Gutes Zeitmanagement:

Neue Talente finden, Unterlagen sichten, Gespräche führen – nebenbei vielleicht noch ein Team führen, für ein gutes Klima im Unternehmen sorgen und überzeugendes Employer Branding organisieren: Die To-do-Listen in HR-Abteilungen sind lang, und das Stresslevel ist oft entsprechend hoch. Doch das muss nicht sein!

Wer das eigene Zeitmanagement (oder besser gesagt: das SELBSTmanagement) gut im Griff hat, sollte es doch eigentlich schaffen, halbwegs gelassen durch noch so vollgepackte Arbeitstage zu kommen, oder? (zumindest, wenn man der Ratgeberliteratur Glauben schenkt) Aber ob man dabei wirklich alles erledigt bekommt? Vielleicht nicht – aber (soviel können wir hier schon verraten): Das ist auch nicht immer nötig.

Zeitdruck als Statussymbol?

Wer keine Zeit hat, ist viel beschäftigt und damit besonders wichtig: Mythos oder Wahrheit? Leider gilt Zeitmangel heute immer noch oft als Statussymbol und nicht als Ausdruck von mangelnder Planung oder einer Prioritätensetzung, die zu optimieren wäre. Dabei ist es möglich, einen (Führungs-)Job wirklich gut auszuüben UND dabei einen ruhigen Puls zu behalten. Viele Vorstellungsgespräche hintereinander zu führen UND es abends rechtzeitig zum Sport zu schaffen. Kurz gesagt: Viel zu erledigen und gleichzeitig entspannt zu sein.

Ganz klar: Das geht nicht von heute auf morgen. Und natürlich ist es gerade am Anfang sogar zeitintensiv, die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Denn es geht zunächst darum, genau hinzusehen, Zeitfresser zu erkennen und Störfaktoren zu eliminieren. Das ist nicht in fünf Minuten geschafft – aber auf lange Sicht lohnt es sich. Denn die Zeit, die Sie hier investieren, holen Sie im Anschluss garantiert wieder heraus.

Los geht’s mit einer Bestandsaufnahme

Wie viel Zeit geht eigentlich wofür drauf? Vielleicht wissen Sie am Ende des Tages gar nicht so genau, wo die Zeit geblieben ist – Sie haben nur das diffuse Gefühl, in vielen Projekten gleichzeitig zu stecken und kaum hinterherzukommen. Damit sind Sie nicht allein, doch die gute Nachricht ist: Hier lässt sich leicht Abhilfe schaffen. Legen Sie ein (ehrliches!) Zeitprotokoll an und erfassen Sie so genau wie möglich, womit Sie Ihre Arbeitstage tatsächlich verbringen.

Eine solche Auflistung zeigt Ihnen einerseits, wie viel Zeit Sie vielleicht in Meetings verbringen, die selten Ergebnisse erzielen. Oder wie groß der Anteil des Tages ist, der für kurze „Kann ich dich gerade was fragen?“-Gespräche drauf geht. Gleichzeitig erfahren Sie, zu welchen Zeiten Sie besonders produktiv und leistungsfähig ist. Auf dieser Basis können Sie aufbauen und Ihre Zeit (und sich selbst) in Zukunft besser managen.

Schritt zwei: Gute Zielsetzung

Sie wissen jetzt also, WIE sie arbeiten, dann müssen Sie jetzt noch definieren, WOFÜR. Was sind die Ziele Ihrer täglichen Arbeit – und welchen Beitrag leisten all die anfallenden Tasks und To dos, diese Ziele zu erreichen? Haben Sie Ihre eigenen Ziele im Blick, ist das grundsätzlich hilfreich, um einen erfüllenden Arbeitsalltag zu erleben. Und: Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, Unwichtiges von Wichtigem zu unterscheiden – und dann rigoros auszusortieren.

Wie SMART ist Ihr Ziel?

