Entspannt EDI einführen?

Prozesse vereinfachen, Kommunikationswege zusammenführen, einfach den Arbeitsalltag unkomplizierter gestalten: Da ist EDI eine so bewährte, wie erstaunlich gute Lösung. Was hinter der Abkürzung steckt, und wie die VRG das Unternehmen Alexander Bürkle bei der EDI-Einführung begleitet hat, haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie einmal genauer beschrieben.

Das Unternehmen Alexander Bürkle …

ist einer der großen Elektrogroßhändler Deutschlands, der mehr als zehntausende Kunden mit 3,8 Millionen Produkten beliefert. Es steht für intelligente Lösungen, wenn es um Gebäudetechnik geht, für Automation, Robotik, Steuerungstechnik und Kabelkonfektion. Außerdem hat das Unternehmen das gesamte Warensortiment der Groß- und Kleingeräte sowie Unterhaltungselektronik im Portfolio, unterstützt von mehr als 1.000 Mitarbeitenden in 27 Niederlassungen mit Schwerpunkt im Südwesten Deutschlands.

Als EDI-Partner an der Seite

Für das Familienunternehmen sind automatisierte Prozesse und elektronische Schnittstellen besonders wichtig: Schon seit 2010 ist die VRG als EDI-Partner an der Seite von Alexander Bürkle, um beim reibungslosen Ablauf interner Prozesse zu unterstützen. Aber EDI – was bedeutet das überhaupt? Die Abkürzung steht für „Electronic Data Interchange“, denn EDI ermöglicht Unternehmen, Geschäftsdaten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen aus dem eigenen System heraus in strukturierte und standardisierte Daten zu konvertieren und elektronisch zu versenden.

Alexander Bürkle arbeitete früher mit einem selbst betriebenen EDI-Konverter – doch als der Support auslief, machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem neuen Partner. Und sie wurden bei der VRG fündig: „Wir haben von unseren Partnern unter dem Dach der DEHA-Gruppe viel Positives über die Zusammenarbeit mit der VRG gehört“, sagt Oliver Scharfenberger, Projektmanager E-Commerce bei Alexander Bürkle.

Als die Entscheidung anstand, einen neuen Konverter anschaffen und entsprechendes Know-how aufbauen oder auf einen Dienstleister zu setzen, fiel die Entscheidung für die VRG. „Wir sind der Empfehlung unserer DEHA-Partner gefolgt, und es war die richtige Entscheidung! Die VRG kennt unsere Branche bestens und ist erfahren im Elektroumfeld unserer Lieferanten.“
 

So kann eine EDI-Lösung aussehen

Die Entscheidung war also gefallen – und dann? „Der Austausch von Geschäftsdaten mit Lieferanten und Kunden läuft bei uns komplett per EDI“, sagt Oliver Scharfenberger. „Ein halbes Jahr nach unserem Startschuss für die Zusammenarbeit hatte die VRG alle notwendigen Partner angebunden und die Basis für einen reibungslosen EDI-Betrieb geschaffen.“

Aber das war nicht alles: „Über ELGATE – das von VEG, ZVEI und der VRG entwickelte Informationssystem für autorisierte Unternehmen aus Elektroindustrie und Elektrogroßhandel – können wir zudem Daten wie Lieferzeitauskünfte direkt in unser ERP-System übernehmen und so Bestellungen optimieren und Prozesse beschleunigen.“

Natürlich ist jede Umstellung individuell und bietet eigene Herausforderungen. Welche waren das beim Start der Zusammenarbeit von Alexander Bürkle und der VRG? „Da die VRG mit unseren Inhouse-Daten arbeitet, lief die Umstellung auf das Clearing Center reibungslos“, sagt Oliver Scharfenberger. „Die anzubindenden Partner haben allerdings teilweise sehr spezifische Anforderungen, sodass viel individuell abgestimmt werden muss. Das alles hat die VRG für uns übernommen.“

Mit jedem neuen Partner gäbe es neue Modifikationen, die es umzusetzen gelte, so Scharfenberger. „Hierfür müssen wir keine Ressourcen mehr vorhalten, seit wir die Verantwortung für unseren EDI-Betrieb an die VRG übertragen haben.“

Wie können Sie von EDI und der VRG profitieren?

Wenn auch Sie jetzt mit dem Gedanken spielen, EDI in Ihrem Unternehmen einzusetzen, sollten Sie noch die folgenden Vorteile kennen:

• Mehr Sicherheit – weniger Fehler durch Vermeidung von Medienbrüchen: Schluss mit der unsicheren Übertragung von Bestelldaten oder Rechnungen per E-Mail, Fax, Post oder Telefon.
• Arbeitserleichterung: Weniger manuelle Prozesse, Zeit & Kosten sparen – Fachkräfte sinnvoll einsetzen.
• Vereinheitlichung von Prozessen: Bestellungen, Bestätigungen, Lieferavise und Rechnungen direkt elektronisch zwischen ERP-Systemen versenden

… und warum EDI mit einem Outsourcing-Partner?

Wenn Sie sich für einen erfahrenen EDI-Dienstleister wie die VRG entscheiden, können Sie sofort starten, denn wir übernehmen die EDI-Anbindung und den Systembetrieb. Sie bekommen einen persönlichen Ansprechpartner an die Seite und können sich zudem auf die sichere Datenhaltung in unserem eigenen Rechenzentrum verlassen. Dazu kommt ein klares und faires Preismodell mit Anbindung zum Festpreis, und die transparenten nutzungsabhängigen Betriebskosten sorgen dafür, dass Sie immer wissen, woran Sie sind.

Oliver Scharfenberger und seine Kollegen bei Alexander Bürkle haben die Entscheidung für eine Zusammenarbeit deshalb nie bereut: „Wir arbeiten sehr gerne mit der VRG zusammen und schätzen die unkomplizierte Projektabwicklung“, sagt er. „Unser Fokus ist ja die Anbindung von Procurement-Systemen unserer Kunden, die durch immer neue Anforderungen einen zuverlässigen Dienstleister erfordern.“ Aber auch die VRG freut sich, durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der eigenen Services und die individuelle Betreuung rund um das Thema EDI einen Kunden wie Alexander Bürkle über so lange Zeit begleiten zu dürfen.