Geschäftsreisen und ihre Abrechnung

Neue Vorgaben nötig: Wann ist eine Geschäftsreise sinnvoll?

Während häufig der Rückgang von Dienstreisen mit einer Verbesserung der Work-Life-Balance in Verbindung gebracht wird, gibt es auch Menschen, die gerne unterwegs sind, denen es zu langweilig ist, von Video-Call zu Video-Call zu schalten, die lieber mit Flugzeug und Bahn unterwegs und dann live vor Ort sind. Wie bringt man all die unterschiedlichen Bedürfnisse jetzt in Einklang? Die Antwort ist: durch klare Vorgaben und einheitliche Richtlinien, wann Geschäftsreisen sinnvoll und erlaubt sind.

HR-Abteilungen sollten die internen Richtlinien unter die Lupe nehmen und checken, ob sie bereits im Zeitalter von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen angekommen sind. Falls nicht, ist es höchste Zeit, neue Kriterien zu formulieren. 
Wichtige Aspekte dabei sind:

• Die Relevanz des Termins
• Die Zusammensetzung der Teilnehmenden
• Die Entfernung zum Veranstaltungsort
• Die Reisedauer
• Die Möglichkeit digitaler Alternativen

Sind die Richtlinien definiert, sollte die gesamte Belegschaft informiert werden, damit Dienstreisen künftig anhand dieser Vorgaben geplant werden. Und: Es muss einen unkomplizierten Weg geben, um abzusprechen, ob ein bestimmter Anlass eine Dienstreise rechtfertig oder nicht.

Für Unternehmen sind dabei natürlich die Kosten ein ausschlaggebender Faktor – und die haben sich verändert. Zwar sind die Ausgaben für Geschäftsreisen laut VDR insgesamt von 2019 bis 2023 um 17 Prozent gesunken, die Kosten pro Reise stiegen aber. Während die durchschnittlichen Kosten pro Dienstreise 2019 bei 312 Euro lagen, waren es 2023 409 Euro. Als Gründe dafür gelten eine steigende Durchschnittsdauer von Reisen, Preissteigerungen für Reisen, die über dem Inflationsniveau liegen, sowie die Zunahme von Auslandsreisen. Klar ist also: Dienstreisen sind teuer und gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten liegt hier für Arbeitgeber ein Hebel, um große Summen einzusparen.

Was bedeutet das für die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen?

Aus den gerade genannten Gründen sollte vor jeder Geschäftsreise eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Gerade, weil weniger Reisen im beruflichen Kontext gemacht werden, steigt der Druck auf jede einzelne Reise, ihren Sinn und Ertrag zu belegen. Arbeitgeber können diese Entscheidungen erleichtern, indem sie Tools anbieten, mit denen die Reisekosten schnell und unkompliziert berechnet werden können und die bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Gerade bei den oben aufgeführten Werten zur Verpflegungspauschale, die sich häufig ändern, ist es sinnvoll, hier auf die Unterstützung durch Software oder externe Dienstleister zu setzen.

Auch durch verstärktes Arbeiten im Home-Office ändert sich die Abrechnung, denn oft stellt sich die Frage, wie Dienstreisen in Verbindung mit mobilem Arbeiten abgerechnet werden. Wichtig ist hierbei, dass die Fahrten zwischen dem eigentlichen Arbeitsort und dem Ort des mobilen Arbeitens als private Fahrten gelten und reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig sind. Werden solche Fahrten mit Geschäftsreisen verbunden, dann gilt laut Bundesverwaltungsamt: Nur die Kosten, die für die Erledigung der Arbeit notwendig sind – also die gesamte Fahrt abzüglich der Fahrt zwischen Arbeitsort und Ort des mobilen Arbeitens – können erstattet werden.

