EDI-Basics Teil 3: Wie gelingt die erfolgreiche Einführung?

Eigenbetrieb und Outsourcing – zwei Wege in die EDI-Welt

In unserer EDI-Blogreihe haben wir im ersten Teil die Grundlagen und im zweiten Teil die technischen Details rund um Formate, Standards und Schnittstellen beleuchtet. Spätestens jetzt bei der konkreten Umsetzung stellt sich die Frage: Machen Sie EDI selbst – oder holen Sie sich Unterstützung ins Boot?

EDI Blogreihe

Teil 1

Grundlagen, Vorteile und Praxisbeispiele von EDI.

Teil 2

Technische Hintergründe und Formate.

Teil 3

So gelingt Ihre Umstellung auf EDI Schritt für Schritt.

Beim EDI-Eigenbetrieb kümmern Sie sich selbst um Technik, Partneranbindung, laufenden Betrieb und Wartung. Beim EDI-Outsourcing hingegen trägt ein spezialisierter Dienstleister für Sie die Gesamtverantwortung des elektronischen Datenaustauschs. Doch nicht jeder Weg passt zu jedem Unternehmen. Die folgende Gegenüberstellung gibt Ihnen eine Übersicht, damit Sie ein Gespür dafür entwickeln können, welche Variante besser zu Ihrem Unternehmen passt:

Inhouse oder Outsourcing? Ein Vergleich

	EDI im Eigenbetrieb	EDI-Outsourcing
Technischer Aufwand	Hoch: Aufbau und Wartung eigener Systeme, Konverter Protokolle, Formate etc.	Gering: Infrastruktur und Betrieb verantwortet der Dienstleister
Personeller Aufwand	Hoher Bedarf an aktuellem Spezialistenwissen	Gering: Primär koordinativer Aufwand
Einführung	Langsamer aufgrund umfangreicher Analyse-, Planungs- und Testphase	Schneller dank Partnererfahrung und standardisierter Prozesse
Sicherheit	Eigenverantwortung für Verschlüsselung, Monitoring etc.	Garantierte Sicherheit durch zertifizierte Rechenzentren, Audits etc.
Flexibilität und Skalierbarkeit	Eingeschränkt: Jede Anpassung erfordert internen Aufwand	Hoch: skalierbare Lösung, schnelle Anbindung neuer Partner und Reaktion auf Veränderungen
Betriebskosten	Anfangs hohe Investitionen, später ggf. günstiger	Transparente monatliche oder transaktionsbasierte Kosten

Schritt für Schritt zum Eigenbetrieb: So läuft der EDI-Start in Eigenregie

Unternehmen, die EDI im Eigenbetrieb realisieren möchten, entscheiden sich für maximale Kontrolle – und gleichzeitig für ein komplexes Projekt mit hohem Ressourceneinsatz. Ein typisches Einführungsprojekt könnte so ablaufen:

1. Analyse und Systembewertung
Zu Beginn steht die Prüfung der technischen Voraussetzungen: Liefert Ihr ERP-System strukturierte Datenformate wie XML oder CSV? Gibt es eine Schnittstelle für den Datenaustausch? Gerade bei veralteten Systemen oder Eigenentwicklungen sind oft Anpassungen erforderlich.

2. Projektplanung
Im nächsten Schritt wird der Projektverlauf im Detail geplant. Es braucht einen realistischen Zeitrahmen für die Festlegung interner Zuständigkeiten, Konverterauswahl sowie notwendige Installationen und Anpassungen der bestehenden Systemlandschaft.

3. Technische Umsetzung und Partneranbindung
Nach Auswahl der passenden EDI-Software wird das Mapping vorbereitet. Auch das Einrichten eines sicheren Übertragungswegs ist Teil dieser Phase. Parallel dazu läuft die Abstimmung mit den anzubindenden Geschäftspartnern. Unterschiedliche Anforderungen können die Abstimmungen schnell aufwändig machen. Hier sind technisches Know-how und Kommunikationsgeschick gefragt.

4. Pilotphase und Rollout
Der Testlauf mit einem ausgewählten Partner hilft, die neuen Prozesse zu testen und Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen. Danach werden schrittweise alle weiteren Unternehmen angebunden – oft verbunden mit erneutem Abstimmungsaufwand.

Schritt für Schritt zum Fullservice: So gelingt der Umstieg auf EDI-Outsourcing

So stark die Vorteile von EDI sind, die Umsetzung ist komplex. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen stellt der Eigenbetrieb oft eine Herausforderung dar. Wer im turbulenten IT-Alltag eine Sorge weniger haben möchte und EDI schnell, sicher und skalierbar nutzen möchte, ist in vielen Fällen mit EDI-Outsourcing besser beraten. Der Projektablauf sieht dann typischerweise so aus:

1. Beratung und Bestandsaufnahme
Zu Beginn analysiert der EDI-Partner gemeinsam mit Ihnen Ihre Systemlandschaft und Ihre Anforderungen: Welche Prozesse sollen künftig per EDI abgebildet werden? Liefert Ihr ERP-System die notwendigen Daten in einem geeigneten Format? Gibt es Schnittstellen für die Datenübertragung? Auf dieser Basis wird eine individuelle EDI-Strategie entwickelt.

2. Projektplanung
Anschließend erfolgt die Projektplanung mit konkretem Zeitplan. Dank erprobter Methoden und klarer Verantwortlichkeiten ist ein Umstieg oft innerhalb weniger Wochen realistisch.

3. Technische Umsetzung, Partnerkommunikation und -anbindung
Nun beginnt die Implementierung: Der Dienstleister richtet die EDI-Software ein, kümmert sich um das Datenmapping und sorgt für eine reibungslose Anbindung an Ihr ERP-System. Tipp: Übergeben Sie auch die zeitintensive Partnerabstimmung an Ihren EDI-Dienstleister.

4. Testphase und Rollout
Der Start mit einem Pilotprojekt schafft die Möglichkeit, die neuen Prozesse unter realen Bedingungen zu testen und zu optimieren. In der Übergangszeit ist der Parallelbetrieb von EDI und bisher genutzten Kanälen sinnvoll. Sobald alles stabil läuft, geht der EDI-Betrieb in den Alltag über. Klare Service Level Agreements sorgen dafür, dass für Sie auch im laufenden Betrieb alles rund läuft – und Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

EDI einfach machen – mit Plan und Partner

Der elektronische Datenaustausch bringt Qualität und Geschwindigkeit in Ihre Geschäftsprozesse. Und der Weg dorthin muss nicht kompliziert sein. Ein erfahrener EDI-Dienstleister an Ihrer Seite unterstützt Sie ganzheitlich: von der Strategie über die technische Umsetzung bis zum laufenden Betrieb.

Sprechen Sie uns gern an, um gemeinsam den für Sie passenden Weg zu finden. Damit Sie EDI nicht nur schnell und sicher nutzen können, sondern vor allem sorglos!

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