Arbeitsverträge & -zeugnisse digital erstellen

Wann haben Sie zuletzt einen Deal per Handschlag besiegelt? Ein Vertrag kann auf unterschiedlichen Wegen entstehen: mündlich, schriftlich oder durch konkludentes Handeln. Das gilt auch für Arbeitsverträge, allerdings ergibt sich aus dem Nachweisgesetz (NachwG) die Pflicht, die wesentlichen Vertragsbedingungen festzuhalten und dem Arbeitnehmenden auszuhändigen. Arbeitsverträge sind das Fundament der Zusammenarbeit: Sie regeln Rechte und Pflichten und schützen im Streitfall. Und bisher bedeutete das jede Menge Papierkram. Doch mit Inkrafttreten des vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zum 1. Januar 2025 können Sie diesen Prozess guten Gewissens in die digitale Welt verlagern.

Das eröffnet neue Möglichkeiten – und wirft Fragen auf: Wann braucht es welche Form der elektronischen Signatur? In welchen Ausnahmefällen braucht es noch „wet ink“, also eine handschriftliche Unterschrift auf Papier? Und was gilt für Arbeitszeugnisse? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Begrifflichkeiten und beleuchten die rechtlichen Grundlagen rund um Arbeitsverträge und Zeugnisse. Wie Sie und Ihr HR-Team diese in der Praxis umsetzen können und warum eine digitale Personalakte Ihre HR-Arbeit nachhaltig erleichtern wird? Auch hierauf geben wir Ihnen Antworten. 

Tinte braucht Zeit – digitale Prozesse nicht

Die Digitalisierung zentraler HR-Dokumente und -Abläufe bedeutet weit mehr als nur weniger Papierstapel im Büro. 
Sie verschafft Ihrer Personalabteilung messbare Vorteile:

• Schneller: Digitale Dokumente lassen sich effizienter erstellen, bearbeiten und unterzeichnen.
• Transparenter: Abläufe und Entscheidungen werden klar dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
• Rechtskonform: Geeignete Signaturverfahren gewährleisten Compliance.
• Ressourcenschonend: Archivierung, Suche und Verwaltung von Dokumenten erfolgen digital – und damit schneller und ganz ohne Papier.

Digitale Unterschrift und elektronische Signatur: Was ist was?

Wenn Sie bei Arbeitsvertrag und Zeugnis künftig auf die digitale Variante umstellen möchten, lohnt sich vorab ein genauer Blick auf die digitalen Unterzeichnungsmöglichkeiten und die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur. Alle wichtigen Definitionen liefert die EU Verordnung 910/2014 für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen (kurz: eIDAS). Wichtig: Nicht jede digitale Unterschrift ist automatisch eine rechtsgültige Signatur! Damit Sie Ihre HR-Dokumente mit der richtigen Signaturform unterzeichnen, sollten Sie folgende Unterschiede kennen:

Digitale Unterschrift wird oft als Sammelbegriff für jegliche Form der elektronischen Signatur verwendet und kann somit auch eine eingescannte Unterschrift in JPG-Form bezeichnen. Was dann aussieht wie eine „echte“ handschriftliche Unterschrift, reicht nicht immer aus, um die Rechtsvorgaben zu erfüllen.

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die niedrigste Stufe der digitalen Unterschrift und ist prinzipiell leicht fälschbar. Ein Beispiel für eine EES ist eine eingescannte Unterschrift, die Bewerbende typischerweise für ihren digitalen Lebenslauf nutzen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet im Vergleich zur EES ein höheres Sicherheitsniveau. Sie ist durch ein digitales Zertifikat eindeutig einer Person zugeordnet.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherte Form der digitalen Unterschrift und hat EU-weit laut eIDAS „die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift“. Technisch betrachtet basieren sowohl FES als auch QES auf einem Sicherheitszertifikat, allerdings ist bei der QES ein sogenannter qualifizierter elektronischer Vertrauensdiensteanbieter zwischengeschaltet.

Immer dann, wenn das Gesetz die Schriftform fordert, braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur, damit Dokumente als original unterschrieben gelten. Reicht bei einem HR-Dokument die Textform aus, können die einfache oder die fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet werden. Für HR ist damit klar: Wer Arbeitsverträge oder Zeugnisse digital rechtswirksam erstellen will, muss auf die Details achten. Und wie immer gibt es Ausnahmen…

Digitale Arbeitsverträge: Was geht digital und was (noch) nicht?

Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag reicht die Textform – und damit die einfache elektronische Signatur. Bei der digitalen Übermittlung müssen Sie dann folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. Das Dokument muss für den Arbeitnehmenden zugänglich sein.
2. Es muss gespeichert und ausgedruckt werden können.
3. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmenden mit der Übermittlung auffordern, 
   einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Konkret heißt das, Sie können einen Arbeitsvertrag beispielsweise per Fingerbewegung auf Tablet oder Touchpad unterzeichnet und anschließend als PDF per Mail verschicken. Fordern Sie in jedem Fall eine Empfangsbestätigung ein, damit der Zugang nachweisbar ist.

