7 Tools für Ihre interne Kommunikation

Ob neue Abläufe in Sachen Gehaltstransparenz, Aktionen für mehr Mental Health oder die Info, dass ein Hund ins Büro einzieht: Es gibt viele Dinge, die an die Belegschaft kommuniziert werden wollen. Wer hier auf die richtigen Kanäle setzt, stärkt die Unternehmenskultur, fördert die Interaktion mit den Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass sich alle „mitgenommen“ fühlen. Mit welchen Tools gelingt das am besten? Welches Unternehmen braucht eine eigene App und wann ist das analoge schwarze Brett besser geeignet? Hier gibt es Antworten. 

Welche Kommunikation übernimmt HR? 

Je nach Größe Ihres Unternehmens liegt die interne Unternehmenskommunikation vielleicht gar nicht als Hauptaufgabe im HR-Team – doch wenn es keine eigene Kommunikationsabteilung gibt, springen oft die HRler ein. Und es lohnt sich in jedem Fall, die vielfältigen Möglichkeiten in Sachen Kommunikation mit den Beschäftigten im Blick zu haben. Denn wenn Sie es schaffen wollen, dass alle Mitarbeitenden bei Neuerungen im Unternehmen an Bord sind, dass sie über umfassende Informationen verfügen und auch die Möglichkeit haben, Feedback zu geben, dann ist eine gute Kommunikationskultur essentiell. Und hier erfahren Sie, wie das gelingen kann.  

Wir stellen Ihnen sieben analoge und digitale Tools zur Kommunikation vor und geben Impulse, für welche Informationen dieser Weg geeignet ist – und für welche nicht. 

1. Das schwarze Brett (klassisch oder digital) 

Gibt es das wirklich noch, das altmodische schwarze Brett? Oh ja! Und manchmal ist dieser simple Kommunikationsweg besonders effektiv. Voraussetzungen dafür: Es hängt an einem Ort, an dem wirklich viele Beschäftigte vorbeikommen – und es handelt es sich um ein Unternehmen, das eher wenig auf Remote Work setzt. Denn damit ein schwarzes Brett wirkt, muss es vielfach im Vorbeigehen wahrgenommen werden. 

Was auf diesem Weg kommuniziert werden kann: Ankündigungen für Termine oder Workshops, kurze Infos über betriebliche Änderungen oder relevante Personalwechsel. Der Vorteil, wenn Informationen hier angekündigt werden: Im Gegensatz zu einer Mail, die schnell vom Bildschirm verschwindet, bleiben die Eindrücke länger präsent. So kann die Einladung zu einem „Gesund am Arbeitsplatz“-Workshop vielleicht mit jedem Mal attraktiver erscheinen, wenn man täglich auf dem Weg zur Kantine daran vorbeiläuft. 

Wenn Sie dieses Tool nutzen wollen, aber lieber digital unterwegs sind, kann das schwarze Brett auch durch ein großes Display ersetzt werden, das aktuelle Informationen anzeigt. Das funktioniert genauso, allerdings ohne den Nostalgie-Faktor. 

2. Das klassische Intranet 

Das Intranet kann ein wirkungsvolles Tool sein – wenn es richtig eingesetzt wird. Es darf als zentrale Plattform verstanden werden, über die Beschäftigte auf aktuelle (!) Informationen zugreifen können, immer die passenden Ansprechpartner für ihre Fragen kontaktieren können und auch wichtige Dokumente für die interne Zusammenarbeit finden. Auch die Kollaboration von Teams und das Einholen von Feedback kann über das Intranet stattfinden, je nach dem, wie Sie das Tool einsetzen wollen. 

Drei wichtige Punkte bei einem effektiven Intranet: 

• Personalisierte Oberfläche: Wenn sich die Inhalte je nach Funktion, Team oder Abteilung ändern, macht das die Nutzung des Intranets einfach und zielführend.
• Klarer Informationsfluss: Werden wichtige Dokumente oder Richtlinien im Intranet veröffentlicht, sollten sie immer dort zu finden sein – und nicht bei einer Anpassung beim nächsten Mal per Mail herumgeschickt werden. Ein Intranet wird nur erfolgreich genutzt, wenn es eine verlässliche Anlaufstelle ist.
• Sicherheit und Kontrolle: Vor allem, wenn vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, ist es essenziell, dass die IT-Sicherheit stimmt. Auch der Zugriff sollte klar reglementiert sein, damit alle Beschäftigten diesem Tool zur Kommunikation vertrauen.

Erfüllt Ihr Intranet bereits diese Anforderungen oder könnte es ein Update vertragen? Vielleicht lassen Sie hier wertvolles Potenzial zur Unternehmenskommunikation liegen – ein ehrlicher Blick darauf lohnt sich. 

3. Das Social Intranet

Anders als beim Intranet, das von der HR-Abteilung oder der Unternehmenskommunikation befüllt wird, handelt es sich beim Social Intranet um eine Art soziales Netzwerk innerhalb des Unternehmens. Hier können die Mitarbeitenden selbst Profile anlegen und sich miteinander vernetzen. Es können verschiedene Funktionen integriert werden, z.B. die Diskussion in thematisch passenden Gruppen oder das Abonnieren von Informationen zu bestimmten Themen. 

Ob sich das Social Intranet für Sie als Unternehmen lohnt, hängt stark von der Beteiligung der Beschäftigten ab: Denn nur, wenn das Netzwerk lebt und tatsächlich genutzt wird (neben all den anderen sozialen Netzwerken, die es bereits gibt und die teilweise auch beruflicher Natur sind), dann erfüllt es einen tatsächlichen Zweck. Sehen Sie hier kein großes Potenzial, können Sie sich die Ressourcen sparen und stattdessen lieber als Unternehmen auf LinkedIn aktiv sein. 

