Produktiver im Job durch HR

Viele Deutsche fühlen sich im Job unproduktiv und sagen: Wären die Arbeitsbedingungen besser, könnten sie deutlich mehr schaffen. Doch wo liegen die drei größten Probleme, und was können Führungskräfte und HR-Teams jetzt tun, um das zu ändern? 

Eine aktuelle Studie gibt Antworten: Für den Atlassian Report von 2024, einem international agierenden Softwarehersteller, haben 5.000 Büroangestellte aus Deutschland, den USA, Australien, Indien und Frankreich Fragen zu ihrer täglichen Arbeit beantwortet, hinzu kamen die Einschätzungen von 100 Führungskräften aus dem Kreis von Fortune-500-Unternehmen – also den 500 umsatzstärksten Unternehmen in den Vereinigten Staaten. 

Was Beschäftigte von voller Leistung abhält

Für HR-Verantwortliche in Deutschland ist natürlich besonders spannend, was Befragte hierzulande sagten. 

Das Ergebnis:

• Gerade mal 49 % der Beschäftigten sehen sich als „High Performer“, also als Personen, die besonders gute Leistung bei der Arbeit bringen.
• 64 % der Befragten beklagen unnütze Meetings, die ihre Produktivität hemmen.
• 56% kritisieren, dass sie zu viele verschiedene Zielvorgaben haben, die sie von einer übermäßigen Performance abhalten.
• Und 36 % der Beschäftigten sagen, dass es ihn ihren Teams nicht leicht sei, nötige Informationen zu erhalten, die für die Erfüllung ihrer Arbeit wichtig seien.

Im internationalen Vergleich steht Deutschland damit insgesamt eher schlecht da – so sehen sich in den USA 72 Prozent der Befragten als High Performer. 

Was an den Zahlen besonders alarmierend ist: Es sind immer die Begleitumstände, die bremsend auf die Produktivität einwirken. Würden Führungskräfte und HR-Teams an drei Punkten klare Ziele, Meetings und Informationsaustausch entscheidende Anpassungen vornehmen, könnte das wie ein Produktivitäts-Turbo wirken. Schauen wir uns also an, was Sie Schritt für Schritt tun können, damit sich die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen in Zukunft deutlich produktiver fühlen (und es idealerweise auch sind). 

Schritt 1: Klare Zielsetzungen etablieren

Wer macht was mit wem bis wann? Diese Fragen scheinen in vielen Teams nicht genau geklärt zu sein. In der Befragung gaben 60 Prozent der Beschäftigten an, sie könnten leichter Fortschritte erzielen, wenn sie weniger und dafür konkretere Ziele hätten. Gleichzeitig beklagen 42 Prozent, dass es keine regelmäßigen Checks gibt, um zu prüfen, wo die Personen mit Blick auf ihre Ziele stehen. Das sorgt für Verwirrung und hemmt die Produktivität. Was können Führungskräfte und HR-Teams dagegen tun? 

1. SMART-Ziele definieren: Die Abkürzung steht für spezifisch, messbar, erreichbar (im englischen Original „achievable“), relevant und terminiert – und wenn ein Ziel so gestaltet ist, fördert das die Produktivität bestmöglich.
2. Langfristige und kurzfristige Ziele verbinden: Wer nur das große Ganze im Blick hat, erlebt wenige Erfolgserlebnisse im Alltag. Deshalb sollte es für alle Mitarbeitenden Langzeitziele geben, die in kleine, umsetzbare Schritte unterteilt sind. So kann man viele Erfolge feiern.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Es gibt Unklarheit bei der Frage, wer welche Aufgabe übernimmt? Das sorgt für Redundanzen, Dopplungen und Chaos bei der Erledigung von To dos. Jedes Team-Mitglied sollte genau wissen, wer welche Rolle übernimmt und wer wofür verantwortlich ist.
4. Prioritäten setzen – mit Struktur: Die Fokussierung auf wenige strategische Kernziele (z.B. mit Hilfe der OKR-Methode, die für „Objectives and Key Results“ steht) hilft, produktiv und zielführend zu arbeiten. HR-Teams können hierfür die Strukturen schaffen und passende Tools bereitstellen, um den Fortschritt bei den definierten Zielen im Blick zu haben.
5. Regelmäßig einchecken: Wie ist der Stand bei welchem Ziel? Wo gibt es Unterstützungsbedarf und wo bereits Erfolge zu feiern? Es ist wichtig, regelmäßig über die gesetzten Ziele zu kommunizieren, hier können Führungskräfte zusammen mit HR-Teams sinnvolle Abläufe definieren. Nur Vorsicht: Das sollte nicht zu überflüssigen Meetings führen (s.u.).  

Damit all das erfolgreich umgesetzt wird, müssen die Führungskräfte der einzelnen Teams natürlich davon erfahren. Hier kann die HR-Abteilung effizient für Aufklärung und Inspiration sorgen. Wie wäre es mit einem Führungskräfte-Workshop zum Thema Zielsetzung, von dem am Ende das ganze Unternehmen profitiert? 

Schritt 2: Eine produktive Meetingstruktur schaffen 

Deutsche Büroangestellte verbringen im Schnitt etwa sieben Stunde pro Woche in Meetings. Muss das sein? In den Augen der Beschäftigten selbst geht hier häufig Zeit verloren, die an anderer Stelle fehlt. Dem Report zufolge fühlen sich 64 Prozent der Befragten gezwungen, regelmäßig an Meetings teilzunehmen, bei denen ihnen die eigene Teilnahme nicht sinnvoll erscheint. 

