Referenzkunde für Personalabrechnung: Lebenshilfe Göppingen

Ruhestand geplant. Personalabrechnung gesichert.

Mehr über die Lebenshilfe und Ausgangssituation erfahren

Das Wohl von Menschen mit Behinderung
und ihrer Familien fördern

Lebenshilfe Göppingen

Die Lebenshilfe bekennt sich zu dem unantastbaren Lebensrecht behinderter Menschen. 1963 von Herrn Dr. Heinz Kernchen als Elternverein gegründet, zählt die Lebenshilfe Göppingen inzwischen rund 600 Mitglieder – darunter der Landkreis, die Kommunen sowie viele Industrie- und Handwerksbetriebe – und betreut rund 1.200 Menschen mit Behinderung. Zusätzlich wird der Verein durch viele Fördermitglieder in seiner Arbeit unterstützt.

Die Lebenshilfe setzt sich gezielt dafür ein, dass jeder Mensch mit Behinderung so selbstständig wie möglich leben kann und dass ihm soviel Schutz und Hilfe zuteil wird, wie er für sich benötigt.

Ausgangssituation & Herausforderung

Die Lebenshilfe stand vor der Herausforderung, dass ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand ging und damit eine zentrale Lücke in der Personalabrechnung entstand. Das über viele Jahre aufgebaute Fachwissen und die Verantwortung für die Abrechnung mussten ersetzt werden, ohne dass es zu Unterbrechungen im laufenden Prozess kommt.

Eine Softwareumstellung oder aufwendige Migration des bestehenden Abrechnungssystems kam dabei nicht infrage.

Gesucht wurde deshalb eine Lösung, die externe Abrechnungskompetenz mit der vorhandenen Systemlandschaft verbindet. Im Mittelpunkt standen eine verlässliche Fortführung der Personalabrechnung, klar geregelte Zuständigkeiten und eine möglichst reibungslose Übergabe.

So sieht die Lösung aus

Eingesetzte Lösung & Projektumsetzung

Eingesetzte Lösung:
PROVIA als Inhouse Abrechnungsservice im bestehenden Kundensystem der Lebenshilfe Göppingen.

Technische Umsetzung:
Eine feste VRG-Mitarbeiterin greift über eine VPN-Verbindung auf das Kundensystem zu. Dort führt sie die vereinbarten und für die Personalabrechnung erforderlichen Arbeitsschritte direkt in der vertrauten Systemumgebung des Kunden durch.

Organisation der Zusammenarbeit:
Zu Beginn wurden die bestehenden Abläufe, Zuständigkeiten und Abrechnungstermine gemeinsam abgestimmt. Die relevanten Aufgaben wurden strukturiert übergeben, sodass die VRG-Mitarbeiterin die operative Durchführung übernehmen konnte.

Projektorganisation:
Unser Projektteam bestand aus Kolleg:innen der HR, IT und Vertrieb. Von Seiten der VRG stand ein erfahrener Projektleiter zur Seite, der die Lebenshilfe durch alle Phasen, von Kick-off bis Einführung begleitet hat.

Erreichte Vorteile durch die Einführung der VRG-Lösung:

Kontinuität: Die Personalabrechnung kann auch nach dem Ruhestand des bisherigen Mitarbeiters fortgeführt werden.
Systemtreue: Das vorhandene Abrechnungssystem bleibt bestehen.
Keine Migration: Eine zeit- und ressourcenintensive Systemumstellung ist nicht erforderlich.
Fachliche Unterstützung: Eine erfahrene VRG-Mitarbeiterin übernimmt die vereinbarten Abrechnungsschritte.
Entlastung: Die Lebenshilfe muss die freigewordene Abrechnungsfunktion nicht intern neu aufbauen.

Prozesse und Partnerschaft mit der VRG:

Feste Zuständigkeit: Eine persönliche Ansprechpartnerin bei der VRG kennt die Abläufe und Besonderheiten des Kunden.
Direkte Zusammenarbeit: Die Abstimmung erfolgt auf kurzen Wegen zwischen dem Kunden und der VRG.
Arbeiten im Kundensystem: Bestehende Prozesse und vertraute Arbeitsabläufe können weitgehend erhalten bleiben.
Flexible Lösung: Die Dienstleistung orientiert sich an der vorhandenen Systemlandschaft und den individuellen Anforderungen des Kunden.

Das Ergebnis überzeugt die Lebenshilfe Göppingen

Die Personalabrechnung von der Lebenshilfe Göppingen wurde nach dem Ausscheiden des langjährigen Mitarbeiters in einem klar geregelten Modell fortgeführt. Die VRG übernimmt die operative Abrechnung direkt im vorhandenen System des Kunden.

Damit wurde eine Lösung geschaffen, die personelle Kontinuität und externe Fachkompetenz miteinander verbindet. Die Lebenshilfe Göppingen behält ihre bestehende Systemlandschaft und gewinnt mit der VRG gleichzeitig einen verlässlichen Partner für die Durchführung der Personalabrechnung.

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