Entscheidend ist hier die Definition der ersten Tätigkeitsstätte, das ist der Ort, an dem Beschäftigte üblicherweise ihre Arbeit erledigen. Das ist in vielen Fällen der Sitz des Arbeitgebers und das Büro, in das die Beschäftigten täglich fahren – so war es zumindest früher. Durch die verstärkte Arbeit im Home-Office stellt sich oft die Frage, ob das private Zuhause zur ersten Tätigkeitsstätte wird. Hierbei gilt: Ist im Arbeitsvertrag das Home-Office ausdrücklich als Hauptarbeitsort eingetragen, gilt der private Wohnort als erste Tätigkeitsstätte. Dann können die Fahrtkosten für den Weg zum Arbeitgeber – falls er doch mal nötig sein sollte – steuerlich geltend gemacht werden.

Warum die Abrechnung flexibler werden muss

Je mehr Beschäftigte im Home-Office arbeiten, desto stärker ist die Notwendigkeit, die gesamte Reisekostenabrechnung zu digitalisieren. Ausgedruckte Bögen ausfüllen und händisch in der Personalabteilung einreichen, das ist heute wirklich nicht mehr zeitgemäß. Auch die Anforderungen der Mitarbeitenden an die Bearbeitung ihrer Anträge steigen: Sie erwarten heute, dass sie ihre Reisekosten flexibel und bequem von unterwegs einreichen können und dass die Freigabe- und Auszahlungsprozesse zügig ablaufen. Schließlich gibt es diese digitalen Möglichkeiten – lässt ein Unternehmen dieses Potenzial liegen, sorgt das für Frust bei den Beschäftigten, die auf eine Erstattung warten.

Wir von der VRG befreien Sie hier gerne von administrativem Ballast: Denn von uns bekommen Sie eine Software, in der Mitarbeitende ihre Reisekosten unkompliziert von unterwegs erfassen können – und diese Software integrieren wir vollständig in Ihre Systemlandschaft. Gesetzliche Regelungen und Ihre individuellen Reiserichtlinien werden dabei selbstverständlich berücksichtigt. 

Wie ernst nehmen Sie es mit der Nachhaltigkeit?  

Wer weniger Geschäftsreisen unternimmt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern entlastet auch den Planeten. Nachhaltiges Handeln spielt in vielen Unternehmen eine wachsende Rolle, auch durch den Druck, den die junge Generation ausübt, die andernfalls mit Climate Quitting droht. Ist die Karriere-Website des Unternehmens voller Versprechen, was in Sachen Nachhaltigkeit unternommen wird und dann fliegt die Geschäftsführung ständig von Meeting zu Meeting, schadet das der Glaubwürdigkeit.

Für Arbeitgeber gewinnt deshalb auch Nachhaltigkeit als Entscheidungskriterium bei Dienstreisen an Gewicht. Nachhaltige Reiseoptionen werden priorisiert, Bahnreisen sind Flügen vorzuziehen. Doch oft kommt noch das Taxi zum Bahnhof und der Coffee-to-go im Einwegbecher hinzu, deshalb steht fest: (Fast) jede Dienstreise erzeugt Umweltbelastungen – deshalb sollte in jedem Einzelfall gut entschieden werden, ob diese Reise nötig ist oder ob diesmal auch ein Video-Call zum Erfolg führt.

Checkliste für die Planung und Abrechnung von Dienstreisen:

• Sind Ihre internen Reiserichtlinien auf dem aktuellen Stand?
• Wissen alle Mitarbeitenden Bescheid, auf welcher Basis sie entscheiden sollen, wann eine Dienstreise wirklich nötig ist?
• Haben Sie eine Software, mit der die Reisekostenabrechnung flexibel und zügig abläuft?
• Wenn eine Geschäftsreise geplant wird: Beziehen Sie Nachhaltigkeitsaspekte ein?

Sie beantworten alle Fragen mit „Ja“? Dann läuft es jetzt sicher rund in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung. Und wenn Sie Unterstützung bei diesem Thema brauchen, melden Sie sich bei der VRG – wir kennen uns aus, hören zu und finden gemeinsam die passende Lösung.