Um eine höhere Produktivität zu erreichen und Zeitverschwendung im Unternehmen vorzubeugen, heißt es also: Ran an die Meeting-Struktur! Diese Tipps helfen dabei. 

1. Teilnehmende gezielt auswählen: Wer ist wirklich unmittelbar vom Thema des Meetings betroffen und wer kann einen klaren Beitrag leisten? Idealerweise sind auch nur diese Personen im Meeting anwesend.
2. Spezifische Ziele setzen: Welches Ziel hat ein Meeting? Das sollte bei jedem Treffen vorab definiert sein – sonst gibt es wieder die zuvor besprochene unklare Zielsetzung, die frustrierend wirkt.
3. Gutes Zeitmanagement: So banal es klingt – wenn ein Meeting pünktlich startet und zeitlich klar begrenzt wird, hilft das enorm. Wenn möglich, sollte man auch Zeitlimits für einzelne Agenda-Punkte festlegen. Das beugt langem Ausschweifen vor.
4. Klare Verantwortlichkeiten: Wer moderiert das Meeting, und wer übernimmt, wenn die eigentlich angedachte Person ausfällt? Es muss klare Verantwortlichkeiten geben, wer durch das Meeting führt und wer die Ergebnisse protokolliert. Apropos Protokoll: Hier gibt es gut funktionierende KI-Tools, die sicher einen Versuch wert sind und viel Arbeitszeit sparen.
5. Richtlinien von HR-Seite: Es kann helfen, teamübergreifende Standards für Meetings zu etablieren – und auch hier sind Sie als HR-Verantwortliche gefragt. Eine Höchstdauer von einer Stunde, Vorgaben mit Blick auf die Agenda-Struktur oder für den Ablauf von hybriden Meetings: Werden hierzu einmal gut durchdachte Regeln aufgesetzt, profitieren alle davon.

Um diese Punkte durchzugehen und dann zu entscheiden, wie Meetings in Zukunft im Unternehmen gestaltet werden, ist vermutlich – Überraschung! – ein längeres Meeting erforderlich. Allerdings eins, das sich wirklich auszahlen wird. 

Schritt 3: Informationsaustausch erleichtern 

In Zeiten digitaler Zusammenarbeit fühlen sich Beschäftigte dadurch ausgebremst, dass sie die nötigen Informationen für ihre Aufgaben nicht finden. Kaum zu glauben, oder? Eine Rolle dabei spielt dem Report zufolge die hybride Zusammenarbeit von Teams, also online und offline, aber auch an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice. So ist auch relevantes Wissen oft auf verschiedene Personen oder Orte verteilt und befindet sich dann oft in sogenannten Silos. Den Befragten zufolge geht so wertvolles Wissen verloren und viel Zeit dafür drauf, diese Informationen zu beschaffen. Hier können Führungskräfte und HR-Teams für bessere Rahmenbedingungen sorgen – und damit für bessere Ergebnisse. Diese Punkte helfen: 

1. Klare Kommunikationskanäle: Welche Informationen werden per Mail verschickt, welche per Messenger und welche in einem Projektmanagement-Tool ausgetauscht? Wenn es hier keine klaren Vorgaben gibt, kann man nur den Überblick verlieren – und damit wertvolle Informationen.
2. Plattform für Wissensmanagement: Setzen Sie auf einen digitalen Ort, an dem das wirklich wichtige Wissen gesammelt wird (SharePoint, Notion, Confluence etc.) und regen Sie Mitarbeitende dazu an, diese Plattform(en) tatsächlich zu nutzen.
3. Dokumentation von Projekten: Vor allem in Unternehmen mit hoher Fluktuation und vielen Personalwechseln ist elementar, dass das Vorgehen bei Projekten sauber dokumentiert wird. Gibt es dafür eine funktionierende Vorlage, machen sie es Mitarbeitenden leichter.
4. Onboarding-Prozesse optimieren: Je besser Mitarbeitende von Beginn an in alle Prozesse und den Wissenstransfer integriert sind, desto besser läuft im Anschluss die Zusammenarbeit. Also investieren Sie hier am Anfang Zeit, die sich später auszahlt.
5. Kollaboration und Team-Geist fördern: Ob eine Kultur des gegenseitigen Unterstützens und des freien Wissenstransfers herrscht, hängt stark von der Unternehmenskultur ab. Animieren Sie dazu, sich auszutauschen und sich gegenseitig voranzubringen. Sorgen Sie etwa durch Events und Workshops für eine gute Zusammenarbeit, und leben Sie immer wieder vor, wie wertschätzende Teamwork funktioniert. Das färbt ab. 

Haben Sie erkannt, bei welchen Punkten in Ihrem Unternehmen noch Potenzial liegt, das Sie mit gezielten Maßnahmen heben können? Vielleicht führen Sie auch einfach bei Ihren Beschäftigten eine kleine Umfrage durch, wie produktiv sich Ihre Mitarbeitenden fühlen, und was sie eventuell davon abhält, Bestleitungen zu bringen. Das muss auch nicht die großangelegte Studie sein, sondern kann auch mal ungezwungen, zwischendurch bei einem Kaffee passieren. So fördern sie als Personalverantwortliche nicht nur die Produktivität, sondern tragen gleich dazu bei, dass sich Mitarbeitende ernstgenommen und auch dadurch wohler fühlen.