HEIDEWERK e.V.: Referenzkunde aus der Sozialwirtschaft

Digitalisierung mit System - und MICOSkonzept

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Fünf Standorte – viele Perspektiven

Das HEIDEWERK e.V. bietet seit 1972 als anerkannte Werkstatt für behinderte Menschen diesen die Möglichkeit, im Rahmen ihrer persönlichen Fähigkeiten am Arbeitsleben teilzunehmen. An fünf Standorten, Walsrode, Soltau, Bomlitz, Schneverdingen und Munster sind rund 650 Beschäftigte tätig, in Berufsbildungs- und Arbeitsbereichen.

Zu den HEIDEWERK-Marken gehören die gastronomischen Betriebe Moccamoor und Bistro 37 sowie unser Gebrauchtwarenhaus Minerva und WERQART Laden mit Schuhwerkstatt. Alle Betriebe sind auf Menschen mit Behinderungen spezialisiert, und für Nicht-Arbeitsfähige gibt es dazugehörige Tagesförderstätten. An allen Standorten gilt das „Normalisierungsprinzip“, denn das HEIDEWERK e.V. und seine Beschäftigten stehen mit all ihrem Handeln mitten im Leben: „Miteinander erfolgreich“.

Die Ausgangssituation:
Wie sah die Lage vor dem Projekt aus?

Im Zuge des weiteren Wachstums gründete HEIDEWERK e.V. eine neue gemeinnützige GmbH (gGmbH) als zusätzliches Inklusionsunternehmen. Um die neuen Strukturen effizient und sicher in das bestehende System MICOSkonzept zu integrieren, waren mehrere Handlungsfelder zu erweitern – stets unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen an Datenschutz, Prozesssicherheit und Nutzerfreundlichkeit.

MICOSkonzept war bei HEIDEWERK e.V. bereits erfolgreich im Einsatz und ermöglichte eine konsistente, modulübergreifende Erweiterung.

Besondere Herausforderungen

Die Anbindung der neuen gGmbH bedeutete organisatorische, technische und fachliche Herausforderungen: Mehrere Module mussten erweitert und neue Standards für das operative Tagesgeschäft geschaffen werden. Eine enge Abstimmung zwischen HEIDEWERK e.V. und der VRG war erforderlich, um reibungslose Abläufe zu garantieren.

„Die Einführung war anspruchsvoll, doch durch die enge und verlässliche Zusammenarbeit mit der VRG konnten wir alle Projektziele planmäßig erreichen.“

Mario Klukas
IT Koordinator Verwaltung/Informationstechnologie
HEIDEWERK e.V.

Die Zielsetzung des Projekts

Ziel des Projekts war es, die neue gGmbH nahtlos in die bestehende Systemlandschaft des HEIDEWERK e.V. zu integrieren – sowohl technisch als auch organisatorisch. Im Mittelpunkt stand dabei:

die einheitliche Abbildung aller Prozesse über Standorte und Gesellschaften hinweg,
die sichere und transparente Verwaltung von Personal-, Finanz- und Planungsdaten,
der Aufbau effizienter digitaler Arbeitsabläufe für alle Nutzergruppen,
sowie die Schaffung einer skalierbaren Grundlage für weiteres Wachstum und zukünftige Anforderungen.

Die Umsetzung:
Wie sieht die Lösung aus?

Diese Zielsetzung wurde konsequent entlang der VRG-Leistungsbausteine von MICOSkonzept umgesetzt – mit klarem Fokus auf Praxistauglichkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit:

Einsatzplanung: Die Planungsstruktur wurde erweitert, um eine flexible Steuerung aller Mitarbeitenden der neuen Betriebe zu ermöglichen.
Personal.Abrechnung: Die Entgeltabrechnung wurde unter Berücksichtigung spezifischer Anforderungen für Inklusionsunternehmen integriert.
MICOS.Finanz: Das Rechnungswesen wurde auf die neue gGmbH ausgeweitet – mit konsistenter Datenführung und aussagekräftigen Auswertungen.
Controlling & Planung (CP): Transparente Planungsprozesse wurden für die neue Organisationseinheit aufgebaut.
Enaio®: Dokumentenmanagement und digitale Aktenführung wurden an die neuen Strukturen angepasst.

„Wir sehen in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit der VRG die Grundlage für den weiteren Ausbau unserer digitalen Infrastruktur.“

Marcus Bleßmann
Vorstandsmitglied
HEIDEWERK e.V.

Die Entscheidung:
Womit hat die VRG überzeugt?

„Die VRG bringt tiefgehende Erfahrung in der Sozialwirtschaft mit – das ist für ein komplexes Projekt wie unseres entscheidend. Schon in der frühen Phase der Beratung hat sich gezeigt: Hier wird nicht einfach umgesetzt, sondern gemeinsam die beste Lösung gefunden.

Die erfolgreiche Anbindung der neuen gGmbH zeigt: Digitalisierung gelingt, wenn Prozesse ganzheitlich gedacht und partnerschaftlich umgesetzt werden. Mit MICOSkonzept und der Expertise der VRG konnte HEIDEWERK e.V. eine zukunftsfähige Struktur aufbauen – flexibel, skalierbar und nah an den Anforderungen der Praxis."

Bereits 2021 entschied sich das Heidewerk für die Integration von MICOS Cloud.sozial und damit für eine weitere bewährte Lösung der VRG. Im Rahmen des Projekts wurde die IT-Infrastruktur erfolgreich in die VRG-Cloud migriert – inklusive Betrieb, Wartung und umfassendem Support.

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