Steuerberater oder Payroll-Partner?

Wie fänden Sie es, wenn bei Ihrer eigenen Gehaltsabrechnung etwas nicht stimmt? Ein falscher Betrag, eine fehlende Zulage oder gar eine verspätete Zahlung: Genau das kann schnell passieren, wenn beim komplexen Payroll-Prozess nicht alles zuverlässig läuft – und dann nicht nur einmal, sondern gleich bei all Ihren Mitarbeitenden und im Zweifel sogar Monat für Monat.

Payroll entscheidet über Vertrauen. Der Prozess betrifft jede Person im Unternehmen, unmittelbar und regelmäßig. Sensible persönliche Daten treffen auf gesetzliche Vorgaben, Fristen, Sonderregelungen und individuelle Vereinbarungen. Für HR entsteht daraus ein Spannungsfeld: höchste Erwartung nach außen, steigende Komplexität nach innen und kein Spielraum für Fehler. Eine falsche Berechnung oder eine Verzögerung im Abrechnungsprozess hat Folgen. Sie kann rechtliche Risiken nach sich ziehen, finanzielle Nacharbeiten auslösen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden spürbar beeinträchtigen. Entsprechend hoch ist die Verantwortung, die HR hier trägt.
 

Ein Ansprechpartner für Buchhaltung, Steuern – und Payroll

Aus gutem Grund greifen viele Unternehmen von Beginn an auf externes Know-how für Buchhaltung und Steuer zu. Der Steuerberater wird wichtiger Ansprechpartner, nach und nach wächst das Vertrauen, Abläufe werden immer besser aufeinander abgestimmt. Und schließlich übernimmt er auch die Verantwortung für die Gehaltsabrechnungen. Für den Einstieg ist das praktisch: vertrauter Ansprechpartner, bekannte Prozesse und eine kosteneffiziente Lösung.
Klar, Steuerberater sind Profis für Zahlen und Steuern, aber eben nicht für alle HR-spezifischen Details. Gesetzesanpassungen, variable Vergütungen, Sonderzahlungen, Benefits, internationale Mitarbeitende und vieles mehr erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit, personelle Kapazitäten und natürlich allzeit aktuelles Know-how. „Allein zum Jahreswechsel gibt es unzählige Neuerungen und Anpassungen, für die es keinen Aufschub gibt“, erklärt unsere HR-Expertin Michelle Steinmetz. „Ganz konkret sprechen wir in diesem Jahr über zwei neue ELStAM-Merkmale, das digitale Verfahren DaBPV in der Pflegeversicherung, Anpassungen bei der Dienstwagenabrechnung und über eine neue Version für den Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen. Und das sind nur einige Beispiele.“

Mögliche Risiken der „nebenbei-Payroll“

Wenn der Steuerberater die Gehaltsabrechnung nebenbei übernimmt, zeigt sich in der Praxis mit der Zeit oft, dass ein spezialisierter Dienstleister, der sich voll auf den Payroll-Prozess konzentriert, langfristig effizienter ist. Typische Herausforderungen lassen sich in folgende fünf Bereiche unterteilen:

• Abrechnungsgenauigkeit: Geleistete (Über-)Stunden, Urlaubsansprüche und Sozialabgaben müssen für jeden Mitarbeitenden korrekt berechnet werden.
• Vielzahl an komplexen Themen: Bei Elternzeit, Kurzarbeit, Firmenwagen, betrieblicher Altersvorsorge und vielen weiteren Aspekten gibt es genaue Regelungen.
• Branchenspezifische und individuelle Sonderfälle: Persönliche Zuschläge, Minijobs oder branchenbezogene Besonderheiten erfordern Spezialwissen.
• Kommunikation und Beratung: Förderungen, steuerliche Gestaltungsspielräume und Optimierungsmöglichkeiten sollten bestmöglich genutzt werden.
• Erreichbarkeit und Support: Rückfragen müssen kurzfristig geklärt werden können.

Diese Punkte zeigen: Payroll erfordert aktuelles HR-Know-how, spezialisierte Tools und klare Prozesse. Oder anders gesagt: Es braucht Ressourcen, die ein Steuerberater im Tagesgeschäft nicht immer durchgehend bieten kann.
 

Checkliste: Woran erkennen Sie, dass es Zeit für einen Wechsel ist?

