Next Level EDI – für interne Datenflüsse

Wenn von Electronic Data Interchange (EDI) die Rede ist, denken Sie vermutlich an den Austausch von Geschäftsdaten mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Aus gutem Grund: Seit Jahrzehnten sorgt der elektronische Datenaustausch für stabile Prozesse, weniger manuelle Arbeit, geringere Fehlerquoten und verlässliche Informationen entlang der gesamten Supply Chain. Kaum ein anderes Verfahren automatisiert geschäftskritische Abläufe in so vielen Branchen derart effizient.

Doch warum sollten Sie dieses Potenzial ausschließlich für Ihre externe Geschäftskommunikation nutzen und nicht auch für interne Abläufe? Auch innerhalb eines Unternehmens entstehen täglich große Datenmengen, die zwischen Systemen, Abteilungen und Standorten bewegt werden müssen. Noch immer werden viele dieser Informationen manuell übertragen, kopiert oder über provisorische Workarounds verarbeitet. Dabei eignet sich EDI ebenso für interne Datenflüsse, zumal bestimmte Abläufe im eigenen Unternehmen oft sogar noch häufiger vorkommen als externe Transaktionen.
 

Mehr Effizienz dank EDI – erst extern, dann intern

Zuverlässige Prozesse – so einfach wie möglich: Das ist der Anspruch der allermeisten Unternehmen. In der Praxis entstehen jedoch gerade bei datenintensiven Abläufen schnell Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden. Manuelle Tätigkeiten kosten Zeit, sind fehleranfällig und binden wertvolle Ressourcen. Hinzu kommt, dass Personal durch Krankheit, Urlaub oder fehlenden Wissenstransfer schnell zum Engpass werden kann. Hier spielt EDI seine Stärken aus. Der interne Einsatz ist besonders dann sinnvoll, wenn EDI im Unternehmen bereits für den externen Geschäftsdatenaustausch etabliert ist. Steht die technische Infrastruktur, ist der Schritt zur internen Nutzung vergleichsweise klein – und der zusätzliche Effizienzgewinn groß.
 

Gängige Praxis: Herausforderung Systemvielfalt

Ein Beispiel aus dem Mittelstand: Ein produzierendes Unternehmen fertigt und lagert an mehreren Standorten, während Auftragserfassung, Einkauf und Buchhaltung zentral organisiert sind. Die Systemlandschaft sieht wie folgt aus: Vertrieb und Kundenservice arbeiten mit einer speziellen Software für das Customer Relationship Management (CRM). Diese liefert Auftragsdaten im CSV-Format, die von Einkauf, Buchhaltung und Controlling im ERP-System weiterverarbeitet werden. Hierzu braucht es strukturierte Daten in einem anderen Format. Die Produktion nutzt wiederum ein Manufacturing Execution System (MES) zur Steuerung, Überwachung und Dokumentation der Fertigungsprozesse und ist auf aktuelle Informationen aus dem ERP-System angewiesen. Lager und Logistik – in diesem Fall räumlich voneinander getrennt – setzen ein Warehouse Management System (WMS) ein, das die Bestände sowie Warenbewegungen in XML-Strukturen verwaltet.

Was auf den ersten Blick wie „Systemwildwuchs“ wirkt, ist in der Praxis durchaus normal: Jeder Bereich hat eigene Anforderungen. Und eine einzige Software, die alles gleichermaßen gut abdeckt, ist selten realistisch, geschweige denn wirtschaftlich. Deshalb setzen Unternehmen auf spezialisierte Systeme. Mit einem zentralen Nachteil: Sie sprechen nicht automatisch eine gemeinsame Sprache.
 

EDI als Bindeglied zwischen internen Systemen

Mit jeder zusätzlichen Anwendung steigt die Komplexität des Datenaustauschs. Unterschiedliche Formate wie XML, JSON und IDoc, verschiedene Schnittstellen wie REST oder SOAP, abweichende Datenmodelle und asynchrone Prozesslogiken erschweren die Kommunikation. Manuelle Zwischenschritte und Workarounds schaffen zusätzliche Risiken.

