Digitaler Gehaltsnachweis für Ihre Mitarbeiter
Gehaltsabrechnungen sicher digital bereitstellen
- Kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware
- Datenhaltung nach DSGVO in unserem eigenen deutschen Rechenzentrum
Gehaltsnachweise jederzeit verfügbar
– am Desktop und mobil
- Kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware
- Datenhaltung nach DSGVO in unserem eigenen deutschen Rechenzentrum
- Schutz durch 2-Faktor-Authentifizierung
- E-Mail-Benachrichtigungsfunktion
- Präzise Rechteverwaltung
- Filter- und Suchfunktionen für Dokumente
- Dokumentenstatus (gelesen/ungelesen) – auch für die HR nachvollziehbar.
- Bereitstellung aller PDF-Dokumente, die Ihre Mitarbeiter erhalten sollen:
z.B. Lohnsteuerbescheinigungen / eAU / SV-Bescheinigungen
Diese Vorteile bringt Ihnen das digitale Service-Portal
Für Ihre HR
- Revisionssicherer digitaler Ablageort für alle mitarbeiterbezogenen Dokumente
- Bis zu 40% Kostenersparnis im Vergleich zu Druck und Versand
- Befreien Sie sich von Anfragen nach Kopien und dem Dokumentenversand - z.B. dann, wenn die Abgabefrist der Steuererklärung oder der Elterngeldantrag ins Haus stehen.
- Nachhaltige Digitalisierung, die Ihr Employer Branding stärkt
Für Ihre Mitarbeiter
- Der elektronische Verdienstnachweis liegt sicher im persönlichen Archiv
- Jederzeit und von überall Zugriff und Download der Gehaltsnachweise als PDF - so oft, wie benötigt
- E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion bei neuen ungelesenen Dokumenten
- Schutz durch 2-Faktor-Authentifizierung
- Einreichen der eAU
Unser digitaler Gehaltsnachweis ist kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware.
Das macht die Einführung schnell und unkompliziert.
Oder Sie nutzen unseren Abrechnungsservice
- wir kümmern uns um alle Schritte Ihrer Personalabrechnung.
Digitaler & gedruckter Gehaltsnachweis: Mit uns gibt es kein “Entweder-Oder”
Ihre Mitarbeiter:innen schätzen den digitalen Zugriff auf ihre Dokumente via Service-Portal - egal, ob im Büro oder zuhause auf dem Sofa.
Aber: Einige Angestellte (z.B. aus der Produktion) erreichen Sie nur verlässlich per Post. Unsere eigene Druckerei mit Versandabteilung schließt direkt an unser Rechenzentrum an. Daher drucken und versenden wir ebenso gern alle Gehaltsnachweise für Sie.
Ein Service-Portal - viele weitere Möglichkeiten
Erleichtern Sie weitere HR-Prozesse mit dem Service-Portal:
Digitale Gehaltsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen,
SV-Jahresbescheinigungen
bequem abgelegt und für Ihre Mitarbeiter:innen bereitgestellt
Revisionssicheres Abrechnungsarchiv für Ihre HR
mitarbeiterbezogene und abrechnungsrelevante Dokumente
(z.B. Lohnjournale) zentral und revisionssicher ablegen
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Einreichen und Abrufen von eAUs für HR bzw. Mitarbeiter:innen
Bereitstellung jeglicher PDF-Dokumente
Sie können PDF-Dokumente für ihre jeweiligen Mitarbeiter:innen hochladen, die per E-Mail informiert werden - z.B. im Falle von Gehaltsanpassungen oder Leasing-Verträgen. Als HR erfahren Sie, ob sie abgerufen wurden.
FAQ | Antworten auf Ihre Fragen zum Digitalen Gehaltsnachweis
Ja, das digitale Service-Portal lässt sich flexibel anbinden:
Sie möchten Ihr aktuelles Abrechnungssystem weiter nutzen? Kein Problem – die Integration ist technisch problemlos möglich, fast wie „Plug & Play“.
Sie nutzen unseren Abrechnungsservice oder planen dies? Dann ist das Portal sofort für Sie einsatzbereit.
Unser digitales Service-Portal lässt sich problemlos mit dem Druck und Versand von Gehaltsnachweisen kombinieren. Denn wir verfügen über ein eigenes Rechenzentrum mit angeschlossener Druckerei inkl. Versandabteilung und bieten auch diesen Service.
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 ist klar: Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen rechtssicher auch digital über ein geschütztes Online-Postfach bereitstellen. Ihre Mitarbeitenden haben so jederzeit Zugriff – egal ob im Büro oder zuhause auf dem Sofa.
Aber: Manche Beschäftigte (z. B. in der Produktion) erreichen Sie weiterhin nur zuverlässig per Post. Dafür betreiben wir unsere eigene Druckerei direkt am Rechenzentrum. So kombinieren Sie digitale Zukunft und klassische Zustellung – ohne „Entweder-Oder“.
Ja, Sie können u.a. steuerrelevante Dokumente mit dem digitalen Service-Portal archivieren. Die Dokumente werden gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt. Zu diesen zählen der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung wie Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Hier gibt es unterschiedliche Aufassungen und Interpretationen der Gesetzeslage. Nach Rechtsauffassung vieler arbeitgebernaher Juristen hat der Betriebsrat kein generelles Mitbestimmungsrecht bei diesem Thema. Ein Informationsrecht besteht aber sehr wohl. Wir empfehlen unabhängig davon in jedem Fall eine frühzeitige Information und Einbindung des Betriebsrates.
Unternehmen, die auf digitale Verdienstnachweise umstellen, können bis zu 40% an Kosten einsparen! Aufwände die für den Druck, die Kuvertierung und den Versand der Gehaltsabrechnung anfallen, werden signifikant gesenkt.
Sicherheit für sensible Daten
- Ihre Daten bleiben in Deutschland: Sie werden in unserem eigenen Rechenzentrum auf hochverfügbaren, ausfallsicheren Servern verarbeitet und gespeichert – inklusive mehrfacher Backups.
- Unsere Systeme zur Datensicherheit, Kontrolle und Prüfung lassen wir jährlich unabhängig zertifizieren.
PS 951 Typ B
ISAE 3402 Typ II
SSAE 18 SOC 1 Typ 2
Payroll-Prozesse im Griff
– mit der Erfahrung der VRG.
- Über 30 Jahre HR-Kompetenz
- Mehr als 1.200 Unternehmen vertrauen uns
- 490 Mitarbeitende in der VRG – gebündelte Expertise
- Eigenes Rechenzentrum in Deutschland für maximale Sicherheit
Wir verstehen die Herausforderungen, vor denen Personalabteilungen heute stehen. Wir hören Ihnen zu und finden gemeinsam passende Lösungen für effiziente Personalprozesse, zum Beispiel auch in diesen Bereichen:
➜ Personalabrechnung
➜ SAP SuccessFactors
➜ Reisekostenabrechnungen
Demo zum digitalen Gehaltsnachweis
- kostenlos und unverbindlich
- Direkter Blick in unsere Software
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Antworten auf Ihre Fragen
Sebastian Vornweg
Leitung Vertrieb
0441 3907-114
sebastian.vornwegvrg.de