4. Messenger-Dienste 

Obwohl die E-Mail noch immer ein klassisches Kommunikationstool ist und es wohl auch noch eine Weile bleibt: Die meisten Unternehmen setzen inzwischen auf Messenger-Dienste, die Echtzeit-Kommunikation erlauben. Ob Slack, Microsoft Teams, Skype oder eine andere Variante: Chat-Tools ermöglichen den direkten und schnellen Kontakt untereinander, ohne dabei die E-Mail-Postfächer zu überfluten. 

Das ist toll für die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander oder auch, um schnelle Fragen mit der Personalabteilung zu klären. Klar ist aber auch: Bei der offiziellen Unternehmenskommunikation stößt ein Messenger-Dienst an seine Grenze. In der Menge der Nachrichten gehen Informationen zu wichtigen Personalwechseln, einer Neuausrichtung der Unternehmensführung oder ähnliches zu schnell unter. Solche Schreiben haben weiterhin eine eigene E-Mail verdient. 

5. Die Mitarbeiter-App 

Eine eigene App fürs Unternehmen? Das klingt komplizierter als es ist, denn es gibt viele Anbieter, die eine Vorlage bereitstellen, die einfach auf das eigene Unternehmen angepasst werden kann. Warum sich das lohnen kann? Per App erhalten die Beschäftigten alle wichtigen Informationen direkt auf ihr Handy (auch eine Installation auf dem Computer ist meist möglich), in dringenden Fällen wird man sogar per Push-Nachricht auf eine offizielle Ankündigung aufmerksam gemacht. 

Die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden ist also höher als durch eine Mitteilung im Intranet. Eine App kann auch die Mitarbeiterbindung steigern und das Onboarding erleichtern, da die Informationen in einer App meist übersichtlich und leicht zugänglich bereitgestellt werden. Die Nachteile: Wer kein Diensthandy hat, muss die App auf dem privaten Gerät installieren, woran sicher nicht jeder Beschäftigte Interesse hat. Und es besteht das Risiko, den älteren Teil der Belegschaft damit zu überfordern. 

Ob sich eine eigene Unternehmens-App lohnt, darf also im Einzelfall entschieden (oder einfach mal getestet) werden. 

6. Lunch-Events oder CEO-Speeches 

Kommunikation passiert, wenn Menschen miteinander sprechen – und das darf auch mal ganz persönlich sein. Sie können im Unternehmen kleine Lunch-Formate zu verschiedenen Themen organisieren (oder einfach ein gemeinsames Mittagessen, bei dem Beschäftigte verschiedener Abteilungen zusammenkommen) oder Sie bringen den Chef bzw. die Chefin öfter mit der Belegschaft zusammen. 

Bei einer sogenannten CEO-Speech nimmt sich die Geschäftsführung Zeit, um ins Gespräch zu kommen. Dabei muss es nicht immer im ganz offiziellen Rahmen um die Ausrichtung fürs kommende Geschäftsjahr gehen – auch Themen wie einzelne Werte des Unternehmens oder persönliche Erkenntnisse sind geeignet. Wichtig hierbei: Als Format in loser Abfolge eignet sich ein solches Event für die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung, für die Kommunikation von Informationen, die alle Mitarbeitenden erhalten sollen, ist es weniger geeignet. 

7. Der Unternehmens-Podcasts

Podcasts sind derzeit angesagt und ein beliebtes Kommunikationstool geworden. Gilt das auch für die interne Unternehmenskommunikation? Fakt ist: Es gibt große Arbeitgeber, die bereits „Corporate Podcasts“ anbieten, Einblicke ins Unternehmen liefern, Führungskräfte interviewen oder ähnliches. Das dient dem Employer Branding und der positiven Markenbildung insgesamt. 

Wer einen Podcast auch für die interne Kommunikation nutzen möchte, geht damit definitiv einen modernen Weg, sollte allerdings auch die Einschränkungen kennen: Einerseits ist die Produktion eines professionell wirkenden Podcasts aufwendig und teuer, gleichzeitig ist vorab nicht einzuschätzen, wie viele Beschäftigte auf diesem Kanal wirklich erreicht werden. Sie können es also mal ausprobieren und beispielsweise Audiodateien im Intranet hochladen – zur Pflicht ist ein Podcast in der Unternehmenskommunikation bislang aber nicht geworden. 

Was lohnt sich für Sie? 

Sie haben jetzt einen Überblick bekommen, welche klassischen und neuen Tools es für die interne Unternehmenskommunikation gibt. Wenn Sie jetzt entscheiden wollen, was sich für Sie lohnt, helfen die folgenden Fragen: 

• Welches Ziel verfolgen Sie mit der internen Unternehmenskommunikation? Und wie zahlt welches Tool darauf ein?
• Sind die Strukturen für eine der Maßnahmen bereits vorhanden oder müssen Sie neu erschaffen werden? Wie hoch sind die Kosten, welches Budget steht zur Verfügung?
• Wie einfach lässt sich das Tool im Unternehmen einführen? Bei welcher Variante ist von der höchsten Akzeptanz auszugehen?
• Welche Reichweite können Sie mit welcher Strategie erzielen?
• Wer ist für die Kommunikation über das Tool verantwortlich und wo liegen hier die individuellen Präferenzen? Nur, wenn das Tool konsequent und mit einer gewissen Leidenschaft genutzt oder befüllt wird, zahlt sich der Einsatz am Ende aus. 

Wofür Sie sich auch entscheiden: Wir wünschen viel Erfolg und eine produktive Kommunikation auf allen Wegen!