Schluss mit Störfaktoren und Unterbrechungen:

So tückisch sind kurze Unterbrechungen

Woran liegt es eigentlich, dass wir uns oft so schlecht konzentrieren können? Und zusätzlich das Gefühl haben, dass die eigene Konzentration und Fähigkeit zur fokussierten Arbeit im Laufe des Tages nachlässt? Das kann natürlich viele Gründe haben, aber eine Ursache liegt schlicht und einfach in den vielen Unterbrechungen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben es gerade geschafft, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, sind vielleicht tief in ein Konzept zur Prozessoptimierung eingetaucht – da klingelt das Telefon. Oder eine E-Mail ploppt samt zugehörigem Sound auf. Oder eine Push-Nachricht auf dem Smartphone teilt Ihnen mit, dass jemand einen LinkedIn-Beitrag von Ihnen kommentiert hat. Mal ehrlich: Schaffen Sie es, das zu ignorieren? Gerade in Zeiten von Social Media und digitaler Kommunikation unterbricht uns nicht häufiger als die eigene Neugierde.

Egal, wie kurz Unterbrechungen sind: Sie sind immer besonders tückische Zeitfallen. Denn nach jeder einzelnen Pause braucht man Zeit, um wieder konzentriert arbeiten zu können. Und nicht nur das – Studien zeigen einen sogenannten „Sägeblatt-Effekt“: Je häufiger man unterbrochen wird, desto mehr flacht das Konzentrationslevel insgesamt ab. Ständige Neuanfänge kosten also wahnsinnig viel Zeit und Nerven – und verursachen somit auf lange Sicht Kosten.

Es lohnt sich also, an diesem Punkt anzusetzen, wenn Sie es schaffen möchten, konzentrierter, fokussierter und produktiver durch den Arbeitstag zu kommen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei: 

Wie Sie Unterbrechungen minimieren

• Ja, die Versuchung ist groß, eine Mail zu öffnen, die gerade ins Postfach hereinkommt! Oder nur kurz den eigenen LinkedIn- oder Instagram-Account zu checken. Am besten schalten Sie diese Benachrichtigungen in Form von Push-Nachrichtenoder Pop-Ups am Computer gleich aus. Oder: Sie schließen Ihr Mailprogramm und legen das Handy wirklich beiseite, wenn Sie in einer konzentrierten Arbeitsphase sind.
•  „Hast Du gerade mal fünf Minuten?“ Diese Frage kommt im Büroalltag oft vor, und sie sorgt jedes Mal für eine Unterbrechung. Legen Sie mit Ihrem Team oder anderen Mitarbeitenden fest, dass Termine vereinbart werden, um etwas zu besprechen. Ausnahmen in dringenden (!) Fällen sind natürlich erlaubt. 
• Fest terminierte Meetings (wöchentlich oder täglich in kurzen „Stand ups“) helfen dabei, den Abstimmungsbedarf zwischendurch zu minimieren. Wenn alle wissen, was zu tun ist, kann das ganze Team den Tag über konzentrierter und zielgerichteter arbeiten.
• Sie müssen wirklich mal eine Zeitlang konzentriert arbeiten? Leiten Sie Ihr Telefon um oder lassen Sie – falls vorhanden – Ihre Assistenz regeln, dass Sie ungestört bleiben. Auch im Homeoffice dürfen Familienmitglieder solche klaren Regeln akzeptieren. 

Zu Hause alles im Griff?

Apropos Homeoffice: Hier fällt es häufig besonders schwer, sich nicht von den gerade anstehenden Aufgaben ablenken zu lassen. Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in dieser Hinsicht einmal auf den Kopf gestellt – und viele Prozesse sind mit Ende von Lockdowns und Co nicht auf den früheren Stand zurückgedreht worden, über fast alle Branchen hinweg.

Das heißt: Hybrides Arbeiten ist Normalität, Homeoffice-Tage sind Standard, ganze Jobs können inzwischen remote ausgeführt werden. Das bietet natürlich viele Vorteile und ist mit Blick auf New Work ein großer Gewinn. Gleichzeitig erfordert das Arbeiten von zu Hause aus besonderes Selbstmanagement. Denn hier lauern ganz neue Zeitfresser, die es zu besiegen gilt …
 

Mit diesen Tipps klappt Zeitmanagement im Homeoffice:

