Verification of Payee (VoP) ab 09.10.2025 – was bedeutet das für PROVIA?

Liebe Kundinnen und Kunden,

ab dem 09.10.2025 wird im Zahlungsverkehr das Verfahren Verification of Payee (VoP) verpflichtend. Dabei prüfen Banken, ob der in der Überweisung angegebene Empfängername mit dem bei der Bank hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt. Ziel ist es, Fehlüberweisungen und Betrugsfälle zu vermeiden.

Wichtige Schritte zur Vorbereitung:

• Prüfen Sie die Bankdaten Ihrer Beschäftigten
  Achten Sie auf die korrekte Schreibweise der Namen und gleichen Sie diese mit den offiziellen Angaben Ihrer Bank ab.
  Wird ein Konto nicht unter dem Namen eines Mitarbeiters geführt, besteht die Möglichkeit, den tatsächlichen Kontoeigentümer im Feld „Abweichender Kontoinhaber“ im Register „Arbeitsvertrag“ der Maske Abrechnungsdaten

Wichtig zu wissen: Das Feld „Abw. Kontoinhaber“ ist auf 20 Zeichen beschränkt. Mit dem künftigen Oktober-Patch wird die Länge deutlich erweitert. Sollte in dringenden Fällen eine vorzeitige Erweiterung notwendig sein, so erstellen Sie bitte einen Request im VRG-Portal.

Möchten Sie die bereits hinterlegten abweichenden Kontoinhaber schnell auswerten, so können Sie das in der Maske „Auswertung“ bewerkstelligen:

• Klappen Sie in der o.g. Maske den Ordner „Mitarbeiter“ auf und klicken Sie auf die Auswertung „Abrechnungsdaten (vollst. Aus.)“
• Füllen Sie relevante Angaben in der oberen rechten Kachel „Einschränkung auf“ und geben Sie die Daten per Klick auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ im unteren rechten Fensterbereich aus.
• Prüfen Sie die Namen, die in der Spalte „AV-abw. Kontoinhaber“ aufgeführt werden. Ggf. müssten Sie in der Auswertung etwas nach rechts scrollen.
   
• Aktualisieren Sie Stammdaten regelmäßig
  Besonders bei Namensänderungen (z. B. nach Heirat) oder bei neuen Bankverbindungen ist eine zeitnahe Pflege entscheidend.
   
• Empfängernamen der Krankenkassen prüfen
  Kontrollieren Sie den Empfänger (Krankenkassennamen) in der ZV002. Falls dieser nicht stimmt bzw. stark von der eigentlichen Bezeichnung der Krankenkasse abweicht, sollte dies bei der Adresse im Krankenkassenstamm angepasst werden.
  Um hinterlegte Adressen einsehen zu können, rufen Sie die Maske „Adressen“ auf und geben eine Betriebsnummer einer Krankenkasse vor. Per Pfeiltaste können Sie dann durch die weiteren angelegten Adressen (falls vorhanden) springen und die Namen in den Feldern Name1 bis Name3 prüfen und bei Bedarf ändern.

Hinweis zu Sammelüberweisungen:

Bei Sammelüberweisungen haben Firmenkunden (also nicht Privatverbraucher) die Wahl, ob die Empfängerüberprüfung (VoP) für die in einer Sammeldatei enthaltenen Zahlungen durchgeführt werden soll (Opt-In) oder darauf verzichtet wird (Opt-Out). Diese Wahl gilt nur für Dateien mit mehreren Überweisungen. Bei Dateien mit nur einer Überweisung muss immer Opt-In eingestellt sein.
Sollten Sie Ihre Zahlungsdateien direkt über die VRG an Ihre Bank übermitteln lassen, wird automatisch mit Opt-Out und bei Dateien mit nur einer Zahlung mit Opt-In übermittelt.

Praktischer Tipp: Klären Sie mit Ihrer Bank bzw. dem eingesetzten EBICS-/Banking-Programm, wie Opt-In/Opt-Out technisch eingestellt werden.