Genau hier fungiert internes EDI als verbindender Übersetzer zwischen den Systemen und als Integrationsschicht für strukturierte Geschäftsdaten. So können Bestellungen, Produktionsaufträge und Lagerbewegungen automatisiert ausgetauscht werden. EDI vereinheitlicht Strukturen, übernimmt das Mapping zwischen Formaten und transportiert Informationen system- und standortübergreifend sowie jederzeit nachvollziehbar. So entsteht ein stabiler, skalierbarer Datenfluss für zum Beispiel:

• Stammdaten: Kunde, Lieferant, Produkt, Preis, Standort, Mitarbeiter
• Transaktionen: Bestellung, Auftrag, Wareneingang, Rechnung, Zahlung
• Ereignisse: OrderCreated, InvoicePosted, PaymentCaptured
• Dokumente: XRechnung, ZUGFeRD, Lieferscheine, Etiketten, Zertifikate 

Für die Fachabteilungen bedeutet das messbare Entlastung: Der Vertrieb muss keine Dateien mehr manuell aufbereiten, das Lager erhält vollständige und korrekte Bewegungsdaten und die Buchhaltung arbeitet mit sauber strukturierten Belegen – etwa als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format. Statt Zeit in Datenkorrekturen zu investieren, können sich alle auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Im beschriebenen Praxisbeispiel werden interne Prozesse, die zuvor täglich mehrere Mitarbeiter mit manuellen Prüfungen und Importen belasteten, heute per EDI vollautomatisch abgewickelt.
 

Warum ein IT-Dienstleister den Unterschied macht

Mit der Ausweitung von EDI auf interne Prozesse wächst folglich die Komplexität des Betriebs. Unternehmen, die EDI bislang inhouse betreiben, stehen spätestens an diesem Punkt vor der Frage, wie sie den stabilen EDI-Betrieb für externe und interne Datenflüsse langfristig sicherstellen können. Allein die Wartung eines eigenen EDI-Konverters ist sehr zeit- und ressourcenintensiv, ebenso die Anbindung neuer Systeme und Empfänger.

Eine Lösung kann das Outsourcen an einen spezialisierten EDI-Dienstleister sein. Er bringt nicht nur jederzeit aktuelles Fachwissen und die nötige Infrastruktur mit, sondern entlastet auch organisatorisch und wirtschaftlich. Statt unvorhersehbarer interner Aufwände profitieren Unternehmen von klar kalkulierbaren Kostenmodellen, etwa durch transaktionsbasierte Staffelpreise. Der Datenaustausch wird damit planbar, transparent und funktioniert unabhängig von personellen Engpässen.

Der Outsourcing-Partner sorgt im Hintergrund für einheitliche, verlässliche Strukturen, damit EDI-Prozesse stabil laufen – intern wie extern. Typischerweise übernimmt er dabei folgende Aufgaben:

• Format-Adapter: Annehmen jeder Quelle und aller Datenformate (z. B. CSV, XML, JSON)
• Datenmapping und Harmonisierung: Umwandlung in einheitliche, fachliche Struktur (z. B. Auftrag, Kunde, Artikel)
• Validierung: Prüfen der Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und fachliche Regeln
• Monitoring und Fehlerhandling: Laufende Überwachung der Datenflüsse, automatische Fehlermeldungen und Korrekturläufe
   

EDI weitergedacht: Der Blick nach innen

Unternehmen investieren viel in stabile, automatisierte Prozesse für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Dabei gerät leicht aus dem Blick, dass ein großer Teil der täglichen Datenbewegungen innerhalb des eigenen Unternehmens stattfindet: zwischen Systemen, Fachbereichen und Standorten. Wer den elektronischen Datenaustausch bislang extern nutzt, sollte deshalb auch einen Blick nach innen werfen. Denn oft schlummert das größte Potenzial für mehr Effizienz und Qualität in den eigenen, internen Abläufen.