Noch eine kleine Hilfestellung für die Definition Ihrer Ziele: Die sogenannte „SMART-Formel“ ist nicht neu, aber als echter Zeitmanagement-Klassiker bewährt:

• S – Ihr Ziel muss spezifisch sein: Beschreiben Sie es klar und deutlich. Nicht „Ich möchte bis 17 Uhr möglichst viel Arbeit erledigt haben“, sondern: „Bis 17 Uhr habe ich alle Bewerbungsmails im Postfach durchgearbeitet“. Definieren Sie konkrete Ziele für den Tag, die Woche, den Monat oder das Jahr.
• M – Ihr Ziel muss messbar sein: Können Sie wirklich überprüfen, ob Sie Ihr Ziel erreichen? Wenn nein, formulieren Sie es um. Also nicht: „Ich möchte Bewerbungen schneller beantworten“, sondern: „Innerhalb von einer Woche hat jeder Kandidat eine persönliche Antwort erhalten“.
• A – Ihr Ziel muss anspruchsvoll sein: Ihre Motivation können Sie nur aufrechterhalten, wenn das Ziel Sie herausfordert, wenn es interessant ist oder das Ergebnis Sie selbst zufriedener macht.
• R – Ihr Ziel muss realistisch sein: Sie sollten sich anstrengen müssen, das Ziel aber gleichzeitig erreichen können – dann ist es gut gesetzt. Es muss eine realistische Chance auf einen Erfolg bestehen, sonst ist es demotivierend.
• T – Ihr Ziel muss terminiert sein: Setzen Sie sich keine Ziele ohne zugehörigen Termin. Sonst warten Sie immer darauf, dass mal der richtige Zeitpunkt kommt. Also: genaue Zeitangabe oder realistisches Zeitfenster einplanen.

Das alles klingt erst einmal aufwendig? Vielleicht ist es das – aber wenn Sie Ihre Ziele im Blick haben, wird die Qualität Ihrer Arbeit langfristig steigen, Sie werden effizienter und dadurch entspannter. Lassen Sie also Unwichtiges los, setzen Sie Prioritäten und schaffen Sie so Zeit für die großen und wichtigen Faktoren.

Kennen Sie das Eisenhower-Prinzip?

Apropos Prioritäten: Vielleicht haben Sie in diesem Zusammenhang schon einmal vom Eisenhower-Prinzip gehört, noch ein „Klassiker“. Es geht zurück auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und befasst sich mit dem Sortieren von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wer für jedes To do definiert, ob diese Sache wichtig, dringlich, beides oder nichts von beidem ist, der bekommt einen Überblick darüber, was in welcher Reihenfolge angegangen werden sollte.

Effektiv zu sein, bedeutet, dass Sie im richtigen Moment die richtigen Dinge tun. Und nicht, dass Sie zuerst die Kunden oder Kollegen bedienen, die am meisten drängeln – weshalb diese Aufgabe dringend erscheinen mag, obwohl sie gar nicht so wichtig ist.

Wenn Sie feststellen, dass eine Sache weder dringend noch wichtig ist, dann haben Sie hier ein Potenzial für echte Zeitersparnis entdeckt: Denn davon können Sie einfach die Finger lassen. Der Managementberater Peter Drucker sagte einmal: „Effective executives do first things first and second things not at all!“ Das ist natürlich sehr zugespitzt, aber wer sich daran orientiert, spart in jedem Fall Zeit und Energie.

Zwei Zauberworte zum Schluss

Sie haben jetzt viel über Zeitmanagement erfahren, Sie kennen die Eisenhower-Matrix und Sie wissen, wie Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren können. Doch es gibt zwei Dinge, die dabei noch ungeahnte Ressourcen freilegen können. Die Zauberworte heißen: Künstliche Intelligenz und Outsourcing. Was können Ihnen moderne KI-Tools oder externe Dienstleister abnehmen und Ihnen damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – die nur Sie mit Ihrer Expertise erledigen können – verschaffen?

Vermutlich sind Sie gerade im HR-Bereich oft mit vielen Standardprozessen beschäftigt: Dabei geht es zum Beispiel um das Bescheinigungswesen und das Bewerbermanagement, genau wie die monatliche Lohnabrechnung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. All das ist natürlich wichtig und oft auch dringlich – aber seien wir ehrlich: Das müssen Sie nicht selbst erledigen und einen großen Teil Ihrer kostbaren Zeit in diese Aufgaben investieren. Checken Sie, welche KI-Anwendungen Ihnen helfen können (einen guten Überblick über HR und KI liefert Ihnen dieses Whitepaper) und suchen Sie nach guten Service-Partnern, die Ihnen Aufgaben abnehmen können.

Denn gerade in einer Arbeitswelt, in der Einsteiger aus der Gen Z sinnerfüllende Tätigkeiten verlangen und gleichzeitig eine Vier-Tage-Woche als Ideal angestrebt wird, sollten Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Dingen vergeuden, für die Sie nicht persönlich benötigt werden. Also, gehen Sie mit der Zeit, konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge und Sie werden sehen: Plötzlich haben Sie mehr Zeit als gedacht – und sind gleich noch viel entspannter.