Da die eigentliche VoP-Prüfung somit durch die Banken im Rahmen der EBICS-Kommunikation erfolgt, werden Ihnen mögliche Rückmeldungen (Match, Abweichung, Ablehnung) nicht direkt in PROVIA angezeigt, sondern im von Ihnen eingesetzten Banking-Programm.

Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) 

Mit dem neuen digitalen Verfahren DaBPV wird sichergestellt, dass die Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung automatisch korrekt berechnet werden. In diesem Überblick erfahren Sie, welche Aufgaben auf Sie als Arbeitgeber zukommen – und welche wir für Sie übernehmen.

Hintergrund: Gesetzliche Neuerungen

Zum 1. Juli 2023 trat das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) in Kraft. Es sieht vor, dass bei der Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge die Anzahl der Kinder von Beschäftigten berücksichtigt wird:

• Kinderlose zahlen ab dem vollendeten 23. Lebensjahr einen Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten auf den regulären Beitrag, sofern sie nach dem 31. Dezember 1939 geboren wurden.
• Wer mindestens ein Kind hat oder hatte, ist von diesem Zuschlag befreit.
• Ab dem zweiten Kind wird der Beitragssatz schrittweise weiter gesenkt – bis maximal zum fünften Kind.

Zur technischen Umsetzung dieser differenzierten Berechnung wird das neue Verfahren DaBPV ab Juli 2025 für alle Arbeitgeber verpflichtend eingeführt.

Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber?

Sie sind künftig verpflichtet, das Verfahren DaBPV zu nutzen und regelmäßig sogenannte Abo-Anmeldungen und -Kündigungen an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln. Die DSRV prüft in Zusammenarbeit mit anderen Stellen – etwa der ZfA (Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen) und dem BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) – die Elterneigenschaft Ihrer Beschäftigten und die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Auf dieser Basis wird der individuelle Beitrag zur Pflegeversicherung ermittelt.

Was übernehmen wir für Sie?

Als Ihr Dienstleister implementieren wir das neue Verfahren fachgerecht, integrieren es in Ihre Entgeltabrechnung und halten es stets auf dem aktuellen Stand.

Für alle Beschäftigten, die bereits vor dem 1. Juli 2025 bei Ihnen angestellt sind, ist in der zweiten Jahreshälfte 2025 ein sogenannter Initialabruf erforderlich, der spätestens bis zum 31. Dezember 2025 erfolgen muss. Diesen Abruf führen wir für Sie durch und richten damit ein dauerhaftes Abonnement für den Elternstatus Ihrer Mitarbeiter ein.

Weitere Meldeanlässe im Rahmen des DaBPV

Neben dem Initialabruf gibt es weitere Meldeanlässe:

• Bestandsabfrage:  zum Einholen von Informationen und Einrichten eines Abonnements
• Historienanfrage: zur Abfrage vergangener Zeiträume, bei der das BZSt relevante Daten bereitstellt, ohne dass ein Abonnement eingerichtet wird
• Abmeldung: zur Beendigung eines bestehenden Abonnements, z. B. bei Austritt eines Mitarbeiters

Erhält das BZSt neue Informationen zur Kinderanzahl – etwa von Meldebehörden oder Finanzämtern –, werden diese automatisch über die ZfA bzw. DSRV an die betroffenen Arbeitgeber weitergeleitet. Diese proaktiven Mitteilungen erfolgen, solange ein aktives Abonnement besteht. Endet der ursprüngliche Anlass, z. B. durch das Ausscheiden des Mitarbeiters, ist das Abonnement zu beenden.

Integration in PROVIA

Das neue Verfahren wird mit dem Release k25.2 Anfang Juli 2025 in PROVIA eingeführt.

Die abgefragten Daten sowie die Rückmeldungen werden – wie bei anderen Meldeverfahren auch – in eigenen Ergebnisarten (KiPV) ausgewiesen. Sie finden diese in der Ergebnisübersicht sowie im MyServicePortal.dokumente.

