Steuerfreie Sachbezüge: Clever schenken

Spätestens wenn in den Büros die ersten Adventskalender hängen, stellt sich die Frage: Wie können wir unseren Mitarbeitenden zum Jahresende Danke sagen? Ein kleines Präsent, ein Gutschein, ein herzliches Wort: Es gibt viele Möglichkeiten, Wertschätzung auszudrücken, was im hektischen Arbeitsalltag sicherlich manchmal zu kurz kommt. Ein solches Geschenk ist im besten Fall nicht nur persönlich, sondern für Sie als Arbeitgeber auch steuerbegünstigt. Das Stichwort lautet „steuerfreie Sachbezüge“ – und die sind nicht nur zu Weihnachten möglich, sondern Monat für Monat.

Damit gute Absichten nicht zur steuerlichen Stolperfalle werden, lohnt ein Blick auf die Rahmenbedingungen, die der Gesetzgeber für steuerfreie Sachbezüge vorgibt. In diesem Beitrag beantworten wir Ihnen deshalb die wichtigsten Fragen:

• Welche Sachbezüge sind steuerfrei möglich und welche Regeln gelten?
• Wie unterscheiden sich steuerfreie Sachbezüge von persönlichen Aufmerksamkeiten?
• Weshalb lohnt es sich, ein Geschenk bei der betrieblichen Weihnachtsfeier zu überreichen?
• Was müssen Sie bei Präsenten für Geschäftskontakte beachten?

Außerdem zeigen wir Ihnen auf, wie Ihre HR-Software Sie dabei unterstützt, Aufwand zu minimieren und Freude zu maximieren. Und Lennart Reichert, Experte für Entgeltoptimierung von der Lohnkonzepte GmbH, gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Belegschaft mit cleveren Lohnbausteinen das ganze Jahr über glücklich machen.

Steuerfreier Benefit: Sachbezüge mit Herz und Verstand planen

Klar, eine Gehaltserhöhung kommt immer gut an, nicht nur zu Weihnachten. Doch auch steuerfreie Sachbezüge machen Freude – auf Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite. Sie sind eine attraktive Option, die Vergütung zu verbessern ohne die Lohnnebenkosten zu belasten. Ob Tankgutschein, Fitnesszuschuss oder Guthabenkarte für Einzelhandel und Gastronomie: Als Arbeitgeber können Sie jedem Beschäftigten monatlich bis zu 50 Euro netto steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Diese vier Aspekte müssen Sie dabei berücksichtigen:

1. Steuerfreie Sachbezüge werden niemals bar ausgezahlt. Es handelt sich um Zuwendungen in Geldeswert, deshalb spricht man auch von geldwertem Vorteil. Gutscheine und Geldkarten sind nur dann steuerfrei, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen (vgl. § 8 Abs. 1 Satz 2 EstG).
2. Es handelt sich dabei nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze pro Monat. Überschreiten Sie diese Grenze um nur einen Cent, wird die gesamte Summe steuer- und sozialversicherungspflichtig.
3. Die monatliche Grenze gilt pro Mitarbeitenden. Die Beträge dürfen auf Arbeitgeberseite nicht über mehrere Monate angesammelt werden und es gilt das Zuflussprinzip. Entscheidend ist also der Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmende den Sachbezug erhält. Wann er/sie diesen einlöst, obliegt natürlich ihm.
4. Rechnungen und Gutscheinlisten müssen als Nachweis prüfbar und nachvollziehbar abgelegt werden, am besten digital in der HR- oder Payroll-Software. Bestenfalls weisen Sie derartige Zuwendungen auch in der Lohnabrechnung aus.

„Neben den klassischen Sachbezügen gibt es weitere Goodies, über die sich jede/r in Ihrem Unternehmen freuen wird: Bis zu 112,50 Euro netto sind als steuerfreier Essenszuschuss Monat für Monat möglich und werden mit dem Gehalt ausgezahlt“, erklärt Lennart Reichert von der Lohnkonzepte GmbH. „Auch das Jobticket kann ein Arbeitgeber unter bestimmten Bedingungen steuerfrei und vergünstigt anbieten.“ Wenn Sie also den rechtlichen Rahmen kennen, ist Ihr Gestaltungsspielraum groß, um Ihren Mitarbeitenden eine Freude zu bereiten. Das geht übrigens auch mit einem Geschenk zum Geburtstag oder einem Präsent bei der Weihnachtsfeier… 
 

Steuerfreier Sachbezug oder persönliche Aufmerksamkeit: Was gilt wann?

Neben den steuerfreien Sachbezügen in Höhe von 50 Euro pro Monat können Sie Ihren Beschäftigten bis zu dreimal im Jahr eine persönliche Aufmerksamkeit überreichen, die jeweils maximal 60 Euro brutto kosten darf. Die Lohnsteuer-Richtlinie R 19.6 nennt Beispiele für mögliche Aufmerksamkeiten: etwa Blumen, Genussmittel oder ein Buch oder Tonträger. Entscheidend ist, dass es sich um ein besonderes persönliches Ereignis des Arbeitnehmenden oder einer/eines Angehörigen, der/die im selben Haushalt lebt, handelt.

Da es sich auch hier um eine Freigrenze handelt, muss das Geschenk vollständig versteuert werden, wenn es teurer als 60 Euro ist. Anlass für die Aufmerksamkeit kann der Geburtstag, die Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder ein Arbeitnehmerjubiläum sein. Davon klar abzugrenzen sind Feste, die alle gleichermaßen betreffen. Wird ein allgemeiner Feiertag wie Weihnachten als Anlass zum Schenken genommen, greift die 60-Euro-Grenze nicht.

