Einmal Betriebskostenabrechnung sorgenfrei, bitte!

Darum lohnt sich das Outsourcen von Druck und Versand

Wenn etwas für alle Unternehmen der Wohnungswirtschaft gleichermaßen gilt, dann ist es das: Betriebskostenabrechnungen müssen Mieter sicher erreichen. Digitalisierung hin oder her – die vorgeschriebenen Abrechnungen werden auch heute noch zum Großteil ganz klassisch per Brief auf den Weg gebracht. Denn wichtige Dokumente halten Menschen eben meistens doch lieber in der Hand.

Aber: Ausdrucken, Sortieren und Kuvertieren bindet viele Ressourcen, und zugleich wird Drucken und Versenden immer teurer. Eignet sich der Druck und Versand Ihrer Betriebskostenabrechnungen also fürs Outsourcing? Wir sagen: Ja! Zum einen in Sachen Kosten, zum anderen, weil es darum geht, vertrauliche Informationen und sensible (Kunden-)Daten aufbereitet, schnell und sicher ans Ziel zu bringen – da kann es sich mehr als lohnen, diese Verantwortung an einen Druck-Dienstleister zu übertragen.

Sensible Abrechnungen kostengünstig, schnell und sicher zustellen

Denn der Briefversand durch einen externen Spezialisten eröffnet Ihnen gleich mehrere Einsparpotenziale: Personalaufwand, Materialkosten, Lagerhaltung, Portooptimierung. Wer den gesamten Prozess – von der Datenzusammenführung bis zur Postanlieferung – in vertrauensvolle Hände gibt, hat im Idealfall also einige Sorgen weniger und spart bares Geld.

Full-Service ohne Einstiegshürden

Vorweg: Für das Outsourcen von Druck und Versand Ihrer Betriebsabrechnungen müssen Sie keine internen Abläufe auf den Kopf stellen. Sie müssen auch keine Software kaufen, installieren oder bedienen. Sie arbeiten weiter wie bisher und liefern Ihre Daten entweder einzeln oder im Block in Ihrem „Wunschformat“ an Ihren Dienstleister – aus Programmen wie zum Beispiel Wodis, SAP oder Domus. Und wenn Sie sich für einen Dienstleister mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland entscheiden, wissen Sie, dass Ihre Daten auch wirklich nach deutschem Recht geschützt sind.

Der Full-Service beginnt dann mit der Datenaufbereitung: Adresspositionierung, Dubletten und Vollständigkeit werden geprüft. Auch Anlagen wie Heizkostennachweise lassen sich mitschicken und vollautomatisch mit der Abrechnung kombinieren. Der Druck erfolgt nach individuellen Service-Leveln: CI-konform, in Schwarz-weiß oder Farbe – das bestimmen Sie. Moderne Kuvertiermaschinen ermöglichen beispielsweise auch personalisierte Beilagen in verschiedenen Umschlägen.

Beim Drucken die Umwelt im Blick

Umweltbewusst drucken, nachhaltig kommunizieren mit Print ist möglich – und das bestätigt auch der Bundesverband Druck und Medien. Woran erkennen Sie ganz konkret, wie „grün“ ein Druck Service ist? Achten Sie am besten auf folgende Punkte:

„Print-Green-Verfahren“
Einsatz von modernen Druckstraßen
Druck auf FSC-zertifiziertem Papier
Verwendung von umweltfreundlicher Druckerfarbe
Verzicht auf eine Frankiermaschine mit schädlicher Tinte
Nutzung von Ökostrom
Datenspeicherung und -verarbeitung in Deutschland

Übrigens: In Deutschland sorgen zahlreiche Gesetze und Standards zum Schutz unserer Umwelt dafür, dass Beschaffungs- und Produktionsprozesse eine sauberere Sache sind, oft mehr als in vielen anderen Ländern. Sie möchten klimaneutral oder sogar klimapositiv drucken? Die Emissionen, die bei der Produktion von Druckstücken entstehen, lassen sich genau kalkulieren – und somit auch kompensieren. Das ist möglich, indem Sie Sie zum Beispiel Emissionszertifikate kaufen oder zertifizierte Klimaschutzprojekte unterstützen, die aktiv CO2 einsparen.

Sie möchten Druck und Versand entspannt outsourcen?

Wir verstehen Ihre Branche und bringen Ihre sensiblen Daten schnell, sicher und zuverlässig zu Ihren Mietern. Welche Unternehmen bei Druck und Versand bereits auf uns setzen und wie wir auch Sie unterstützen können, erfahren Sie im Video und auf unserer Website.

Ja, ich will mehr erfahren

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Und ab geht die Post – mit attraktiven Rabatten

Haben Sie Ihre Betriebsabrechnungen noch mit Briefmarke versehen, kommt beim Spezialisten die Frankierung per DV-Freimachung zum Einsatz. Auch das zahlt sich für Sie aus: Durch die hohen Versendemengen erhalten Dienstleister in der Regel attraktive Rabatte bei der Deutschen Post – und geben diese im Idealfall an Sie weiter. So wird jeder „Mengen-Brief“ erheblich günstiger als im „Einzelversand“. Die tägliche Abholung und schnelle Übergabe an die Deutsche Post ermöglichen eine Zustellung der Briefe zumeist am nächsten Tag. So informieren Sie Ihre Mieter schnell und eventuelle Nachzahlungen werden zügig adressiert und beglichen.

Traumpaar Betriebskostenabrechnung und Outsourcing

Für die Immobilien- und Wohnungswirtschaft bietet das Outsourcen des „Standardprozesses Druck und Versand“ also viele Vorteile. Neben Portooptimierung und kalkulierbaren, transparenten Kosten überzeugt die Entlastung Ihrer Mitarbeitenden: Sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren als Daten zu prüfen, Briefe zu kuvertieren oder Briefmarken zu kleben. Sie sparen – während Ihre Betriebskostenabrechnungen die Empfänger schnell, datenschutzkonform und kostengünstig erreicht.

Auch über die Betriebskostenabrechnung hinaus gibt es weitere Anlässe, die in der Wohnungswirtschaft schnellen Druck und zuverlässigen Versand erfordern: Mieteranschreiben oder Rechnungen aller Art, oftmals mit Beilagen. Zählerstände, Verbräuche der Versorger, Kostenaufschlüsselungen – in der Wohnungswirtschaft kommen hier unzählige Daten aus ganz verschiedenen Quellen zusammen, die kommuniziert werden müssen. Also, setzen Sie sich nicht selbst unter Druck – lassen Sie einfach drucken!