ESS/MSS-Services:

Mehr als ein Trend: Das können ESS/MSS-Services für Mitarbeitende und die HR-Abteilung tun

Adressänderungen, Zeitbuchungen oder Urlaubsanträge – tippen die Mitarbeitenden Ihrer Personalabteilung diese und ähnliche Daten auch noch manuell ins System? Oder erfassen das eine oder andere gar auf Papier? Das muss nicht sein! Die Lösung heißt digitale Employee Self Services und Manager Self Services – kurz: ESS/MSS.

Ganz gleich, welcher Branche oder Unternehmensgröße Sie angehören – mit einem ESS/MSS-System entlasten Sie Ihre Belegschaft deutlich. Denn ein ESS/MSS-Portal ist eine zentrale, webbasierte Plattform, die viele Ihrer personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufe unterstützen kann. Dank Employee und Manager Self-Services können Mitarbeitende etwa eigenständig Änderungen in ihren Stammdaten vornehmen, Urlaubsanträge über das System erfassen oder ihre Gehaltsabrechnung digital abrufen. Auch die nachfolgenden Freigabeprozesse durch die Führungskräfte laufen dann automatisiert, völlig unkompliziert und in den meisten Fällen erheblich schneller ab.

Von Antrag bis Freigabe – alles digital

Für Ihre HR-Abteilung ergeben sich damit jede Menge Vorteile:

• Wegfall von Druckkosten
• Reduktion von Papier
• Verbesserte Transparenz
• Beschleunigung von Prozessen
• Geringere Fehlerquoten
• Optimierung der Kollaboration
• Entlastung der Personalabteilung
• Mehr Zeit für andere, strategische Tätigkeiten
• … und insgesamt zufriedenere Mitarbeiter:innen

Nicht nur die Personalabteilung, auch Ihre Belegschaft profitiert von diesen Vorteilen und Entlastungen: So ist der zeit- und ortsunabhängige Zugriff eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag. Statt mit Papieranträgen zu jonglieren, die pünktlich bei der HR-Abteilung abgegeben werden müssen, genügen nun wenige Klicks – auch vom Homeoffice aus. Und das ist gerade bei den Angestellten, die remote arbeiten, ein nicht zu unterschätzender Faktor. Die Beschleunigung der Prozesse insgesamt hat aber noch weitere Vorteile: Die dank der kürzeren Kommunikationswege gewonnene Zeit kann schließlich für andere, sinnstiftende Aufgaben genutzt werden.

ESS/MSS-Services: So klappt die Implementierung

Damit der Übergang von Papier zu digital und die Einführung von Employee/Manager Self-Services möglichst reibungslos abläuft, sollten Sie vorab einige Fragen beantworten:

• Worin genau liegt für uns der Nutzen einer Implementierung?
• Welche Abteilungen und Personen sollten als Projektbeteiligte hinzugezogen werden?
• Welche Chancen und Risiken könnten sich ergeben?

Sobald das Projekt gestartet ist, sollten Sie Ihre Belegschaft informieren. Denn damit das Projekt wirklich erfolgreich wird, brauchen Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter:innen. Holen Sie also alle frühzeitig mit ins Boot, und stellen Sie rechtzeitig Informationen und, wenn notwendig, auch Lernmaterialien zur Verfügung.

Und noch etwas spricht für ESS/MSS-Lösungen: Es unterstützt Sie dabei, sich auch nach außen als modernes Unternehmen und attraktiver, moderner Arbeitgeber zu positionieren. Denn digitale Self-Services setzen gleich auf drei Trends: Nachhaltigkeit, New Work und Digitalisierung. Die Nachhaltigkeitsaspekte ergeben sich daraus, dass weniger gedruckt wird, also Papier und Toner gespart werden kann. Die Trends New Work sowie Digitalisierung werden bedient, weil Services wie diese Prozesse digitalisieren, vereinfachen und so auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden Rücksicht nehmen.

Das Fazit zu ESS/MSS: In der sogenannten hybriden Arbeitswelt, dem Nebeneinander von digital und analog, das zunehmend Alltag in vielen Unternehmen ist, kommen den Beteiligten gerade diese „flüssigen“ Prozesse besonders entgegen. Abgesehen davon: Mehr „Selbst“ für die einen und Entlastung für die anderen – das funktioniert erfahrungsgemäß in allen Arbeitswelten.

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