Datenfluss statt Medienbruch: Supply Chain Management mit EDI

Dieses Rauschen, wenn das Faxgerät anspringt. Ausgedruckte Formulare in Klarsichthüllen. Manuelle Eingaben in IT-Systeme. Was nach längst vergangenen Zeiten klingt, gehört in manchen Unternehmen noch zum Alltag. In einer Welt, in der Kunden in Echtzeit kommunizieren möchten und Produktionsketten global verzahnt sind, haben solche Prozesse keine Zukunft.
Wer heute noch Bestellungen per Fax oder E-Mail, telefonische Lieferavise und Rechnungen per Post verarbeitet, wird zum Bremsklotz in der eigenen Lieferkette. Die Konsequenzen sind Verzögerungen, Eingabe- und Übertragungsfehler sowie mangelnde Transparenz. Anders gesagt: hoher Aufwand und hohe Kosten.
 

Effiziente Lieferketten brauchen digitale Daten statt gedruckter Dokumente

Wenn Sie jetzt denken, das müsse im digitalen Zeitalter anders laufen, haben Sie vollkommen recht. Mit Electronic Data Interchange (EDI) schaffen Sie einen zuverlässigen Datenfluss über Ihre gesamte Supply Chain. EDI ermöglicht den automatisierten Austausch standardisierter Geschäftsdaten zwischen Computersystemen. Dabei werden Daten in einem festgelegten Format (Nachrichtenstandard) übertragen und können so von beiden Seiten direkt digital verarbeitet werden. Klingt nach einem echten Wettbewerbsvorteil für Ihr Supply Chain Management (SCM), oder?
 

So lohnt sich der EDI-Einsatz in Ihrer Supply Chain

Verabschieden Sie sich von Medienbrüchen, Tippfehlern und Papierstapeln! Wer auf digitale Datenaustauschprozesse entlang der Lieferkette setzt, profitiert in vielerlei Hinsicht. Hier die wichtigsten Vorteile:

• Weniger Fehlerquellen: Die automatisierte Datenübertragung verbessert die Datenqualität entlang Ihrer Supply Chain.
• Mehr Effizienz in der Warenwirtschaft: Geschäftsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen werden in Echtzeit verarbeitet, Ihre Prozesse laufen messbar schneller.
• Kostenersparnis entlang der Lieferkette: Weniger Papier, weniger manuelle Arbeit: EDI senkt Ihre Betriebskosten.
• Volle Transparenz in der Supply Chain: Bestell- und Lieferstatus sind jederzeit nachvollziehbar. Das ermöglicht eine bessere Planung und schnellere Reaktionen.
• Skalierbarkeit: EDI lässt sich an Ihr bestehendes ERP-System anbinden und wächst flexibel mit Ihren Anforderungen.
• Hohe Partnerzufriedenheit: Durch zuverlässige, schnelle Kommunikation stärken Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Logistikpartnern.
   

Just-In-Time: Supply Chain Management ohne Zeitfresser

Bei der Optimierung Ihrer Lieferkette stoßen Sie schnell auf die Just-In-Time-Philosophie. Just-In-Time (JIT), also genau pünktlich oder termingerecht, bezeichnet eine Strategie, die auf einer simplen Idee basiert: Produktion und Lieferung genau dann, wenn das gewünschte Produkt gebraucht wird – im Idealfall also komplett ohne Lagerzeiten.
Was in der Theorie maximal effizient klingt, ist in der Umsetzung hochkomplex. Denn Anfragen und Bestellungen kommen in ganz unterschiedlicher Taktung: mal täglich, mal stündlich, mal frühmorgens, mal außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Gleichzeitig müssen Änderungen bei Produktinformationen, verfügbare Bestände und Lieferfristen jederzeit abrufbar sein. Doch wenn Anfragen und Änderungen per Mail oder telefonisch eingehen und manuell bearbeitet werden müssen, kostet das wertvolle Zeit, die Ihnen im Tagesgeschäft ohnehin fehlt.
 

