Digitaler Gehaltsnachweis für Ihre Mitarbeiter
Gehaltsabrechnungen sicher digital bereitstellen
Gehaltsnachweise jederzeit verfügbar
– am Desktop und mobil
- Kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware.
- Datenhaltung nach DSGVO in unserem eigenen deutschen Rechenzentrum.
- Schutz durch 2-Faktor-Authentifizierung
- E-Mail-Benachrichtigungsfunktion
- Präzise Rechteverwaltung
- Filter- und Suchfunktionen für Dokumente
- Dokumentenstatus (gelesen/ungelesen) – auch für die HR nachvollziehbar.
- Bereitstellung aller PDF-Dokumente, die Ihre Mitarbeiter erhalten sollen:
z.B. Lohnsteuerbescheinigungen / eAU / SV-Bescheinigungen
Diese Vorteile bringt Ihnen das digitale Service-Portal
Als HR-Abteilung
Revisionssicherer digitaler Ablageort für alle mitarbeiterbezogenen Dokumente:
- Bis zu 40% Kostenersparnis im Vergleich zu Druck und Versand
- Befreien Sie sich von Anfragen nach Kopien und dem Dokumentenversand - z.B. dann, wenn die Abgabefrist der Steuererklärung oder der Elterngeldantrag ins Haus stehen.
- Nachhaltige Digitalisierung, die Ihr Employer Branding stärkt
Als Mitarbeiter
Der elektronische Verdienstnachweis liegt sicher und wohlgeordnet im persönlichen Archiv Ihres Mitarbeitenden:
- Jederzeit und von überall Zugriff und Download der Gehaltsnachweise als PDF - so oft, wie benötigt
- E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion bei neuen ungelesenen Dokumenten
- Schutz durch 2-Faktor-Authentifizierung
- Einreichen der eAU
Unser digitaler Gehaltsnachweis ist kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware.
Das macht die Einführung schnell und unkompliziert.
Oder Sie nutzen unseren Abrechnungsservice
- wir kümmern uns um alle Schritte Ihrer Personalabrechnung.
Digitaler & gedruckter Gehaltsnachweis: Mit uns gibt es kein “Entweder-Oder”
Ihre Mitarbeiter:innen schätzen den digitalen Zugriff auf ihre Dokumente via Service-Portal - egal, ob im Büro oder zuhause auf dem Sofa.
Aber: Einige Angestellte (z.B. aus der Produktion) erreichen Sie nur verlässlich per Post. Unsere eigene Druckerei mit Versandabteilung schließt direkt an unser Rechenzentrum an. Daher drucken und versenden wir ebenso gern alle Gehaltsnachweise für Sie.
Ein Service-Portal - viele weitere Möglichkeiten
Erleichtern Sie weitere HR-Prozesse mit dem Service-Portal:
Digitale Gehaltsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen,
SV-Jahresbescheinigungen
bequem abgelegt und für Ihre Mitarbeiter:innen bereitgestellt
Revisionssicheres Abrechnungsarchiv für Ihre HR
mitarbeiterbezogene und abrechnungsrelevante Dokumente
(z.B. Lohnjournale) zentral und revisionssicher ablegen
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Einreichen und Abrufen von eAUs für HR bzw. Mitarbeiter:innen
Bereitstellung jeglicher PDF-Dokumente
Sie können PDF-Dokumente für ihre jeweiligen Mitarbeiter:innen hochladen, die per E-Mail informiert werden - z.B. im Falle von Gehaltsanpassungen oder Leasing-Verträgen. Als HR erfahren Sie, ob sie abgerufen wurden.
Payroll-Prozesse im Griff
– mit der Erfahrung der VRG.
- Über 30 Jahre HR-Kompetenz
- Mehr als 1.200 Unternehmen vertrauen uns
- 490 Mitarbeitende in der VRG – gebündelte Expertise
- Eigenes Rechenzentrum in Deutschland für maximale Sicherheit
Wir verstehen die Herausforderungen, vor denen Personalabteilungen heute stehen. Wir hören Ihnen zu und finden gemeinsam passende Lösungen für effiziente Personalprozesse, zum Beispiel auch in diesen Bereichen:
➜ Personalabrechnung im Full- oder Teilservice
➜ SAP SuccessFactors
➜ Reisekostenabrechnungen
FAQ | Antworten auf Ihre Fragen zum Digitalen Gehaltsnachweis
Unser digitales Service-Portal lässt sich problemlos mit dem Druck und Versand von Gehaltsnachweisen kombinieren. Denn wir verfügen über ein eigenes Rechenzentrum mit angeschlossener Druckerei inkl. Versandabteilung und bieten auch diesen Service.
Ja, Sie können u.a. steuerrelevante Dokumente mit dem digitalen Service-Portal archivieren. Die Dokumente werden gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt. Zu diesen zählen der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung wie Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Hier gibt es unterschiedliche Aufassungen und Interpretationen der Gesetzeslage. Nach Rechtsauffassung vieler arbeitgebernaher Juristen hat der Betriebsrat kein generelles Mitbestimmungsrecht bei diesem Thema. Ein Informationsrecht besteht aber sehr wohl. Wir empfehlen unabhängig davon in jedem Fall eine frühzeitige Information und Einbindung des Betriebsrates.
Nutzen Sie schon unseren Abrechnungsservice oder wollen Sie in Zukunft unseren Abrechnungsservice nutzen?
Kein Problem: Unser Abrechnungsservice und die dafür verwendeten Softwarelösungen sind direkt an das digitale Service-Portal angebunden.
Möchten Sie Ihr aktuelles Abrechnungssystem weiter nutzen und trotzdem die Vorteile des digitalen Service-Portals in Anspruch nehmen?
Auch das ist kein Problem: Die Anbindung Ihres Systems ist technisch problemlos möglich - wie beim Plug & Play.
Unternehmen, die auf digitale Verdienstnachweise umstellen, können bis zu 40% an Kosten einsparen! Aufwände die für den Druck, die Kuvertierung und den Versand der Gehaltsabrechnung anfallen werden signifikant gesenkt.
Sicherheit für sensible Daten
- Ihre Daten bleiben in Deutschland: Sie werden in unserem eigenen Rechenzentrum auf hochverfügbaren, ausfallsicheren Servern verarbeitet und gespeichert – inklusive mehrfacher Backups.
- Unsere Systeme zur Datensicherheit, Kontrolle und Prüfung lassen wir jährlich unabhängig zertifizieren.
Demo zum digitalen Gehaltsnachweis
- kostenlos und unverbindlich
- Direkter Blick in unsere Software
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Antworten auf Ihre Fragen
Sebastian Vornweg
Leitung Vertrieb
0441 3907-114
sebastian.vornwegvrg.de