EDI-Basics Teil 1: Was ist EDI – und warum lohnt es sich?

Viele Unternehmen wickeln ihre Geschäftskommunikation noch manuell ab: Bestellungen per E-Mail, Lieferscheine auf Papier, Rechnungen als PDF. Doch diese Abläufe sind fehleranfällig, langsam – und oft umständlich. Dabei gibt es längst eine bewährte Lösung: Electronic Data Interchange, kurz EDI.

Doch was verbirgt sich genau hinter den drei Buchstaben? Wann und wie lohnt sich der elektronische Datenaustausch? Welche technischen Details, Formate und Übertragungswege sollten Sie kennen? Und wie legen Sie los, wenn Sie sich für EDI entscheiden? Antworten auf diese Fragen gibt unsere dreiteilige Blogreihe, die Sie Schritt für Schritt ins Thema EDI einführt:

Wenn Ihr Kühlschrank den Einkauf übernimmt – oder worum es bei EDI geht

Starten wir mit einem Beispiel aus dem Alltag: Stellen Sie sich vor, Sie schreiben Ihre Einkaufsliste von Hand, laufen durch den Supermarkt, suchen alle Waren zusammen, stehen an der Kasse an und zahlen bar. Zu Hause merken Sie dann: Etwas fehlt oder war falsch. Also alles nochmal von vorn…

Jetzt stellen Sie sich einen smarten Kühlschrank vor: Er erkennt automatisch, wenn etwas zur Neige geht, bestellt und bezahlt die Produkte auf digitalem Weg beim Supermarkt. Und die Lieferung kommt bei Ihnen an, noch bevor Ihnen etwa auffällt, dass Sie morgen nicht mehr genug Milch für Ihren Kaffee gehabt hätten. Schneller und effizienter könnte der Wocheneinkauf nicht laufen: ohne Zettel, Anstehen und Suchen.

So ähnlich funktioniert EDI im Geschäftsleben: Es sorgt dafür, dass wichtige Daten standardisiert auf schnellstem Weg zwischen verschiedenen IT-Systemen ausgetauscht werden, zum Beispiel:

• Verfügbarkeiten
• Bestellungen
• Bestellbestätigungen
• Rechnungen
• Produktinfos
   

Und alles läuft rund beim elektronischen Datenaustausch

Electronic Data Interchange schafft enorme Erleichterung in der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Partnern: Statt eine Bestellung per Mail zu versenden, nur damit der Empfangende sie manuell ins System überträgt, läuft mit EDI alles digital und ohne Umwege. In standardisierten, international gültigen Formaten, die beide Seiten verstehen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht den ganzen Ablauf deutlich effizienter.
 

Von ERP-System zu ERP-System

Strukturierte Nachrichten werden dafür direkt aus dem Warenwirtschaftssystem verschickt, automatisch übersetzt und unmittelbar in das System des Empfängers eingespielt. Dort können Sie die Informationen sofort ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeiten. Missverständnisse und Übertragungsfehler gehören damit der Vergangenheit an.
 

Im Vergleich: Geschäftsdatenaustausch ohne und mit EDI

Auf den Punkt gebracht: Die sechs größten Vorteile von EDI

#1 Prozesse schlanker gestalten: Manuelle Dateneingabe ist mühsam, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß. Mit EDI laufen Ihre Abläufe sicher, schnell und zuverlässig im Hintergrund.

#2 Fehler vermeiden: Medienbrüche und Übertragungsfehler? Vergangenheit. Durch Automatisierung und Standardisierung steigt die Datenqualität. Ganz ohne Extraaufwand.

#3 Zeit sparen: Wiederkehrende Aufgaben müssen Sie nicht mehr händisch erledigen. Das verschafft Ihrem Team Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – die, die echten Mehrwert fürs Business bringen.

#4 Kosten reduzieren: Weniger manuelle Arbeit, weniger Papier, weniger Fehler – weniger Kosten. Wer EDI nutzt, senkt somit die laufenden Betriebskosten.

#5 Effizienter arbeiten: Wenn Daten in Sekundenschnelle zwischen Systemen fließen, wird das Supply Chain Management deutlich einfacher. Ebenfalls möglich dank EDI: die Just-in-time-Produktion.

#6 Kunden begeistern: Schnellere Prozesse sorgen für zufriedenere Kunden und stärkere Partnerschaften. Wer per EDI kommuniziert, punktet in Sachen Professionalität und Verlässlichkeit.
 

Für wen sich der Umstieg auf EDI lohnt

Aus guten Gründen setzen Unternehmen unterschiedlichster Branchen auf den elektronischen Datenaustausch: von Elektroindustrie und Automobilsektor über Pharmabranche und Einzelhandel bis hin zu Logistik und E-Commerce. Ob und in welchem Ausmaß Sie von EDI profitieren können, ist dabei keine Frage der Unternehmensgröße. Überall dort, wo täglicher Dokumenten- und Datenaustausch zum Geschäftsalltag gehört, kann EDI seinen Nutzen voll entfalten.
 

EDI: Keine isolierte Technologie, sondern ein cleverer Mix

Datenaustausch mittels EDI ist ein smartes Zusammenspiel aus digitalen Abläufen, standardisierten Kommunikationswegen, einheitlichen Formaten und Protokollen für die Geschäftskommunikation. In Teil 2 unserer Reihe schauen wir hier genauer hin und werden etwas technischer: Welche Formate, Standards und Schnittstellen gibt es? Und welche Software braucht es für den EDI-Betrieb?

Sie möchten jetzt schon wissen, worauf Sie bei einer erfolgreichen EDI-Einführung und in der Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister achten sollten? Dann springen Sie direkt zum dritten Teil unserer Blogreihe und sprechen Sie uns an. Wir beraten und begleiten Sie gern bei Ihrem Einstieg in die Welt des elektronischen Datenaustauschs.