E-Rechnung, aber richtig!

72 Prozent der Unternehmen in Deutschland versenden heute mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form, Tendenz steigend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von BITKOM und dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Sie sind noch nicht dabei? Wie sich der Umstieg auf die E-Rechnung jetzt für Sie auszahlt, wie Sie vom strukturierten Rechnungsaustausch profitieren und was Peppol damit zu tun hat – wir verraten es Ihnen. Doch von vorne:

PDF nein, EDIFACT ja – das macht eine E-Rechnung aus 

Die Rechnung als PDF im Anhang einer Mail – was auf den ersten Blick den Anschein einer elektronischen Rechnung hat, ist keine. Zumindest nicht per Definition des EU-Parlaments für das öffentliche Auftragswesen. Denn: Die elektronische Rechnung soll automatisch generiert, versendet, zugestellt und verarbeitet werden können. Dafür muss sie strukturierte Daten enthalten und genau hier fällt das PDF-Format durch.

Laut EU-Richtlinie muss eine E-Rechnung eine definierte XML-Struktur enthalten, die von einer Software lesbar und in andere Formate konvertierbar ist. Rechtlich zulässig sind:

• Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen, z. B. EDIFACT, XRechnung
• Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen, z. B. ZUGFeRD

Sechs Gründe, wieso Sie auf die E-Rechnung umstellen sollten: (sofern Sie nicht ohnehin dazu verpflichtet sind)

• Sie halten rechtliche Vorschriften ein.
• Sie steigern Sicherheit und Geschwindigkeit der Übertragung Ihrer sensiblen Daten.
• Sie können die Rechnungsstellung automatisieren und Prozesse beschleunigen.
• Sie steigern fristgerechte Zahlungen.
• Sie minimieren das Risiko auf fehlerhafte Rechnungen.
• Sie senken Kosten für die Rechnungsbearbeitung – für Ihr Unternehmen genau wie für Ihren Kunden- und Lieferantenstamm.

So gelingt Ihnen der Umstieg

Damit Sie elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden können, ist die Digitalisierung folgender drei Bereiche der erste Schritt: Rechnungseingang, Rechnungsworkflow und Rechnungsarchiv. Die Frage, welches Rechnungsformat zu Ihrem Unternehmen am besten passt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Hierbei sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, etwa Ihre bestehenden IT-Systeme, Organisationsstruktur, Prozesse, Rechnungsaufkommen und Branchenstandards.

Gerade in der Startphase und für den Übergang lohnt es sich, auf Unterstützung von einem Dienstleister zu setzen. Dieser sollte über technische Expertise rund um den digitalen Datenaustausch verfügen und in den Bereichen Prozessoptimierung und Workflow-Management erfahren sein.
 

Next Level: Datenübertragung via Peppol 

Für die Übertragung Ihrer E-Rechnung gibt es viele Möglichkeiten. Entscheiden Sie sich am besten direkt für den (zukunfts-)sicheren Weg mit Peppol (kurz für: Pan-European Public Procurement On-Line). Die Europäische Kommission gründete das Peppol-Projekt mit dem Ziel, grenzüberschreitende elektronische Beschaffungsprozesse zu vereinfachen. Hierzu definierten alle EU-Regierungen Technologiestandards für die direkte elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und europäischen Regierungsstellen. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Partnern im Peppol-Netzwerk erfolgt über ein „4-Ecken-Modell“.

Die Vorteile von Peppol:

Zukunftsorientierung: Das offene Peppol-Netzwerk wächst und wächst. Einmal damit verbunden, vergrößert sich die potenzielle Reichweite mit der Zeit automatisch.

Kostensenkung: Das Anbinden von Lieferanten und Kunden  ist schnell und einfach möglich, ganz ohne sich mit unterschiedlichen Verträgen zum E-Invoicing-Austausch beschäftigen zu müssen.

Sicherheit und Transparenz: Die Übertragung erfolgt über den sicheren „AS4“-Standard von Access Point zu Access Point inklusive Empfangsbestätigung (MDN).

Peppol ist Zukunft

In Europa ist Peppol die Nr. 1 für E-Invoicing und E-Procurement. Inzwischen setzen 32  europäische Länder aktiv auf Peppol. Und auch in Amerika, Australien, Neuseeland und Asien ist Peppol längst Thema. Den weiteren Ausbau und die Implementierung in Europa treibt die Gruppe OpenPEPPOL voran. Eines der rund 500 Mitgliedsunternehmen: VRG. Seit Anfang 2022 verfügen wir über einen eigenen Peppol Access Point, über den wir elektronische Dokumente für unsere Kund:innen zukunftssicher versenden. Und das heißt für Sie: Ein zuverlässiger Partner für den nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft.

Quelle zur eingangs zitierten Studie:
www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Rechnungen-digitaler-aber-Belege-oft-auf-Papier