Für kleine und mittlere Unternehmen reicht ein guter Steuerberater oft aus, um bei allen steuerlichen Aspekten und auch bei der Gehaltsabrechnung auf der sicheren Seite zu sein. Mit zunehmendem Wachstum und komplexer werdenden Unternehmensstrukturen kann das „Payroll-nebenbei-Modell“ jedoch rasch an Grenzen stoßen. „Steuer und Buchhaltung sind genau wie Payroll höchst anspruchsvolle und geschäftskritische Themengebiete. Es ist nur logisch, für diese Bereiche jeweils auf Spezialisten zu setzen“, sagt Michelle Steinmetz von der VRG. „Ab wann es sinnvoll ist, die Gehaltsabrechnung in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters zu legen, hängt von der individuellen Unternehmenssituation, der Komplexität der Abrechnung und dem Wunsch nach Entlastung ab.“

Folgende Checkliste soll Ihnen dabei Orientierung geben. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten, desto sinnvoller ist die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Dienstleister:

1. Wächst Ihr Unternehmen schnell oder hat eine komplexe Organisation?
2. Bieten Sie unterschiedliche Beschäftigungsmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Minijobs)?
3. Haben Sie wiederholt Abweichungen oder Fehler in der Gehaltsabrechnung festgestellt?
4. Haben Sie ein umfassendes Benefit-Angebot (z. B. BAV, Betreuungszuschüsse, Sportangebot)?
5. Können Mitarbeitende auf einem Zeitwertkonto Wertguthaben ansparen (z. B. für Sabbaticals, Pflegezeiten oder Vorruhestand)?
6. Müssen Sie internationale Mitarbeitende abrechnen?
7. Gibt es in Ihrer Branche Besonderheiten (z. B. Baulohn im Baugewerbe, Tarifverträge im öffentlichen Dienst, Saisonarbeit in der Landwirtschaft oder Zuschläge im Gastgewerbe)?
8. Finden Sie es schwierig, alle gesetzlichen Änderungen im Blick zu behalten?
9. Verbraucht der Payroll-Prozess zu viel HR-Kapazität und möchten Sie sich stärker auf strategische HR-Aufgaben konzentrieren?
10. Möchten Sie Ihre HR-Prozesse mit digitalen Tools einfacher gestalten (z. B. durch die Einführung von Self Services oder einer digitalen Personalakte)?
     

Zusammenarbeit mit einem Dienstleister – oder: Wie viel Service darf es sein?

Ein Payroll-Dienstleister wird schnell zum verlässlichen Partner im HR-Alltag. Nach einer Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen wählen Sie das passende Outsourcing-Servicemodell: Beim Teilservice werden nur bestimmte Aufgaben ausgelagert, die Verantwortung für Datenpflege und Abrechnungsprüfung bleibt klassischerweise bei Ihnen. Beim Fullservice übernimmt der Dienstleister die Gesamtverantwortung für den Payroll-Prozess: Um Softwareeinrichtung und -administration, Hosting aller Daten, Anbindung an Ihre HR-Systeme, Datenpflege und Prüfung der Abrechnungen bis hin zur Bereitstellung der Verdienstnachweise für Ihre Mitarbeitenden in digitaler Form oder per Post müssen Sie sich dann nicht mehr kümmern.

Ein entscheidender Vorteil ist das transparente, skalierbare Kostenmodell, zum Beispiel mit festen Gebühren pro Mitarbeitenden. „Das schafft Planungssicherheit und zugleich Flexibilität, wenn die Belegschaft wächst oder die Abrechnungen komplexer werden“, so Michelle Steinmetz. Zum Vergleich: Steuerberater berechnen die Vergütung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (§ 34 StBVV). Diese legt für bestimmte Tätigkeiten feste Gebührenspannen fest. Für zusätzliche Leistungen – etwa Beratung oder Sonderfälle – fallen Zeitgebühren an. Dadurch können die Gesamtkosten für Payroll von Monat zu Monat durchaus stark schwanken.
 

Die richtigen Spezialisten an Ihrer Seite – und alles stimmt am Monatsende

Steuerberater bleiben unverzichtbar für Steuer und Buchhaltung – Payroll-Dienstleister entlasten bei der Gehaltsabrechnung und bei HR-Prozessoptimierungen. Mit einem spezialisierten Payroll-Partner laufen Ihre Abrechnungen zuverlässig, selbst bei komplexen Tarifen, Sonderfällen oder internationalen Strukturen. So gewinnt Ihr HR-Team Zeit für strategische Aufgaben, Mitarbeitende erhalten pünktlich ihr Gehalt, Compliance-Risiken werden minimiert. Payroll in professionelle Hände zu geben bedeutet also vor allem eines: endlich den Freiraum schaffen, den HR im Tagesgeschäft so dringend braucht.