Alles im grünen Bereich – mit EDI

Regional einkaufen, Strom sparen, Langstreckenflüge vermeiden: Wer nachhaltiger leben möchte, denkt im Alltag schnell an diese Stellschrauben. Doch wie steht es um Nachhaltigkeit in Unternehmen? Wie werden aus diesem großen – und zugegeben oftmals inflationär benutzten – Schlagwort konkrete Maßnahmen, die wirklich etwas bewirken? Geht es um die Übernahme von ökologischer Verantwortung zum Wohl unseres Planeten, rückt oft der CO₂-Fußabdruck in den Mittelpunkt. Neben Jobrad und E-Fuhrpark, LED-Lampen oder selbsterzeugter Energie wird ein Faktor dabei allzu oft unterschätzt: der Papierverbrauch in Unternehmen.
 

Büroalltag zwischen Papierbergen und Aktenordnern?!

Deutschland gehört zu den größten Papierproduzenten der Welt – und leider auch zu den Spitzenreitern beim Papierverbrauch: Rund 19 Millionen Tonnen Papier, Pappe und Karton wurden hierzulande im Jahr 2021 verbraucht, also 228 Kilogramm pro Kopf. Anders ausgedrückt: 625 Gramm pro Tag. So viel wiegt in etwa ein 600-seitiges Taschenbuch. Schätzungen des NABU e. V. zufolge haben mit 90 Prozent die meisten Papiere eine extrem kurze Lebensdauer und werden nach einmaliger Nutzung entsorgt.
Die gute Nachricht: Es gibt positive Entwicklungen im Umgang mit der Ressource Papier im Business-Kontext. Eine repräsentative BITKOM-Befragung aus diesem Jahr kommt zu dem Ergebnis, dass drei Viertel der deutschen Unternehmen heute weniger Papier als noch vor fünf Jahren nutzen. Während bei etwa einem Drittel die Aktenschränkte 2025 zwar noch genauso gefüllt sind wie 2020, hat mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen die Menge an Aktenordner in den letzten fünf Jahren reduzieren können. Im Regal zu finden sind sie in nahezu immer in denselben Unternehmensbereichen, allen voran in der Personalabteilung (94 Prozent), in Buchhaltung und Controlling (91 Prozent) sowie bei der Geschäftsführung und dem Management (82 Prozent).
 

Digitalisierung als Schlüssel, EDI als Lösung

Mindestens genauso laut wie der Ruf nach mehr Nachhaltigkeit ist auch der nach mehr Digitalisierung in Unternehmen. Kosten senken, Zeit gewinnen, Effizienz steigern – das sind die großen Vorteile, die digitale Lösungen bringen. Doch passen „mehr Technologie“ und mehr Verantwortung, mehr Bewusstsein für Menschen, Umwelt und Ökonomie zusammen? Eindeutig ja!
Ein wirkungsvoller Hebel zur Papierreduktion, für mehr Nachhaltigkeit und effizientere Abläufe liegt in der durchgängigen Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse. Electronic Data Interchance, kurz EDI, macht es möglich. Mittels EDI werden Geschäftsdaten automatisiert und standardisiert zwischen IT-Systemen übertragen und weiterverarbeitet, ganz ohne manuelle Eingriffe. Das beschleunigt Prozesse, reduziert Fehlerquellen – und schont eben auch Ressourcen. EDI kann überall dort zum Einsatz kommen, wo Daten regelmäßig schnell und sicher ausgetauscht werden müssen: zwischen Geschäftspartnern etwa bei Rechnungen und Zahlungsabwicklung, bei Verfügbarkeitsanfragen und Bestellungen sowie in der Produktions- und Logistikplanung. So funktioniert dann beispielsweise die Rechnungsstellung per EDI:

1. Rechnungserstellung: Der Lieferant legt die Rechnung in seinem ERP-System an.

2. Umwandlung in eine EDI-Nachricht: Die Daten werden automatisch in ein standardisiertes Format wie EDIFACT oder XRechnung konvertiert.

3. Übertragung: Die Rechnung wird per EDI schnell und sicher an das empfangende Unternehmen übermittelt.

4. Verarbeitung: Die Rechnung steht im ERP-System des Empfängers bereit zur Weiterverarbeitung.

5. Archivierung: Sender und Empfänger können die Rechnung digital archivieren und jederzeit aufrufen.

Kein Papier, kein Druck, kein Versand: Am Beispiel der digitalen Rechnungsstellung zeigt sich, wie effizient und ressourcenschonend EDI funktioniert. Dennoch gibt es Grenzen – denn nicht jeder Bereich lässt sich gleichermaßen umstellen oder gar vollständig digitalisierbar. In Branchen wie dem Bau oder der Pflege, wo Mitarbeitende nicht dauerhaft digitalen Zugriff haben, haben gedruckte Unterlagen – wie etwa die monatliche Gehaltsabrechnung – durchaus ihre Daseinsberechtigung. Doch auch hier lässt sich durch zentrale, digitale Prozesse im Hintergrund Papierverbrauch reduzieren.
 