EDI, SCM und JIT: Drei Kürzel, ein Dreamteam

Beim Supply Chain Management und dem Verfolgen des Just-In-Time-Ansatzes als Idealbild reicht es also längst nicht aus, wenn bei Ihrer Infrastruktur in Produktion und Distribution alles stimmt. Vielmehr wird ein zuverlässiger und sicherer Informations- und Datenfluss in Echtzeit zum Schlüsselfaktor.
Kurzfristige Bestandsabfragen, automatisierte Lieferfreigaben, lückenlose Kommunikation zu Versand, Tracking und Wareneingang und digitaler Rechnungsversand: Electronic Data Interchange ist genau für solche Szenarien gemacht. EDI sorgt für eine strukturierte, standardisierte und direkte Kommunikation zwischen ERP-Systemen. In Branchen, in denen ein Großteil der Fertigung auf Taktung basiert – etwa im Elektrobereich, im Automobilsektor oder der Lebensmittelindustrie – ist EDI daher längst unverzichtbar. Und auch wenn das JIT-Konzept für Sie (noch) nicht relevant ist, bringt EDI schon jetzt für Ihr Supply Chain Management spürbare Vorteile.
 

Alles Standard – beim Datenfluss per EDIFACT

Einer der international etabliertesten EDI-Standards ist EDIFACT (kurz für: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Per EDIFACT werden Geschäftsdaten über Länder- und Branchengrenzen hinweg ausgetauscht. Von A wie Auftrag bis Z wie Zahlungsaufforderung entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, ganz ohne menschliches Eingreifen. Und so läuft der Prozess typischerweise ab:

1. Bestellung: Nach Eingabe der Bestellung im ERP-System wird diese automatisch als EDIFACT-ORDERS-Nachricht an den Lieferanten gesendet.
2. Bestellbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Auftrag oder stellt eventuelle Rückfragen per ORDRSP-Nachricht.
3. Just-In-Time-Abruf: Bei eng getakteten Lieferketten erhält der Lieferant eine DELJIT-Nachricht mit exakten Lieferzeiten und -mengen.
4. Versandavis: Sobald die Ware verschickt wird, bringt der Lieferant per DESADV-Nachricht den elektronischen Lieferschein auf den Weg.
5. Warenempfang: Die RECADV-Nachricht bestätigt den Wareneingang und meldet ggf. fehlerhafte oder fehlende Positionen.
6. Rechnung: Die Rechnung geht als strukturierte INVOIC-Nachricht an den Empfänger, der sie direkt in seinem ERP-System weiterverarbeiten kann.
    

Ihr EDI-Einstieg in drei Schritten

Ganz klar: Just-In-Time ist ein sehr ambitioniertes Ziel und der Ansatz lässt sich nicht in jeder Branche oder jedem Unternehmen realisieren. Viel wichtiger ist der Blick auf Ihre individuelle Lieferkette. Hier schaffen schon erste Automatisierungsschritte mittels EDI messbaren Mehrwert. Wie Ihnen der Einstieg am besten gelingt? In folgenden drei Schritten:

1. Ist-Analyse: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Abläufe und den damit verbundenen Dokumenten. Wo entstehen die höchsten manuellen Aufwände, die meisten Fehler oder die schwerwiegendsten Verzögerungen? Identifizieren Sie die größten Schwachstellen und starten Sie genau dort.
2. Planung: Welche EDIFACT-Nachrichten werden im ersten Schritt benötigt, welche später? Welche Partner sollen angebunden werden? Es empfiehlt sich, mit einem Nachrichtentyp (etwa Bestellung oder Rechnung) zu beginnen und mit einem Pilotpartner zu starten.
3. Technische Umsetzung: Jetzt geht es an die Umsetzung. Verbunden damit ist die zentrale Frage: Inhouse oder Outsourcing? Interne Lösungen erfordern technisches Know-how für Mapping, Monitoring und Support. Wer auf einen erfahrenen EDI-Dienstleister setzt, profitiert von aktuellstem Spezialistenwissen, gewinnt Flexibilität und spart interne Ressourcen.
    

Warum interne EDI-Einführungen oft scheitern und wie Outsourcing den Unterschied macht

EDI ist kein Plug-and-Play. Für Einführung und Betrieb braucht es eine ganze Menge Know-how: für verschiedene Formate, Branchenstandards und Systeme, für Updates und Eskalationen. Wer das intern stemmt, merkt schnell, dass jeder neu anzubindende Partner, jedes neue Format Aufwand bedeutet. Und was tun, wenn genau der Mitarbeitende ausfällt, der für die Mapping-Logik von Kunde X verantwortlich ist?
EDI-Outsourcing schafft Entlastung. Ein spezialisierter EDI-Dienstleister übernimmt die ganzheitliche Verantwortung für die Anbindung Ihrer Geschäftspartner, Pflege der Formate, Monitoring und Fehlermanagement. Egal, ob Sie mit zehn oder mit hundert Partnern zusammenarbeiten. Und Ihr IT-Team? Das kann sich um die weitere Optimierung Ihrer Supply Chain kümmern, statt um lästige Parser-Fehlermeldungen…