EDI-Basics Teil 2: Wie funktioniert EDI?

Mit unserer dreiteiligen Blogreihe laden wir Sie ein, in die smarte Welt des Electronic Data Interchange (EDI) einzutauchen – Schritt für Schritt:

Hier im zweiten Teil schauen wir also genauer hin und werden etwas technischer: Welche Formate, Standards und Schnittstellen gibt es? Und welche Software braucht es für den EDI-Betrieb? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die grundlegenden Bausteine von EDI werfen! 

EDI spricht viele Sprachen: Die wichtigsten Datenformate und Standards

Entwickelt in den 1960er Jahren und heute relevanter denn je, zählt EDI zu den Konstanten in der Welt der Informationstechnologie. Es ist ein bewährtes Verfahren, um strukturierte Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferavise direkt und in Echtzeit zwischen IT-Systemen von Unternehmen auszutauschen: automatisiert, standardisiert und ohne Medienbrüche.

Damit sich sendendes und empfangendes Unternehmen verstehen – quasi dieselbe Sprache sprechen, haben sich verschiedene Nachrichtenstandards etabliert, die branchen- oder länderspezifisch genutzt werden. Voraussetzung für die EDI-Kommunikation mit Geschäftspartnern ist also, dass man sich auf ein gemeinsames Datenformat verständigt. Hier die gängigsten EDI-Formate im Überblick:

• EDIFACT: der populärste, international verbreitete Standard
• ANSI X12: vor allem in den USA und Kanada etablierter Standard
• VDA: Standard der deutschen Automobilindustrie
• ODETTE: Standard der europäischen Automobilindustrie
• XRechnung: Standardformat bei öffentlichen Auftraggebern (E-Rechnungen)
• ZUGFeRD: hybrides Format aus visuellem PDF und strukturierten Daten im XML-Format – ebenfalls geeignet für die Erstellung von E-Rechnungen
   

Ihre EDI-Nachricht – in vier Schritten von A nach B

Nehmen wir an, ein Geschäftspartner fordert von Ihnen eine EDI-Anbindung für Bestellungen. Das Nachrichtenformat gibt er vor, doch wie genau funktioniert die EDI-Kommunikation? Und wer „übersetzt“ die Daten? Bei gängigen ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics läuft der elektronische Datenaustausch typischerweise wie folgt ab:

1. Datenerfassung und Umwandlung durch einen EDI-Konverter
Sie erstellen zum Beispiel eine Bestellung in Ihrem ERP-System. Diese werden zunächst im internen Format (etwa XML oder CSV) an einen EDI-Konverter übergeben. Der Konverter wandelt die Daten per Mapping in das gewünschte EDI-Format (z. B. EDIFACT ORDERS) und überprüft Vollständigkeit und Struktur.

2. Versand der EDI-Nachricht
Der konvertierte Datensatz wird nun in verschlüsselter Form über ein gesichertes Protokoll wie X.400, AS2 oder SFTP oder über einen Webservice übertragen.

3. Empfang und Konvertierung der EDI-Nachricht
Das empfangende System wandelt Ihre Nachricht in das intern verwendete Format um und die konvertierten Daten werden in das eigene ERP-System eingelesen.

4. Weiterverarbeitung
Stehen die eingegangenen Daten im ERP-System bereit, wird die weitere (automatisierte) Verarbeitung angestoßen – etwa das Versenden einer Bestellbestätigung oder die Lieferung der bestellten Produkte.
 

EDI-fähig – auch ohne ERP-System, das geht!

Sie nutzen bislang kein ERP-System oder setzen auf ein eigenentwickeltes Warenwirtschaftssystem? Das ist kein K.-o.-Kriterium für die EDI-Nutzung! 

WebEDI – EDI über den Browser: Hierbei nutzen Sie EDI bequem per Browser. Nach Eingabe Ihrer Daten werden diese automatisch in das gewünschte EDI-Format umgewandelt und übermittelt. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein attraktiver Weg, um EDI-fähig zu werden.

PDF2EDI – vom PDF zur EDI-Nachricht: Bei diesem Verfahren werden aus unstrukturierten PDF-Dateien unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz strukturierte Daten im standardisierten EDI-Format. Der große Vorteil: Egal wie Sie EDI nutzen, so können Sie auch Geschäftspartner in den elektronischen Datenaustausch einbinden, die noch am PDF-Format festhalten.

Cloud-EDI – EDI als Service: Bei diesem Ansatz erfolgt die technische Bereitstellung der EDI-Funktionalitäten in einer gesicherten Cloud. Sie nutzen EDI also bequem als Service, ohne eine eigene EDI-Infrastruktur zu betreiben. Im Rahmen des EDI-Outsourcing, bei dem Sie die EDI-Verantwortung an einen Dienstleister übertragen, kommen in der Regel Cloud-EDI-Technologien zum Einsatz.

Direktes EDI – Verbindung ohne Umwege: Bei direktem EDI (oder: „Point-to-Point-EDI“) tauschen zwei Unternehmen Datensätze ohne Zwischenstation aus. Dafür wird eine eigene, gesicherte Verbindung zwischen beiden Partnern eingerichtet. Klingt einfach, ist aber aufwendig, da es diese Verbindung für jeden einzelnen Geschäftspartner braucht. Daher nutzen vor allem Großunternehmen mit wenigen Partnern und gleichzeitig hohem Transaktionsvolumen diesen Ansatz.
 

Komplexität raus, Effizienz rein – mit dem richtigen EDI-Partner

Formate, Konverter, Übertragungswege – da kommt einiges zusammen. Ja, der EDI-Eigenbetrieb ist technisch anspruchsvoll, erfordert Spezialwissen und bindet Ressourcen in Ihrer IT. Doch um von den vielen Vorteilen von EDI zu profitieren, muss es für Sie nicht kompliziert werden: Wer mit einem erfahrenen EDI-Dienstleister zusammenarbeitet, muss sich um Protokolle, Standards und Partneranbindungen keine Sorgen machen. Lesen Sie im dritten Teil unserer Blogreihe, wie Ihre EDI-Einführung mit dem richtigen Partner gelingt.