EDI wirkt auch im Inneren

EDI ist nicht nur für den Datenaustausch mit Geschäftspartnern eine effiziente Lösung. Auch innerhalb eines Unternehmens lassen sich damit Prozesse sinnvoll digitalisieren: etwa für eine reibungslose Kommunikation zwischen Warehouse Management System (WMS) und zentralem ERP-System. Statt papierbasierter Anweisungen oder manueller Eingriffe werden Lagerbewegungen, Bestandsveränderungen oder Nachschubanforderungen automatisch und in Echtzeit übertragen. So sorgt der interne EDI-Einsatz für planbarere Prozesse, schlanke Lieferketten und letztlich auch für mehr Nachhaltigkeit im operativen Alltag.

Mehr als weniger Papier: Wie EDI Nachhaltigkeit fördert

Die Arbeitswelt von Papierbergen zu befreien, ist der offensichtlichste Nutzen des elektronischen Datenaustauschs. Doch EDI kann in Sachen Nachhaltigkeit noch viel mehr messbaren Mehrwert stiften – und zwar ganz egal, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist:

• Lieferkette: Automatisierte Lieferavise und Echtzeit-Kommunikation entlang Ihrer Lieferkette ermöglichen eine bessere Planung, eine optimierte Auslastung in Produktion und Distribution (Stichwort „Just in time“), weniger Expresslieferungen und einen geringeren CO₂-Ausstoß.
• Datenqualität: Werden Geschäftsdaten in standardisierten Formaten übertragen, können Fehler vermieden werden – etwa die Lieferung eines falschen Produkts oder der falschen Stückzahl. Mit steigender Datenqualität sinken Nacharbeiten, Retourensendungen und Verpackungsmüll.
• Lagerhaltung: EDI ermöglicht eine bessere Bedarfsplanung. Das wiederum reduziert Überbestände, Lagerfläche und Energieverbrauch – besonders relevant bei einer großen Produktvielfalt wie sie für die Elektrobranche typisch ist, bei ohnehin knappem Lagerraum oder bei sensiblen Produkten wie verderblichen Lebensmitteln.
• Zahlungsprozesse: Die Rechnungsstellung per EDI sorgt für Tempo in der Buchhaltung und kürzere Durchlaufzeiten, was sich wiederum positiv auf den Cashflow auswirkt.
• Interne Vernetzung: Mittels EDI können auch interne IT-Systeme miteinander verbunden werden. Das bringt nicht nur mehr Schnelligkeit und Sicherheit in Informationsflüsse zwischen Abteilungen, Standorten und Systemen, sondern trägt auch zu einem effizienteren Ressourceneinsatz bei.
• Transparenz und Reporting: EDI schafft strukturierte, nachvollziehbare Daten, die digital archiviert werden. Das ist eine wertvolle Grundlage für Nachhaltigkeitskommunikation, CSRD-Anforderungen und Audits entlang der Lieferkette.

Nachhaltigkeit ist eine Haltung

Kritische Geschäftsdaten per Post, Fax oder Telefon auszutauschen, kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Wer in hart umkämpften Märkten bestehen will, braucht smarte, klimafreundliche Prozesse – und findet in EDI eine bewährte, skalierbare Lösung. Klar, echte Nachhaltigkeit entsteht am Ende durch die Summe vieler großer und kleiner Maßnahmen. Dazu zählen sinnvoll digitalisierte Abläufe genau wie digitale Aktenlösungen im Personalbereich oder die verantwortungsvolle Datenverarbeitung in deutschen Rechenzentren und noch viel mehr.
Nachhaltigkeit bedeutet nicht nur ökologisches Bewusstsein, sondern auch soziale Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, Partnern und der Gesellschaft. Und damit geht es nicht nur um nachhaltige interne und externe Geschäftsabläufe sowie um Effizienz, sondern auch um Vertrauen, um faire Arbeitsbedingungen und um partnerschaftliche, langfristige Zusammenarbeit. Denn Nachhaltigkeit zeigt sich in Prozessen – genau wie in den Beziehungen zwischen Menschen.
Ist Nachhaltigkeit also eine Pflicht für Unternehmen? Ja, wenn es um gesetzliche Vorgaben und die CSRD-Richtlinie der EU geht. Aber für zukunftsorientierte Organisationen ist sie vor allem eines: eine Haltung, die Menschen im Alltag leben und die mit Hilfe zuverlässiger Technologien Schritt für Schritt ihre Wirkung entfaltet.