Digitale Personalakte

Grundsätzlich empfehlen wir alle Dokumente, die das Beschäftigungsverhältnis Ihrer Mitarbeitenden dokumentieren, in der Digitalen Personalakte aufzunehmen. Durch die Überwachung der Aufbewahrungsfristen halten Sie Ihre Akten schlank und übersichtlich. Für eine konkrete Auswahl bzgl. der aufzubewahrenden Dokumente gibt Ihnen folgende Aufstellung* eine Hilfestellung:

• Anträge und Genehmigungen (Urlaub, Dienstreisen, Fortbildungen)
• Arbeitsverträge
• Arbeitszeugnisse, Beurteilungen und/oder Abmahnungen, Kündigungen
• Bankdaten
• Berichte über Werksunfälle
• Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Personalfragebögen, Empfehlungen, Referenzen, Arbeitsproben usw.
• Korrespondenz zwischen Mitarbeiter:in und Vorgesetzten
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Pfändungen und Darlehen
• Sonstige Unterlagen, wie zum Beispiel Fotos
• Sozialversicherungsunterlagen, wie z. B. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Vereinbarungen zur Altersvorsorge
• Steuerunterlagen

*Quelle: Optimal-Systems

Die digitale Personalakte unterstützt Sie durch den strukturierten Aufbau mit Registern und Dokumenttypen bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß der DSGVO. Das Löschdatum der Dokumente wird bereits bei der Ablage berechnet und führt bei Eintritt des Datums automatisch zur Löschvormerkung (4-Augen-Prinzip)

• Für allgemeine Personalunterlagen (z. B. Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis) gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
• Informationen über Arbeitsentgelte müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (165 I 1, IV 2 SGB VII).
• Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (16 II ArbZG).
• Bewerbungen können drei Monate bis maximal sechs Monate ab Ablehnung aufbewahrt werden (26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Voraussetzung ist, dass der oder die Bewerber:in über die Speicherung der Daten informiert ist (§ 3 DSGVO). Für eine längere Speicherung der Unterlagen müssen Sie den bzw. die Bewerber:in um gesonderte Einwilligung bitten.
• Für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist.
• Betriebliche Altersvorsorgeunterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden (18a BetrAVG).
• Dokumente zum Steuerrecht (Sozialversicherungsabgaben, Kirchen-, Lohnsteuer) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wenn die Unterlagen relevant für die betriebliche Gewinnermittlung sind, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
• Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 165 SGB VII).
• Gehaltslisten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
• Lohnlisten müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
• Unterlagen zur Angestelltenversicherung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
• Die Lohnkonten der ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 41 I 9 EStG).

Quelle: Optimal Systems

Auch nach der Einführung einer digitalen Personalakte haben Ihre Mitarbeitenden selbstverständlich das Recht und die Möglichkeit, die eigene Personalakte einsehen zu können. Als Personalverantwortlicher vergeben Sie hierzu ein sog. temporäres Zugriffsrecht auf die angeforderte Personalakte.

Durch die zeitliche Befristung des Zugriffs ist sichergestellt, dass die Einsichtsnahmemöglichkeit automatisch wieder entzogen wird. Dabei besteht für die Mitarbeitenden ein ausschließliches Leserecht auf die abgelegten Dokumente und Informationen.