Nie wieder PDFs abtippen:

Sie kennen das: Jeden Tag landen Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder andere Informationen als PDF-Dokumente in Ihrem E-Mail-Postfach. Und dann? Wird oft genug noch abgetippt, geprüft und korrigiert, damit Ihre Daten in das System kommen, wo sie digital weiterverarbeitet werden können. Ein wirklich mühsamer, zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess – und das in Zeiten der Digitalisierung! Wenn Sie jetzt denken: „Das muss doch einfacher gehen …“ haben Sie völlig recht – es geht anders. Und genau das möchten wir Ihnen hier genauer vorstellen. 

Von PDF zu EDI: Einfach, effizient, fehlerfrei und schnell

Mit einer intelligenten Automatisierungslösung für digitalen Datenaustausch können Sie den ersten Arbeitsschritt effizienter gestalten – ein clever eingesetzter elektronischer Datenaustausch, also EDI (Electronic Data Interchange), der den gesamten Dokumentenprozess optimiert.

Dabei ist das Arbeiten mit PDF-Dokumente oder Papierstapeln gefolgt von manueller Eingabe nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine echte Fehlerquelle. Ein Zahlendreher hier, eine vergessene Position dort – schon entstehen Verzögerungen oder Missverständnisse. Und die kosten Sie im schlimmsten Fall nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld.

Die Lösung heißt: automatische PDF-Datenextraktion. Die Software erkennt relevante Informationen aus PDF-Dokumenten, wandelt sie in strukturierte EDI-Daten um und überträgt sie direkt in Ihr ERP-System. Ein smarter Schlüssel zur Automatisierung von Prozessen, kein Abtippen, kein Nachbessern – dafür mehr Effizienz in der digitalen Dokumentenverarbeitung.

So funktioniert es:

PDF hochladen, Daten prüfen, freigeben – fertig. Gut, ein bisschen mehr Aufwand ist beim ersten Mal notwendig: Schließlich müssen Sie der Software sagen, wo genau die Daten hinsollen. Doch alles andere übernimmt die intelligente Lösung dann vollautomatisch: Sie analysiert die Inhalte (Lieferschein, Rechnung oder Bestellung), erkennt, wo auslesbare Daten stehen, und strukturiert diese für die digitale Weiterverarbeitung.

Übrigens lassen sich jederzeit durch Sie (oder unser Experten-Team) Anpassungen vornehmen: Sie ergänzen in der Software z.B., welche Zahl an welcher Stelle kein Preis, sondern eine Bestellnummer war. Die KI-gestützte Lösung lernt mit jedem Vorgang und jeder Verarbeitung dazu und wird immer präziser. Das Ergebnis: ein nahtloser Datenaustausch inklusive kontinuierlicher Optimierung der digitalen Dokumentenworkflows nach Ihren Anforderungen – ganz ohne Eingaben von Hand.

Die Vorteile automatisierter Dokumentenverarbeitung auf einen Blick:

• Automatisierung statt manueller Eingabe – weniger Aufwand, mehr Produktivität.
• Einfache Integration in bestehende Systeme ohne komplizierte Umstellungen.
• Fehlerminimierung dank präziser Datenerfassung und -verarbeitung.
• Kosteneffizienz durch reduzierte Papier-, Porto- und Archivierungskosten.
• Rechtssicherheit durch digitale Archivierung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Und noch eine Herausforderung können Sie mit „PDF2EDI“ lösen: Seit diesem Jahr besteht ja die E-Rechnungspflicht – mit der neuen Software lässt sich etwa auch eine ZUGFeRD-Rechnung, die es jetzt öfter geben wird, direkt ins System übertragen.

Natürlich können Sie noch ganz andere PDF-Dokumente, die Daten enthalten, auslesen: Urlaubsanträge für den Personalbereich zum Beispiel – und bestimmt fallen Ihnen schon jetzt weitere Dokumente ein, die dafür in Frage kommen.

Warum gerade jetzt?

Digitale Prozesse und automatisierte Workflows sind heute kein „Nice-to-have“ mehr. Sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor: Wer nicht auf Automatisierung und Digitalisierung setzt, verliert den Anschluss. Umgekehrt sparen Sie nicht nur Kosten, sondern sorgen für Effizienz in Ihrer gesamten Lieferkette, weil Sie Arbeitsabläufe beschleunigen: Ihr Angebot ist schneller beim Interessenten, die Bestellung fix da, wo sie hinsoll, und die Ware damit früher beim Kunden. Eine EDI-Strategie, die sich also gleich mehrfach lohnt. Und „nebenbei“ sparen Sie für sich und Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit für andere Aufgaben, die für Sie wichtig sind.