Digital aufgeräumt ins neue HR-Jahr 2026

Keine Papierstapel, keine Akten, keine Post Its: Ist es nicht ein gutes Gefühl, im Januar an einem aufgeräumten Schreibtisch ins neue Jahr zu starten? Bestenfalls sieht es auch in der digitalen Arbeitsumgebung genauso aus und Sie können sich von unnötigen Daten auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und lokalen Ablagen trennen.
Der Jahreswechsel ist der perfekte Moment für eine Dateninventur, zumal bestimmte Dokumente jetzt auch ihre Aufbewahrungsfrist hinter sich haben. Das Aufräumen Ihrer HR-Daten bringt Ihnen gleich mehrere Vorteile: Es schafft Ordnung und reduziert Verwaltungsaufwand, es schützt vor Compliance-Risiken und spart Speicherplatz. Anders gesagt: Aufräumen ist einfach nachhaltig! Nutzen Sie also die kommenden Wochen, um Platz in der analogen und digitalen Welt zu schaffen.

Wir verraten Ihnen, wie lange Sie welche HR-Unterlagen aufbewahren müssen und in welchen Schritten Sie ein zuverlässiges Löschkonzept aufbauen. Und Sie erfahren, wie eine digitale Aktenlösung hilft, dauerhaft Struktur in Ihre Daten zu bringen. Außerdem haben wir eine Expertin für Datensouveränität, IT-Sicherheit und Datenschutz befragt: Prof. Dr. Indra Spiecker, Inhaberin des Lehrstuhls und Direktorin des Instituts für Digitalisierung an der Universität zu Köln. Sie gibt Tipps, wie Unternehmen entgegen der „Eichhörnchen-Mentalität“ etwas mehr „Datensparsamkeit“ in ihrer Kultur verankern, und was Sie tun können, um Ihre Mitarbeitenden zum Daten-Detox zu motivieren.

Alles in bester Ordnung bei HR: Was dürfen und was müssen Sie löschen?

In kaum einem Bereich gibt es so viele Daten wie im Personalwesen. Gehaltsabrechnungen, E-Mails, Personalakten, Bewerbungen und vieles mehr sammeln sich schnell zu immensen Datenbergen an. Nicht alles darf oder muss unbegrenzt gespeichert bleiben. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist neben dem Jahreswechsel ein guter Anlass, Aufbewahrungsfristen zu prüfen: Das BEG IV sieht vor, dass Buchungsbelege nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Manche HR-Dokumente dürfen Sie jetzt also früher löschen, sofern keine laufenden Verfahren oder Prüfungen dagegensprechen.

Und wie steht es um allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsverträge und -zeugnisse? Aufgrund der regelmäßigen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von drei Jahren. Von Dokumenten mit Bezug zum Steuerrecht – wie es bei Lohnabrechnungen und Gehaltsbelegen der Fall ist – dürfen Sie sich laut § 41 EstG nach sechs Jahren trennen. Achtung: Sind diese für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (siehe § 147 AO und § 257 HGB). Unterlagen zu Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge müssen Sie gemäß Betriebsrentengesetz (§ 18a BetrAVG) sogar 30 Jahre lang im Zugriff haben. Und dann gibt es noch berufsrechtliche und tarifliche Sonderregelungen zur Aufbewahrung von Personaldokumenten – insbesondere im öffentlichen Dienst und bei bestimmten Berufsgruppen.

Bye-bye Bewerberdaten und Abmahnungen – dank DSGVO

Während manche Daten natürlich auch länger aufbewahrt werden dürfen, gibt es wiederum andere, die Sie zwingend löschen müssen. Das betrifft insbesondere Daten von Bewerber:innen. Sobald ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen und der Zweck der Datenspeicherung entfallen ist, greift die DSGVO. Auf digitalem Weg eingegangene Bewerbungsunterlagen sollten spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden. Das gilt nicht, wenn der oder die Bewerbende einer längeren Speicherung – etwa für einen Talentpool – ausdrücklich zugestimmt hat.

Was leider noch zu häufig im Bewerbungsprozess vorkommt: Lebensläufe werden per E-Mail an Fachabteilungen weitergeleitet. Das ist bequem, aber nicht DSGVO-konform, denn die Kopien in verschiedenen Postfächern lassen sich nicht mehr kontrollieren, geschweige denn rechtzeitig löschen. Besser ist der >> Einsatz eines Bewerbermanagementsystems mit klarem Rollen- und Berechtigungskonzept, das Daten zentral verwaltet und Löschroutinen unterstützt.

Auch bei Abmahnungen ist Vorsicht geboten: Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt entschied am 23. November 2018 (5 Sa 7/17), dass Abmahnungen nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses aus der Personalakte zu entfernen sind, ohne dass der ehemalige Mitarbeitende dies verlangt. Ein Urteil, das als Präzedenzfall für die Anwendung der DSGVO im arbeitsrechtlichen Kontext gilt.

