Arbeitszeiterfassung:

Hallo Digitalisierungschance!

New Work, flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice – und dazu noch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, das unsere Arbeitswelt jetzt auf den Kopf stellt: In Deutschland ist die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen aufzuzeichnen. Das muss man erst mal sacken lassen.

Doch (wie) passen die moderne Arbeitswelt und minutengenaue Zeiterfassung überhaupt zusammen? Und wieso diese plötzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die vermutlich nicht nur Ihre HR-Abteilung gerade ganz schön ins Schwitzen bringt? Aber keine Sorge: Wir machen Sie fit – mit allen wichtigen Infos, die Sie jetzt brauchen! Und möchten Sie nebenbei ermutigen, das unliebsame Urteil als echte Digitalisierungschance für HR zu begreifen.

Vom Wunsch nach Überstundenausgleich
zur Pflicht für alle

Mehrarbeit geltend machen, das möchte jede:r Arbeitnehmer:in. Doch wie kann man Überstunden nachweisen, ohne gleichzeitig die gesamte Arbeitszeit zu erfassen? Genau diese Frage bewegte eine Gewerkschaft in Spanien und motivierte sie zur Klage. Die Antwort kam prompt per Urteil vom Europäischen Gerichtshof am 14. Mai 2019 – und das verpflichtet alle Arbeitgeber der EU-Mitgliedsstaaten nun dazu, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Zeiterfassung einzurichten.

Genau diese Pflicht bestätigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im vergangenen Jahr für Deutschland: die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende sowie von Pausenzeiten und Überstunden – schon jetzt ein Muss! Die Verantwortung für Umsetzung und Bereitstellung der nötigen Tools liegt dabei klar beim Arbeitgeber, nachzulesen im heiß diskutierten § 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG).

Bitte nicht vergessen: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht – holen Sie ihn also frühzeitig mit an Bord!

Passt die Stechuhr zum Homeoffice?

Wenn es nach BITKOM-Präsident Achim Berg geht: Klares Nein! „Deutschland braucht keine auf die Minute festgelegten 8-Stunden-Schichten, sondern Freiräume für eine selbstbestimmte und flexible Einteilung der Arbeit. Dazu gehört auch, zwischendurch ein privates Telefonat zu führen, zwischendurch Besorgungen zu machen, im Homeoffice für die Kinder da zu sein oder auch mal eine Runde zu joggen. Sich für solche Aktivitäten jeweils einige Minuten aus einer Arbeitszeiterfassung auszubuchen, hilft niemandem und nervt alle“, so nimmt Berg zum Urteil über verpflichtende Arbeitszeiterfassung sehr eindeutig Stellung.

Auf der anderen Seite steckt in „Arbeitsschutz“ nicht ohne Grund das Wort „Schutz“: Wer am späten Abend E-Mails beantwortet und To Dos erledigt, darf erst nach elfstündiger Ruhepause wieder am Computer oder Diensthandy sitzen. Somit birgt die Pflicht zur Zeiterfassung auch die Chance, einen klareren Rahmen für mobiles und flexibles Arbeiten zu schaffen und für eine ausgewogenere Work-Life-Balance zu sorgen. Und das sollte schließlich im Sinne von Arbeitgeber UND Arbeitnehmer sein.

Prio A für Arbeitszeiterfassung? Eher nicht …

Ihre HR-Agenda ist schon voll, auch ohne das leidige Thema Arbeitszeiterfassung? Damit sind Sie in guter Gesellschaft: Ein Blick in die Praxis zeigt, dass noch längst nicht alle Unternehmen Lösungen zur Zeiterfassung einsetzen. Schließlich stehen viele HR-Verantwortliche gerade vor ganz anderen Herausforderungen, zum Beispiel der Gestaltung der hybriden Arbeitswelt in der Post-Corona-Zeit. Auch ohne Pflicht zur Zeiterfassung eine scheinbare Mammut-Aufgabe, die bestimmt auch Sie derzeit beschäftigt!?

In einem Punkt dürfen Sie zumindest kurz durchatmen, wenn Sie noch kein System zur Zeiterfassung einsetzen: Mit hohen Strafen ist aktuell nicht zu rechnen – noch nicht. Erst wenn ein Arbeitgeber von der zuständigen Arbeitsschutzbehörde aufgefordert wird, die erfassten Arbeitszeiten bereitzustellen, und dem nicht nachkommt, drohen Bußgelder

Handeln – aber wie?

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil kündigte für dieses Jahr eine Reform des Arbeitszeitgesetzes an, voraussichtlich noch im ersten Quartal. Praxistaugliche Vorschläge für die Zeiterfassung und ein neuer Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten sollen kommen. Heil betonte die digitalen Möglichkeiten als Alternative zur Stechuhr. Und damit ist wohl kaum die Arbeitszeiterfassung per Excel-Listen gemeint …

Nur Mut: Arbeitszeiterfassung als Digitalisierungschance

Wie also am besten loslegen? Unsere Empfehlung: Machen Sie es gleich richtig und setzen Sie auf ein smartes, digitales Tool, integriert in Ihre bestehende HR-IT-Infrastruktur. So wird das Urteil des BAG zur echten Chance für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Und komfortabel angebunden an Ihre HR-Software, bringt die Arbeitszeiterfassung per App oder Employee Self Service (ESS) viele Vorteile, reduziert den Aufwand für Ihre Belegschaft auf ein Minimum und entlastet auch Sie im HR von lästigen administrativen Tätigkeiten.

Und vielleicht nutzen Sie die Gunst der Stunde und stellen auch weitere personalwirtschaftliche Abläufe auf den Prüfstand? Wie wäre es mit Adressänderungen, neuen Kontodaten oder Urlaubsanträgen per ESS? Oder die Gehaltsabrechnung online bereitstellen und ein smartes Bewerbermanagement? All diese Prozesse digital abbilden, das verschafft spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag. Und zwar für alle Beteiligten!

Sie sehen: Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt für durchdachte, digitale Lösungen, die allen Mitarbeitenden gerecht werden – ob vor Ort im Büro, zuhause im Homeoffice oder von unterwegs auf einer Dienstreise. Worauf warten Sie also noch?!

Schnellere Prozesse für alle – ja, bitte!
Self Services, die zu Ihnen passen

In der hybriden Arbeitswelt braucht es mehr „flüssige“ Prozesse, wo alles einfach läuft. Ganz gleich, welcher Branche oder Unternehmensgröße Sie angehören – mit einem zentralen, webbasierten ESS/MSS-Portal entlasten Sie Ihre Belegschaft und Ihre HR-Abteilung deutlich.