Geschenkübergabe bei der betrieblichen Weihnachtsfeier

Was also tun, wenn Sie bereits steuerfreie Sachbezüge in Höhe von 50 Euro monatlich gewähren und Sie Ihrer Belegschaft zu Weihnachten ein Geschenk machen möchten, ohne dass das Finanzamt mitfeiert? Hierfür gibt es eine Lösung – sofern Sie das Präsent bei der betrieblichen Weihnachtsfeier überreichen:

Bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier sollten Sie ein Budget von 110 Euro pro teilnehmenden Mitarbeitenden im Blick behalten. Bei bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr ist dieser Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EstG, dass die Feier allen Arbeitnehmer:innen eines Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Wichtig: Rechnen Sie alle mit der Feier verbundenen Kosten ein, also beispielsweise Raummiete, Catering, Deko, Unterhaltungsprogramm und eben auch Geschenke. Die Gesamtsumme wird durch die Anzahl der Teilnehmenden geteilt. Begleitpersonen zählen mit.

No-Shows zu Weihnachten: Wenn unerwartet doch nicht mitgefeiert wird

Mit dem Urteil VI R 31/18 hat der Bundesfinanzhof 2021 eine wichtige Grenze gezogen, wodurch Arbeitgebern die „No-Show-Rate“ im Zweifelsfall zusätzliche Kosten verursacht: Wenn sich für Ihre Weihnachtsfeier 200 Personen anmelden und 25 Personen nicht erscheinen, müssen Sie die Gesamtkosten durch die 175 tatsächlich teilnehmenden Personen teilen. Jeder Cent, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt, zählt als Arbeitslohn und muss versteuert werden. „Hier gibt es dann aber wiederum die Möglichkeit zur vergünstigten Besteuerung – sozialversicherungsfrei und mit einem pauschalen Lohnsteuersatz von 25 Prozent“, sagt Lennart Reichert.

Sie haben die steuerfreien Sachbezüge genau wie das Budget für die Weihnachtsfeier bereits ausgereizt oder es soll einfach ein bisschen mehr für Ihre Belegschaft sein? Auch hier hat der Experte für Entgeltoptimierung einen Tipp: „Sehr beliebt und gleichzeitig wenig bekannt ist die sogenannte Erholungsbeihilfe. Sie darf jährlich bis zu 156 Euro für den Mitarbeitenden, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro je Kind betragen – und ist pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Voraussetzung dafür ist, dass innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Zuwendung mindestens ein Urlaubstag genommen wird. Gerade um Weihnachten und den Jahreswechsel lässt sich das meist problemlos einrichten.“

Exkurs: (Weihnachts-)Geschenke für Geschäftspartner

Auch unter Geschäftspartnern gehören kleine Aufmerksamkeiten in der Weihnachtszeit dazu. Steuerlich gelten hier andere Regeln als bei Präsenten für die eigenen Beschäftigten. Grundsätzlich müssen Geschenke an Geschäftspartner betrieblich veranlasst sein und es darf keine Gegenleistung damit verbunden sein. Genau hinschauen müssen Sie beim Wert des Geschenks:

• Bis 10 Euro Anschaffungs- oder Herstellungskosten gelten Streuartikel wie Kugelschreiber oder Kalender als nicht aufzeichnungspflichtige Aufmerksamkeiten.
• Bis 50 Euro pro Person und Jahr können Präsente steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sofern die Freigrenze eingehalten wird. Ist ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, gilt die Grenze ohne Umsatzsteuer (netto). Wer die Vorsteuer nicht abziehen darf, muss die Umsatzsteuer einrechnen.
• Für höherwertige Präsente besteht die Option der Pauschalversteuerung mit 30 Prozent nach § 37b EstG. Das ist zwar nicht verpflichtend, empfiehlt sich aber dennoch, um unangenehme Überraschungen beim Beschenkten zu vermeiden.

Eine Ausnahme bilden Geschenke, die ausschließlich betrieblich genutzt werden. Ein Beispiel: Sie schenken Ihrem Geschäftspartner für das neue Office einen Kaffeevollautomaten mit Ihrem Logo. Derartige Zuwendungen können voll als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Steuerlich sicher und sorglos schenken – dank passender HR-Software und Outsourcing

So schön das Schenken auch ist, es gelten klare Regeln. Damit die Freude nicht zur administrativenLast wird und Sie die steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen, sind korrekte Planung, Erfassung und Dokumentation entscheidend. Die passende Software leistet dabei wertvolle Unterstützung und automatisiert vieles, was früher sehr zeitaufwendig war. Sachbezüge monatlich oder anlassbezogen verwalten, gesetzliche Grenzen automatisch prüfen und Belege revisionssicher hinterlegen: All das lässt sich digital umsetzen. Und Ihr HR-Team behält den Überblick und sorgt dafür, dass das Finanzamt auch nach der Bescherung nichts zu beanstanden hat.

Das schönste Geschenk kostet Sie nichts

Bei all den steuerlichen Feinheiten sollte (nicht nur zur Weihnachtszeit) eines nicht zu kurz kommen: echte Wertschätzung. Wie wäre es daher zum Abschluss des Jahres mit einer Team-Aktion? Jedes Teammitglied schreibt für jede Person auf, was ihn oder sie in den vergangenen Monaten besonders begeistert oder beeindruckt hat. Ein ehrliches Feedback. Eine kleine Anekdote. Ein Moment echter Verbindung. Ein so persönliches Geschenk ist nicht nur steuerfrei – es ist einfach unbezahlbar.