Im Programm werden die Daten unter folgendem Menüpunkt dargestellt:
Personalabrechnung → Kinder (neuer Reiter)

Weitere Informationen

Detaillierte Informationen – etwa zur Definition der Elterneigenschaft, zu Sonderfällen wie Adoptivkindern u. v. m. – finden Sie in hier >>> „Gemeinsamen Grundsätzen für das digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) nach § 55a SGB XI und § 28a Absatz 13 Satz 8 SGB IV“.

Diese gelten seit dem 1. April 2025.

BA BEA (Elektronische Arbeitsbescheinigung)

Die Bundesagentur für Arbeit hat für die elektronische Übermittlung der folgenden Bescheinigungen das Verfahren BA BEA geschaffen:

• die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III,
• die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III sowie
• die Nebeneinkommensbescheinigung gem. § 313 SGB III

Mit dem Patch, das im Laufe der letzten Woche eingespielt wurde, haben wir nun final die Möglichkeit schaffen können, das BA BEA Verfahren in Provia erfolgreich zu implementieren.

Durch die Freischaltung des neuen elektronischen Meldewesens, ist ein Abgabe der alten Bescheinigung nicht mehr möglich.

Welche Möglichkeiten bestehen nun für Sie?

• Abgabe elektronischer Bescheinigungen bequem über Ihre Abrechnungssoftware PROVIA HR
  -    Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III,
  -    Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III
  -    Nebeneinkommensbescheinigung gem. § 313 SGB III
• Abgabe über die elektronische Ausfüllhilfe SV Net.
   

Welche Vorteile bringt die Abgabe über PROVIA HR mit sich?

• Schnelleres Ausfüllen durch Vorgabe diverser Daten aus den Abrechnungsinformationen und Lohnkonten
• Bequemer Versand und einfache Bedienung
• Alles an einem Ort, keine Nutzung mehrerer Programme notwendig
• Protokollierung der Meldesätze (aufbereiten, bereitstellen und importieren)
• Ablage der Protokolle im revisionssicheren Archiv, MyServicePortal.dokumente

Möchten Sie BA BEA über PROVIA HR nutzen, dann beauftragen Sie gerne dieses Meldewesen über das beigefügte Bestellformular!

Da die Nutzung in Ihren verschiedenen Service unterschiedlich ist, wählen Sie bitte das entsprechende Formular aus:
 

➜ ASP Angebot BA BEA
 

➜ BPO Angebot BA BEA

euBP – elektr. unterstützte Betrebsprüfung

Bitte um Mithilfe

Informationen vom 01.03.2024

Wir möchten Sie über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) und die damit verbundenen Handlungsschritte informieren. Seit 2014 werden bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung nach § 28p SGB IV dem Prüfenden die prüfrelevanten Daten über Entgeltabrechnungen in elektronischer Form übermittelt.

Teilen Sie der VRG HR deshalb bitte die benötigten Angaben über das VRG-Portal („Entgeltabrechnung – Datenanlieferung für die Abrechnung“) mit. Hierfür steht Ihnen ein vorgefertigtes Bestellformularzur Verfügung.

In der Prüfankündigung (§ 7 Abs. 1 BVV) werden Arbeitgeber auf die euBP hingewiesen und es wird ein Termin angegeben, zu dem ggf. die Datenlieferung spätestens erfolgen muss. Weitere Informationen zur euBP finden Sie auf der Seite der deutschen Rentenversicherung oder können bei den zuständigen Prüfbüros abgefragt werden. 

Warum ist das wichtig, und was ist für Sie zu tun?

Die Entgeltabrechnung wird für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung um zusätzliche Angaben erweitert. Bitte beachten Sie, dass ohne diese Angaben keine Abrufe durchgeführt werden können.

Füllen Sie daher bitte zusätzlich das Beiblatt „Zusätzlich benötigte Angaben für die euBP“ aus. Das Beiblatt muss für jede Betriebsnummer eigens ausgefüllt werden. Bitte übermitteln Sie uns das Beiblatt ebenfalls über das VRG-Portal unter dem Serviceangebot „Entgeltabrechnung – Datenanlieferung für die Abrechnung“. 

Vielen Dank für Ihre Mithilfe!
 

➜ Bestellformular 
 

➜ Beiblatt „Zusätzlich benötigte Angaben für die euBP“