Zeit geht eigentlich wofür genau drauf? Vielleicht wissen Sie am Ende des Tages gar nicht so genau, wo die Zeit geblieben ist – Sie haben nur das diffuse Gefühl, in vielen Projekten gleichzeitig zu stecken und kaum hinterherzukommen. Damit sind Sie nicht allein, doch die gute Nachricht ist: Hier lässt sich leicht Abhilfe schaffen: Legen Sie ein Zeitprotokoll an (das gibt’s auch digital und als App) und erfassen Sie so genau wie möglich, womit Sie Ihre Arbeitstage tatsächlich verbringen.

Eine solche Auflistung zeigt Ihnen einerseits, wie viel Zeit Sie vielleicht in Meetings verbringen, die selten Ergebnisse erzielen. Oder wie groß der Anteil des Tages ist, der für „Kann ich dich kurz was fragen?“-Gespräche oder „Kannst Du mal eben …“-Aufgaben draufgeht. Gleichzeitig erfahren Sie, zu welchen Zeiten Sie besonders produktiv und leistungsfähig ist. Auf dieser Basis können Sie aufbauen und Ihre Zeit (und sich selbst) in Zukunft besser managen.

Schritt zwei: Gute Zielsetzung

Sie wissen jetzt also, WIE sie arbeiten, dann müssen Sie jetzt noch definieren, WOFÜR. Was sind die Ziele Ihrer täglichen Arbeit – und welchen Beitrag leisten all die anfallenden Tasks und To dos, diese Ziele zu erreichen? Haben Sie Ihre eigenen Ziele im Blick, ist das grundsätzlich hilfreich, um einen erfüllenden Arbeitsalltag zu erleben. Und: Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, Unwichtiges von Wichtigem zu unterscheiden – und dann rigoros auszusortieren.

Wie SMART ist Ihr Ziel?

Dabei hilft die bewährte SMART-Formel – wissen Sie noch, wie die geht? Hier kommt unsere „Auffrischung“ für Sie:

S – Ihr Ziel muss spezifisch sein: Beschreiben Sie es dafür klar und deutlich. Nicht „Ich möchte bis 17 Uhr möglichst viel Arbeit erledigt haben“, sondern: „Bis 17 Uhr habe ich alle Mails im Eingangspostfach gesichtet“. Definieren Sie konkrete Ziele für den Tag, die Woche, den Monat oder das Jahr.

M – Ihr Ziel muss messbar sein: Können Sie wirklich überprüfen, ob Sie Ihr Ziel erreichen? Wenn nein, formulieren Sie es um. Also nicht: „Ich möchte Kundenanfragen schneller beantworten“, sondern: „Innerhalb von einer Woche hat jeder Kunde, der angefragt hat, eine persönliche Antwort erhalten“.

A – Ihr Ziel muss anspruchsvoll sein: Ihre Motivation können Sie nur aufrechterhalten, wenn das Ziel Sie herausfordert, wenn es interessant ist oder das Ergebnis Sie selbst zufriedener macht.

R – Ihr Ziel muss realistisch sein: Sie sollten sich anstrengen müssen, das Ziel aber gleichzeitig erreichen können – dann ist es gut gesetzt. Es muss eine realistische Chance auf einen Erfolg bestehen, sonst ist es einfach nur demotivierend.

T – Ihr Ziel muss terminiert sein: Setzen Sie sich keine Ziele ohne zugehörigen Termin. Sonst warten Sie immer darauf, dass mal der richtige Zeitpunkt kommt. Also: Eine genaue Zeitangabe oder ein realistisches Zeitfenster einplanen.

Das alles klingt erst einmal aufwendig? Vielleicht ist es das – aber wenn Sie Ihre Ziele im Blick haben, steigt langfristig auch die Qualität Ihrer Arbeit, Sie werden effizienter – und schon allein dadurch entspannter. Trauen Sie sich, Unwichtiges loszulassen, setzen Sie Prioritäten und schaffen Sie so auch Zeit für die großen und wirklich wichtigen Faktoren.

Da war doch was …. Kennen Sie das Eisenhower-Prinzip?

Apropos Prioritäten: Sicher haben Sie in diesem Zusammenhang schon einmal vom Eisenhower-Prinzip gehört. Es geht zurück auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und beschreibt die Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wer für seine To do definiert, ob diese Sache wichtig, dringlich, beides oder nichts von beidem ist, der bekommt einen Überblick darüber, was in welcher Reihenfolge angegangen werden sollte. Effektiv zu sein, bedeutet dann, dass Sie im richtigen Moment die richtigen Dinge tun. Und nicht, dass Sie zuerst die Kundinnen oder Kunden bedienen, die am meisten drängeln – wodurch diese Aufgabe dringend erscheinen mag, obwohl sie gar nicht so wichtig ist.

Wenn Sie feststellen, dass eine Sache weder dringend noch wichtig ist, dann haben Sie hier ein Potenzial für echte Zeitersparnis entdeckt: Denn davon können Sie einfach die Finger lassen. Der Managementberater Peter Drucker sagte einmal: „Effective executives do first things first and second things not at all!“ Das ist natürlich sehr zugespitzt, aber wer sich daran orientiert, spart in jedem Fall Zeit und Energie.

Zwei Zauberworte zum Schluss

Sie haben jetzt Ihr Wissen über Zeitmanagement aufgefrischt, sich an die Eisenhower-Matrix erinnert, und Sie wissen, wie Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren können. Doch es gibt zwei Dinge, die dabei noch ungeahnte Ressourcen freilegen können. Die Zauberworte heißen: Künstliche Intelligenz und Outsourcing. Was können Ihnen moderne KI-Tool oder externe Dienstleister abnehmen und Ihnen damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – die nur Sie mit Ihrer Expertise erledigen können – verschaffen?

Vielleicht sind Sie in Ihrem Job mit vielen Standardprozessen beschäftigt: Dabei geht es zum Beispiel um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um Druck und Versand von Anschreiben, um das elektronische Rechnungsmanagement oder um die sichere, digitale Kommunikation mit Lieferanten per Electronic Data Interchange, EDI. All das ist natürlich wichtig und oft auch dringlich – aber seien wir ehrlich: Das müssen Sie nicht selbst erledigen und einen großen Teil Ihrer kostbaren Zeit in diese Aufgaben investieren. Checken Sie, welche KI-Anwendungen Ihnen helfen können, und suchen Sie nach guten Dienstleistern und Service-Partnern, die Ihnen Aufgaben abnehmen können.

Das ist auch eine gute Investition in die Zukunft. Denn gerade in einer Arbeitswelt, in der Einsteiger aus der „Gen Z“ sinnerfüllende Tätigkeiten verlangen und gleichzeitig eine Vier-Tage-Woche als Ideal angestrebt wird, sollten wir uns auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Und nicht im Abarbeiten von Standardprozessen steckenbleiben, bei denen Digitalisierung Sinn macht. Also gehen Sie mit der Zeit: Investieren Sie in Zeitmanagement, konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist und setzen Sie auf sinnvolles Outsourcing – dann lässt auch ein entspanntes Lächeln bestimmt nicht mehr lange auf sich warten.