Schritt für Schritt zum Löschkonzept

Bei der Menge an (personenbezogenen) Daten in HR wirkt es wie eine kaum zu bewältigende Herausforderung, hier den Überblick zu bewahren – und vor allem jederzeit rechtssicher unterwegs zu sein. „Um Mitarbeiter:innen zu entlasten und gleichzeitig den eigenen Verpflichtungen zum sicheren Datenumgang zu entsprechen, empfiehlt es sich, auf technische Löschkonzepte zu setzen“, erklärt Prof. Dr. Indra Spiecker. Ziel ist es, den Löschprozess dauerhaft systematisch, nachvollziehbar und vor allem rechts- und datenschutzkonform zu gestalten.
Für die Implementierung eines Löschkonzepts empfiehlt sich ein Vorgehen in fünf Schritten:

1. Dateninventur: Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle HR-Daten, die digital auf Servern, in Systemen oder Postfächern und physisch in Akten gespeichert werden. Kategorisieren Sie diese und definieren Sie jeweils den Zweck der Speicherung.
2. Fristenmanagement: Dokumentieren Sie, welche Aufbewahrungsfrist für die einzelnen Datenkategorien aufgrund welcher rechtlichen Vorgabe oder arbeitsrechtlichen Regelung gilt.
3. Definition von Löschregeln und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, welche Daten nach welcher Frist gelöscht werden sollen. Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten, wer für die Löschung welcher Daten zuständig ist (HR, IT, Datenschutzbeauftragte).
4. Implementierung: Definieren Sie, wie die (technische) Umsetzung des Löschprozesses erfolgt. Bestenfalls nutzen Sie dabei automatisierte Workflows.
5. Dokumentation und Kontrolle: Dokumentieren Sie den gesamten Prozess schriftlich und prüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihres Löschkonzepts. Das schafft Sicherheit, Klarheit und schützt bei möglichen Überprüfungen.

Ordnung mit System – und digitaler Personalakte

Ein entscheidender Schritt hin zu mehr Struktur und einem automatisierten Fristenmanagement ist die >> Einführung einer digitalen Personalakte. Sie ermöglicht eine zentrale, sichere und nachvollziehbare Verwaltung sämtlicher Personaldokumente: vom Arbeitsvertrag über Krankmeldungen bis hin zu Zwischenzeugnissen oder Zertifikaten. Damit verschwindet das Papierchaos in der HR-Abteilung – zusammen mit dem Risiko, dass Dokumente in Postfächern oder Aktenordnern vergessen werden.

Video zur digitalen Personalakte ansehen

Und die vermeintlich große Umstiegshürde? Sie ist in der Praxis kleiner, als viele denken: Digitale Aktenlösungen bilden HR-Standardprozesse über intelligente Templates ab, die sich schnell an Ihre Abläufe anpassen lassen. Schnittstellen zu HR- und Payroll-Systemen sorgen dafür, dass Ihre Daten automatisch übernommen werden. Und ein erfahrener Scandienstleister unterstützt Sie, bestehende Papierakten zügig zu digitalisieren. So wird die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen nicht dem Zufall überlassen, sondern technisch gesteuert und nachvollziehbar dokumentiert. Gleichzeitig schaffen Sie ein revisionssicheres System, das Ordnung schafft. Und zwar dauerhaft.

Der Datenflut im Arbeitsalltag mutig begegnen

Rein technisch betrachtet haben Sie mit einer digitalen Personalakte die beste Lösung an der Hand. Doch beim Blick auf die alltägliche Datenflut darf einer nicht vergessen werden: der Mensch. Prof. Dr. Indra Spiecker erklärt das genauer: „Es besteht zum einen die Sorge, dass wichtige Informationen vernichtet werden – etwa mit denen gegenüber dem Finanzamt oder in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten Nachweise führen zu können. Zudem gibt es eine ‚Eichhörnchen-Mentalität‘, die durch neue IT-Tools wie KI noch befördert wird: Was man hat, das hat man. Psychologisch wird das durch den ‚Status-Quo-Bias‘ unterstützt: Wir bewerten, was wir haben, höher als das, was wir nicht haben und geben daher das, was wir haben, nur schwer auf.“

Was können Sie also tun, um Ihre Mitarbeitenden (nicht nur zum Jahresende) zu digitaler Ordnung und Datenhygiene zu motivieren? „Unternehmen können eine Kultur pflegen, die datensparsam ausgerichtet ist, indem zum Beispiel ermutigt wird, Mails zu löschen, Vorgänge und Akten knapp und konzentriert auf das Wesentliche zu halten, personenbezogene Daten möglichst schnell zu löschen“, so Prof. Dr. Indra Spiecker. „Es ist kontraproduktiv, wenn verbal Datenhygiene als Konzept des Unternehmens vorgestellt wird, gleichzeitig aber zum Beispiel gezielt darauf hingewirkt wird, möglichst viele Daten bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen zu sammeln.“

Das gute Gefühl von (digitaler) Ordnung

Mit etwas Disziplin und einer digitalen Aktenlösung können Sie nicht nur Ordnung schaffen, sondern auch Energie und Ressourcen sparen – für einen rundum guten Start ins neue Jahr. Und wer den Überblick bei Daten und Fristen behält, schützt sich gleich doppelt: vor Bußgeldern genau wie vor unnötigem Verwaltungsaufwand. Denn weniger Daten bedeuten weniger Risiken, weniger Speicherbedarf und mehr Klarheit im HR-Alltag.

Am Ende ist auch das Thema „Aufräumen“ eine Frage der Perspektive: Rechtssichere Datenlöschung ist mit einem technisch umgesetzten Löschkonzept keine lästige Pflicht, sondern ein echter Effizienztreiber. Aufräumen braucht System – aber es lohnt sich. Denn mal ehrlich: Ein aufgeräumtes HR-System fühlt sich doch mindestens genauso gut an wie ein ordentlicher Arbeitsplatz im Januar.