Referenzkunde RBH - Unsere Partnerschaft in der Logistik

Mehr Freiraum: Payroll und Reisekosten effizient digitalisieren

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Der Spezialist für Logistiktransporte - zuverlässig, schnell und termingerecht

Die RBH Logistics GmbH ist ein zuverlässiger Logistik-Partner auf der Schiene mit Sitz im Herzen des Ruhrgebiets. Als 100%ige Tochter der DB Cargo Deutschland AG erbringt RBH nationale und internationale Güterverkehrsleistungen auf öffentlicher und nichtöffentlicher Infrastruktur. Das Unternehmen blickt auf über 100 Jahre Erfahrung zurück und steht für maßgeschneiderte Schienengüterlogistik, kombiniert mit Innovationskraft und Kundennähe.

RBH transportiert Schütt- und Massengüter, Flüssigkeiten, Mineralöl und Chemikalien, bietet Ganzzugdienste sowie individuelle Logistikkonzepte. Mit rund 62 Lokomotiven und 63 Güterwagen, ergänzt durch moderne E-Loks, gewährleistet RBH höchste Flexibilität. Rund 420 Mitarbeitende erwirtschaften einen Jahresumsatz von ca. 95 Mio. €. Mit digital unterstützten Prozessen, BI-gestützter Angebotsplanung und kontinuierlicher Weiterbildung bleibt RBH Logistics ein moderner und starker Partner für nationale und internationale Schienengüterverkehre.

Ausgangssituation & Herausforderung

Vor dem Start des Projekts wurden Reisekostenabrechnung und Payroll beim Kunden noch intern und manuell abgewickelt. Besonders im Bereich der Reisekosten war das mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden: viel Papier, postalische Abrechnungen und wiederkehrende Verzögerungen im Ablauf.

Das Ziel des Kunden war es, diese Prozesse konsequent zu digitalisieren und anspruchsvollere Prüfaufgaben an externe Spezialist:innen zu übergeben. Ein zusätzlicher Auslöser war ein bevorstehender, altersbedingter Personalwechsel in der Payroll, der potenzielle Engpässe mit sich brachte. Gleichzeitig bestand der Wunsch, Payroll und Reisekosten künftig aus einer Hand betreuen zu lassen – zur Vereinfachung der Abläufe und zur Entlastung der internen Ressourcen.

Im Mittelpunkt stand dabei ganz klar: eine verlässliche, termingerechte und qualitativ hochwertige Abrechnung – ohne internen Zeitdruck oder personelle Engpässe.

Erreichte Vorteile

Volldigitalisierung: Komplette Digitalisierung der Reisekostenabrechnung
Kosteneinsparung: Wegfall von Portokosten und internen Laufwegen
Effizienzsteigerung: Spürbar reduzierter Arbeitsaufwand im Bereich Reisekosten
Zuverlässigkeit: Termintreue und zusätzliche Sicherheit in der Payroll durch Expertenwissen der VRG

Prozessen & Partnerschaft

Beschleunigung: Schnelle, reibungslose Abläufe ohne Zeitverzug
Vertrauen: Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Nachhaltige Betreuung: Persönliche Begleitung auch nach Projektabschluss
Positive Zusammenarbeit: Offener, freundlicher Umgang – Zusammenarbeit, die Freude macht

Eingesetzte Lösung & Projektumsetzung

Eingesetzte Lösungen:
Reisekostenabrechnung (Travelforms), SAP HR im Multimandantensystem sowie MSP Gehalt.

Projektorganisation:
Unser Projektteam bestand aus HR, IT, Kolleg:innen aus dem Controlling und einem internen Lenkungskreis. Von Seiten der VRG stand uns ein erfahrener Projektleiter zur Seite, der uns durch alle Phasen begleitet hat.

"Eine handwerklich solide und menschlich sehr wertschätzende Dienstleistung – keine technische Raketenwissenschaft, aber im Alltag absolut verlässlich, praxisnah und im Umgang miteinander immer auf Augenhöhe.“

Kerstin Gohla
Personalleitung
RBH Logistics GmbH

Das Ergebnis überzeugte RBH

“Nach anfänglicher interner Zurückhaltung möchte heute niemand mehr zu den alten Prozessen zurück. Wir erleben die Zusammenarbeit mit der VRG als sehr vertrauensvoll und partnerschaftlich. Besonders hervorzuheben ist die persönliche Betreuung: Auch nach Abschluss des Projekts steht uns unser Ansprechpartner jederzeit zur Seite. Der Umgang ist durchweg freundlich, offen und angenehm - so macht Zusammenarbeit wirklich Freude.”