Nie wieder PDFs abtippen:

So kommen Daten automatisiert in Ihr System

Sie kennen das: Jeden Tag landen Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder andere Informationen als PDF-Dokumente in Ihrem E-Mail-Postfach. Und dann? Wird oft genug noch abgetippt, geprüft und korrigiert, damit Ihre Daten in das System kommen, wo sie digital weiterverarbeitet werden können. Ein wirklich mühsamer, zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess – und das in Zeiten der Digitalisierung! Wenn Sie jetzt denken: „Das muss doch einfacher gehen …“ haben Sie völlig recht – es geht anders. Und genau das möchten wir Ihnen hier genauer vorstellen. 

 

Von PDF zu EDI: Einfach, effizient, fehlerfrei und schnell

Mit einer intelligenten Automatisierungslösung für digitalen Datenaustausch können Sie den ersten Arbeitsschritt effizienter gestalten – ein clever eingesetzter elektronischer Datenaustausch, also EDI (Electronic Data Interchange), der den gesamten Dokumentenprozess optimiert.

Dabei ist das Arbeiten mit PDF-Dokumenten oder Papierstapeln gefolgt von manueller Eingabe nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine echte Fehlerquelle. Ein Zahlendreher hier, eine vergessene Position dort – schon entstehen Verzögerungen oder Missverständnisse. Und die kosten Sie im schlimmsten Fall nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld.

Die Lösung heißt: automatische PDF-Datenextraktion. Die Software erkennt relevante Informationen aus PDF-Dokumenten, wandelt sie in strukturierte EDI-Daten um und überträgt sie direkt in Ihr ERP-System. Ein smarter Schlüssel zur Automatisierung von Prozessen, kein Abtippen, kein Nachbessern – dafür mehr Effizienz in der digitalen Dokumentenverarbeitung.

 

So funktioniert es:

PDF hochladen, Daten prüfen, freigeben – fertig. Gut, ein bisschen mehr Aufwand ist beim ersten Mal notwendig: Schließlich müssen Sie der Software sagen, wo genau die Daten hinsollen. Doch alles andere übernimmt die intelligente Lösung dann vollautomatisch: Sie analysiert die Inhalte (Lieferschein, Rechnung oder Bestellung), erkennt, wo auslesbare Daten stehen, und strukturiert diese für die digitale Weiterverarbeitung.

Übrigens lassen sich jederzeit durch Sie (oder unser Experten-Team) Anpassungen vornehmen: Sie ergänzen in der Software z.B., welche Zahl an welcher Stelle kein Preis, sondern eine Bestellnummer war. Die KI-gestützte Lösung lernt mit jedem Vorgang und jeder Verarbeitung dazu und wird immer präziser. Das Ergebnis: ein nahtloser Datenaustausch inklusive kontinuierlicher Optimierung der digitalen Dokumentenworkflows nach Ihren Anforderungen – ganz ohne Eingaben von Hand.

 

Die Vorteile automatisierter Dokumentenverarbeitung auf einen Blick:
  • Automatisierung statt manueller Eingabe – weniger Aufwand, mehr Produktivität.
  • Einfache Integration in bestehende Systeme ohne komplizierte Umstellungen.
  • Fehlerminimierung dank präziser Datenerfassung und -verarbeitung.
  • Kosteneffizienz durch reduzierte Papier-, Porto- und Archivierungskosten.
  • Rechtssicherheit durch digitale Archivierung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Und noch eine Herausforderung können Sie mit „PDF2EDI“ lösen: Seit diesem Jahr besteht ja die E-Rechnungspflicht – mit der neuen Software lässt sich etwa auch eine ZUGFeRD-Rechnung, die es jetzt öfter geben wird, direkt ins System übertragen.

Natürlich können Sie noch ganz andere PDF-Dokumente, die Daten enthalten, auslesen: Urlaubsanträge für den Personalbereich zum Beispiel – und bestimmt fallen Ihnen schon jetzt weitere Dokumente ein, die dafür in Frage kommen.

 

Warum gerade jetzt?

Digitale Prozesse und automatisierte Workflows sind heute kein „Nice-to-have“ mehr. Sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor: Wer nicht auf Automatisierung und Digitalisierung setzt, verliert den Anschluss. Umgekehrt sparen Sie nicht nur Kosten, sondern sorgen für Effizienz in Ihrer gesamten Lieferkette, weil Sie Arbeitsabläufe beschleunigen: Ihr Angebot ist schneller beim Interessenten, die Bestellung fix da, wo sie hinsoll, und die Ware damit früher beim Kunden. Eine EDI-Strategie, die sich also gleich mehrfach lohnt. Und „nebenbei“ sparen Sie für sich und Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit für andere Aufgaben, die für Sie wichtig sind.

Sie möchten es noch genauer wissen? Schauen Sie gern auf unsere Website zum Thema ➜ PDF2EDI oder sprechen Sie uns direkt an – wir freuen uns auf Sie!

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Mit EDI (Electronic Data Interchange) optimieren Sie nicht nur den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten – Sie erfüllen gleichzeitig automatisch die gesetzliche E-Rechnungspflicht!
 

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