Mit Blick auf die Signatur sieht es anders aus, wenn ein Arbeitsverhältnis in zeitglich begrenzter Form geschlossen werden soll: Der befristete Arbeitsvertrag bedarf laut Gesetz (§ 14 Abs. 4 TzBfG) der Schriftform. Und wird diese nicht auf Papier, sondern digital umgesetzt, braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur. Falls eine andere elektronische Signatur als die QES genutzt wird, ist die Befristung unwirksam und aus dem befristet geplanten Arbeitsverhältnis wird ein unbefristetes – so entschieden das Arbeitsgericht Berlin (Urteil vom 28.09.2021, Az. 36 Ca 15296/20) und das Landesarbeitsarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Urteil vom 16.03.2022, Az. 23 Sa 1133/21).

Und was gilt bei einer Regelaltersgrenze als Befristung? Enthält der Arbeitsvertrag eine Vereinbarung, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, reicht wiederum die Textform und damit eine einfache elektronische Signatur.

Eine Sonderregelung gibt es für Branchen mit Schwarzarbeitsrisiko, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a SchwarzArbG) definiert sind: Hier braucht es weiterhin Papierverträge mit handschriftlicher Unterschrift. Betroffen sind unter anderem Bau, Gastronomie, Spedition und Logistik, Schausteller, Fleischwirtschaft und Sicherheitsgewerbe.

Digitale Arbeitszeugnisse: Was geht digital und was (noch) nicht?

Neben Arbeitsverträgen rückt mit dem BEG IV ein weiteres zentrales HR-Dokument in den Fokus der Digitalisierung: das Zeugnis. Was für Ausbildungszeugnisse seit 1. August 2024 gilt, ist jetzt auch für das klassische Arbeitszeugnis möglich: Seit 1. Januar 2025 kann es in digitaler Form rechtssicher ausgestellt werden. Dazu müssen lediglich zwei Anforderungen erfüllt sein:

1. Der Mitarbeitende gibt seine Zustimmung für ein Arbeitszeugnis in digitaler Form.
2. Das Zeugnis wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet, die einen fälschungssicheren Zeitstempel enthält.

Die Möglichkeit der digitalen Zeugnisausstellung ist damit mehr als nur ein rechtliches Update: Sie ist ein wichtiger Schritt hin zu schlanken, papierfreien HR-Prozessen.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt in die digitale HR-Welt

In der Praxis zeigt sich: Ganz ohne Papier wird es für den Moment noch nicht gehen. Für HR-Teams lohnt es sich daher, auf moderne, hybride Lösungen zu setzen: Verträge und Zeugnisse können digital vorbereitet, geprüft, freigegeben und in den meisten Fällen auch unterzeichnet werden – und nur dort, wo es erforderlich ist, ergänzt man die Papierform.
Damit diese Mischformen reibungslos funktionieren, braucht es klare interne Abläufe und definierte Workflows – und eine HR-Software, die den digitalen Signaturprozess unterstützt:

• Legen Sie fest, welches Dokument welche Signaturstufe benötigt (EES/FES/QES) und wer zeichnungsberechtigt ist.
• Dokumentieren Sie den Zugang digital per Empfangsbestätigung.
• Achten Sie auf klare Datumsregeln (z. B. letzter Arbeitstag im Zeugnis).
• Nutzen Sie verifizierte Vertrauensdiensteanbieter und regeln Sie Rollen, Vertretungen und Freigaben verbindlich.

Hybride Szenarien smart zusammenführen – in der digitalen Personalakte

Das Herzstück für moderne HR-Administration bildet dabei die digitale Personalakte. Sie ermöglicht es, alle HR-Dokumente zentral und revisionssicher zu speichern – unabhängig davon, ob es sich um ein digital signiertes Original oder um den Scan eines Papierdokuments handelt. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur befugte Personen Einblick in die sensiblen Daten erhalten, während die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen jederzeit gewährleistet ist.

Die digitale Personalakte beweist ihren Mehrwert besonders in hybriden Szenarien: Selbst wenn Papier per Gesetz nötig ist, bleibt die Verwaltung digital möglich. So behält Ihr HR-Team den vollständigen Überblick und profitiert von effizienteren Prozessen, weniger administrativem Aufwand und mehr Transparenz. Und Sie sorgen für Revisionssicherheit, die Einhaltung aller Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die Erfüllung der Archivierungspflichten – und damit eben auch für die absolute Sicherheit, jederzeit compliant zu arbeiten.

Digitalisierung mit Plan und Partner

Die Digitalisierung eröffnet HR-Abteilungen enorme Chancen. Ein erfolgreicher Einstieg gelingt am besten systematisch: Ein erfahrener Partner hilft Ihnen, den Status quo zu analysieren, rechtliche Vorgaben zu beachten und einen klaren Fahrplan zu erstellen. Schritt für Schritt können Sie dann Prozesse digitalisieren, im besten Fall die digitale Personalakte als Herzstück etablieren und hybride Szenarien rechtssicher abbilden. So schaffen Sie nicht nur einen reibungsloseren HR-Alltag, sondern auch eine stabile Basis für zukünftige Automatisierung. Und: Ihr Team gewinnt endlich Zeit für strategische Aufgaben und kann sich auf all die Themen fokussieren, die jetzt und in Zukunft für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.