• Verzichten Sie auf Multitasking: Viele Aufgaben gleichzeitig angehen, nebenbei eine Wäsche aufsetzen und schon das Mittagessen planen … Gerade im Home-Office ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Deshalb: Eine Sache nach der anderen angehen und dabei Arbeit und Privates so gut es geht trennen. 
• Festen Arbeitsplatz einrichten: Stichwort Trennung – wenn es die Räumlichkeiten zulassen, sollten Sie sich unbedingt einen festen Arbeitsplatz einrichten. Mal mit dem Laptop auf der Couch sitzen, mal auf dem Balkon, dann am Küchentisch: Das sorgt immer wieder für Ablenkungen und mindert die Konzentration. 
• Produktive Zeiten nutzen: Ist Ihnen bewusst, wann Sie besonders gut arbeiten können und die bestmögliche Konzentration erreichen? Wenn ja, können Sie dieses Wissen im Homeoffice besonders gut nutzen – falls es die To-dos des Tages zulassen. Dann können Sie je nach Vorliebe schon morgens um 6 Uhr starten und am Vormittag eine längere Pause einlegen. Was im Büro nicht ohne Weiteres möglich ist, können Sie zu Hause – je nach Aufgabe – nutzen, um möglichst effizient und ungestört zu arbeiten. 
• Planen Sie Pausen ein: Gerade diese Flexibilität verlockt dazu, immer mal wieder zu arbeiten und bei Gelegenheit spontan mal kurz Pause zu machen. Doch das schadet der Konzentration und sorgt immer wieder für verheerende Unterbrechungen. Planen Sie sich besser klare Pausen ein und timen Sie auch vorab, wann Sie diese beenden. Struktur hilft dabei, Ihre Arbeitszeit möglichst gut zu nutzen. 
• Lernen Sie, abzuschalten: Wer zu Hause arbeitet, wird leicht dazu verleitet, abends auf der Couch noch einige Mails abzuarbeiten oder Notizen für ein kommendes Vorstellungsgespräch zu sammeln. Das kann hilfreich sein und dazu führen, dass Sie den nächsten Tag besonders gut nutzen. Aber: Es ist wichtig, auch mal abzuschalten! Denn wer nie wirklich entspannt ist, kann auf Dauer keine Leistung bringen – auch wenn Sie noch so viele Störfaktoren beseitigen.

Noch mehr praktische Tipps für den Arbeitsalltag

Sie sind jetzt wild entschlossen, Ihren Arbeitsalltag endlich effizienter und ungestörter zu gestalten? Dann haben wir hier noch ein paar Extra-Tipps, mit denen das gelingen kann.

Terminplanung ist alles: Es geht bei diesem Thema ja vor allem auch um Selbstmanagement – und das bedeutet, Ihre Aktivitäten und Aufgaben sorgfältig zu planen. Sie werden sehen: Schon nach relativ kurzer Zeit erhöhen Sie merklich Ihre Effizienz, Tendenz steigend. Denn je mehr Sie sich mit Ihrem persönlichen Arbeitsstil und Ihren Zeitfressern befassen, umso besser wissen Sie, wie Sie die bestmöglichen Ergebnisse erzielen können. 

Ein Planer – mehr nicht: Gehören Sie auch noch immer zu den Menschen, die gleich mehrere Terminplaner haben? Einen im Computer, einen im Smartphone, vielleicht einen großen Kalender aus Papier an der Wand, dazu kommen Post-its mit Erinnerungen – und dann natürlich noch das, was Sie einfach im Kopf behalten. Vermeiden Sie dieses Chaos, ein Planer reicht. Sie können einen digitalen Kalender auf Computer und Smartphone synchronisieren und bei Bedarf automatische Erinnerungen einschalten. So behalten Sie den Überblick und Sie minimieren das Risiko, sich ständig selbst aus der Arbeit herauszureißen, weil Sie auf der Suche nach einer Termin-Info sind.

Ab auf die Liste: Der Kalender ist strukturiert, enthält aber nur Termine und keine Aufgaben? Dann empfehlen wir eine gute To-do-Übersicht. Es gibt so viele (digitale) Tools, mit denen Sie den Arbeitsalltag effektiv strukturieren und sich gleichzeitig mit Team-Mitgliedern austauschen können. Das macht zugegeben am Anfang etwas mehr Arbeit, aber Sie werden sehen, wie viel Zeit Sie langfristig mit diesen Möglichkeiten sparen können.

Die „Nicht mit mir!“-Liste: Es kann auch hilfreich sein, eine Liste mit Dingen anzulegen, von denen Sie sich auf keinen Fall die Zeit stehlen lassen wollen. So werden Sie regelmäßig an Ihre typischen Zeitfresser erinnert – und können sie gezielt vermeiden.

Bevor Sie jetzt auch diesen Artikel geschafft haben und sich wieder ganz Ihrer Arbeit widmen, noch ein versöhnlicher Hinweis: Es braucht eine Weile, bis gute Gewohnheiten in neue Routinen übergehen. Das gilt auch für Zeitoptimierung und das Ausmerzen von Störfaktoren. Haben Sie Geduld, wenn nicht sofort alles rund läuft oder Sie etwa beim Arbeiten mit digitalen Tools anfangs das Gefühl haben, mehr Zeit zu investieren als zu sparen. Es wird sich lohnen – da sind wir ganz sicher.