E-Rechnungspflicht ab 2025:

Was Sie als Unternehmen jetzt wissen müssen

Der Bundesrat hat getagt, und jetzt soll sie kommen: die Entlastung für die deutsche Wirtschaft. Das zumindest ist das erklärte Ziel des „Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“, das am 22.03.2024 verabschiedet wurde.

Besser bekannt als „Wachstumschancengesetz“ stellt es auch neue Anforderungen an Unternehmen. Denn: Rechnungen für inländische Umsätze müssen künftig digital sein – und zwar in Form einer sogenannten E-Rechnung. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und archivieren und wenig später auch versenden können. Das Aus für die Papierrechnung im B2B, es kommt in mehreren Schritten, und Ende 2026 ist die Rechnung in Papierform schließlich vollends passé.

Warum die Pflicht zur E-Rechnung?

2022 veröffentlichte die EU-Kommission einen Richtlinienentwurf der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA, also „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems in der EU und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die daraus hervorgegangene Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ist ein wichtiger Schritt zur Umsetzung dieser europäischen Vorgabe.

Was genau eine E-Rechnung ist – und was nicht

Gan klar, Argumente wie schnellerer Zugriff, weniger Papier, keine Portokosten sprechen für sich. Wenn Sie Rechnungen in digitaler Form erstellen, sparen Sie Zeit, Geld, CO₂ – und Nerven. Doch nicht jede digitale Rechnung, nicht jedes PDF, ist eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes (vgl. § 14 UStG-E).

Denn: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine durchgehend digitale Rechnungsbearbeitung – von der Erstellung bis zur Zahlung – wird damit möglich. Das strukturierte elektronische Format muss dabei die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU abgeleiteten Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 erfüllen. Als E-Rechnung werden dabei folgende Rechnungsformate akzeptiert:

Strukturierte Rechnungsformate (z. B. XRechnung)
Hybride Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1):
Diese bestehen aus strukturierten Daten (führender Teil) und Bilddatei.

Kein Satz mit X! Die wichtigsten Standards XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X

Die XRechnung ist das vermutlich bekannteste strukturierte Datenformat für elektronische Rechnungen. Das XML-basierte Datenmodell ist bereits Standard im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Mit einer „klassischen Rechnung“, wie wir sie alle kennen, hat die XRechnung allerdings nur wenig zu tun: Bei der XRechnung werden ausschließlich relevante Daten direkt ausgetauscht und für die elektronische Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD ist eine Entwicklung des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und verbindet die Vorteile der beiden Formate PDF und XML: Rechnungsdaten werden mit einer standardisierten XML-Struktur in einem PDF-Dokument zusammengeführt, sodass sie ohne manuelle Eingriffe ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Optisch ist kein Unterschied zu einer Standard-PDF-Datei erkennbar. ZUGFeRD 2.2 und das französische Format Factur-X in der Version 1.0.06 sind vollständig kompatible und technisch identische Formate.

Die Zukunft des elektronischen Datenaustauschs per EDI

Erst einmal: Bitte aufatmen! EDI ist aus vielen Branchen nicht wegzudenken. Daher werden die Vorgaben zur E-Rechnung so ausgestaltet, dass das EDI-Verfahren mit technischen Anpassungen als Rechnungsformat zulässig sein wird. Hierzu müssen die für die Umsatzsteuer notwendigen Daten vollständig extrahiert werden können, und auch die Konformität mit der CEN-Norm EN 16931 muss gegeben sein. Schließlich gilt auch in Zeiten der E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen: EDI ist gekommen, um zu bleiben.

Das passende Rechnungsformat – und was Sie noch brauchen

Welches Rechnungsformat zu Ihrem Unternehmen am besten passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel: Welche Branchenstandards gibt es? Wie sieht Ihre IT-Landschaft aus? Wie sind Ihre Organisationsstruktur und Prozesse beschaffen? Wie hoch ist Ihr Rechnungsaufkommen?

Damit Sie elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden können, benötigen Sie dann im Wesentlichen drei Komponenten: Rechnungseingang, Rechnungsworkflow sowie Rechnungsarchiv jeweils in digitaler Form.

Ihr erfolgreicher Umstieg auf die E-Rechnung

Ja, die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert neben technischen Anpassungen oftmals auch organisatorische Veränderungen. Aber: Die E-Rechnung bietet Ihnen auch die Chance auf schlankere, effizientere Prozesse. Gleichzeitig signalisieren Sie Ihren Geschäftspartner:innen mit einem frühzeitigen Umstieg, dass Sie ganz vorne mit dabei sind. Worauf also warten? Es lohnt sich gleich mehrfach für Sie, schon jetzt auf die E-Rechnung umzusteigen!