Outsourcing im HR

Fachkräftemangel – ein Wort, das die meisten Unternehmen nicht mehr hören können, obwohl sie alle davon betroffen sind. Auch in HR-Abteilungen fehlt oft gutes Personal. Die Folge: Endlos lange To-do-Listen und vor lauter alltäglicher Erledigungen fehlt die Zeit fürs Strategische. Zum Glück gibt es für dieses Problem eine Lösung und die lautet: Outsourcing.

Was bedeutet Outsourcing – und warum macht es Sinn? 

Der englische Begriff Outsourcing setzt sich zusammen aus outside (extern), resource (Quelle) und using (Nutzung). Übertragen auf den Arbeitskontext bedeutet es, dass Unternehmen einzelne Aufgaben, Funktionen, Geschäftsprozesse oder ganze Unternehmensbereiche an einen externen Dritten übertragen. Aufgaben werden also ausgelagert oder – um den englischen Begriff zu verwenden, der sich auch hierzulande etabliert hat – outgesourced. 

Vor allem in HR-Abteilungen liegt großes Outsourcing-Potenzial. Hier kostet das Thema Payroll, also Personalabrechnung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, häufig Zeit und Nerven. Dabei haben die HR-Teams von heute so viel zu tun und so viele Möglichkeiten, an denen sie ansetzen können: Beispielsweise KI in HR-Prozesse integrieren, Mental Health im Unternehmen fördern, Social Media erfolgreich fürs Employer Branding nutzen – und noch so viel mehr. 

Aber vermutlich kennen Sie das auch: Für all solche ambitionierten (und wichtigen) Projekte fehlt die Zeit, wenn Sie sich ständig um Abrechnung und Co. kümmern müssen und diese priorisieren. Schließlich haben alle Beschäftigten das Recht auf eine pünktliche und korrekte Abrechnung am Monatsende. Und wenn in der HR-Abteilung Fachkräfte fehlen, die echte Experten auf dem Gebiet der Personalabrechnung sind, ist eben nicht alles auf einmal möglich. 

Hier kommt Outsourcing ins Spiel. Dieses sehr treffende Zitat von Peter F. Drucker, Ökonom und Pionierdenker des modernen Managements, bringt die Idee auf den Punkt: „Do what you do best and outsource the rest.“ Wie es gelingt, das zu erreichen? Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den passenden Outsourcing-Partner finden und dadurch wertvolle Zeit gewinnen. 

Die Vorteile von Outsourcing im Überblick

Kurz gesagt können Sie sich durch Outsourcing also wieder auf das konzentrieren, was SIE richtig gut können. Und Ihr Outsourcing-Partner übernimmt für Sie all die Dinge, die ER richtig gut kann. Welche Vorteile es mit Blick auf Zeitmanagement, Kostenkalkulation und Technologie-Updates gibt, schauen wir nun im Detail an: 

1. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft: Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben an einen Outsourcing-Partner auslagern, können Sie Zeit in die wirklich wichtigen Bereiche investieren und sich auf Ihre Kernkompetenz fokussieren. Das steigert die Effizient und verschafft Ihnen Freiräume.
2. Agil bleiben und schnell reagieren: Spezifische Anforderungen, neue Standards, sich verändernde Märkte und Bedürfnisse – alles ist in Bewegung. Outsourcing-Dienstleister passen sich an volatile Rahmenbedingungen schnell an und so können auch Sie die beauftragten Leistungen jederzeit anpassen und skalieren.
3. Immer up to date: Durch den hohen Spezialisierungsgrad und kontinuierliche Investitionen Ihres Outsourcing-Partners greifen Sie auf aktuelles Wissen genauso zu wie auf relevante Fähigkeiten und neueste Technologien. So müssen Sie sich nicht ständig darum kümmern, dass die Abrechnungssoftware aktuell gehalten wird – eine komplexe Herausforderung weniger.
4. Kosten besser kalkulieren: Software- und Hardware-Anschaffungen sind (genau wie die Einstellung neuer Mitarbeitenden) ziemlich risikobehaftete Investitionen in zukünftige Umsätze und Gewinne und sie binden Kapital. Outsourcing wandelt diese Fixkosten in variable Kosten: Sie beziehen flexibel genau die Leistungen, die Sie benötigen – bei voller Kostentransparenz.
5. Mehr Sicherheit, weniger Risiken: Mit dieser neuen Kostentransparenz geht ein Plus an Planungssicherheit einher. Zugleich reduziert Outsourcing Ihre unternehmerischen Risiken. Denn auch so etwas wie die Haftung für Schäden an der IT-Infrastruktur geben Sie an den Dienstleister mit ab. Aus gutem Grund haben Outsourcing-Dienstleister extrem hohe Sicherheitsstandards, von denen Sie profitieren.
6. Datensicherheit: Ihre Daten liegen nirgendwo so sicher wie in den geschützten Rechenzentren anerkannter Outsourcing-Anbieter. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work sind Fragen der Datensicherheit mehr als wichtig. Bei ausgewiesenen Payroll-Spezialisten kommen sehr hohe Sicherheitsstandards zum Tragen – es gehört einfach zum Geschäftsmodell. 

Wie viel Outsourcing darf es sein? 

Sie sehen also, dass es viele gute Gründe gibt, auf Outsourcing zu setzen und dabei haben Sie auch noch die Wahl, sich für ein genau auf Sie zugeschnittenes Paket zu entscheiden. Denn Outsourcing ist nicht gleich Outsourcing. Wir erklären Ihnen kurz die wichtigsten Konzepte und ihren Umfang: 

• Outtasking: Hierbei übernimmt der externe Dienstleister eine einzelne (Teil-)Aufgabe – oft nur für begrenzte Zeit, etwa bei einem krankheitsbedingten Engpass.
• Application Service Providing (ASP): Hier können Sie eine Software nutzen, ohne sich um die Administration kümmern zu müssen. Beim ASP stellt der Outsourcing-Partner Ihnen das, was Sie an IT-Anwendungen brauchen, als Cloud Service oder über ein eigenes Rechenzentrum bereit und übernimmt alle damit verbundenen administrativen Aufgaben.
• Out-Servicing: Sie übertragen dem Dienstleister den Kundenkontakt oder einen Teil des Kundenservices – der Dienstleister richtet dann entsprechende Beratungszentren oder Callcenter für Sie ein und übernimmt die Kundenkommunikation.
• Business Process Outsourcing (BPO): Hier verantwortet der externe Dienstleister gleich einen ganzen Geschäftsprozess. Und klar, dafür verfügt er über aktuelles Expertenwissen und stellt die entsprechenden IT-Systeme oder – wenn gewünscht – auch die Hardware bereit. Hierfür ist die Gehaltsabrechnung das perfekte Beispiel.
• Knowledge Process Outsourcing (KPO): Genau wie beim BPO wird auch beim KPO ein ganzer Geschäftsprozess ausgelagert – der beim KPO aber noch viel komplexer und wissensintensiver ist. Der Outsourcing-Partner benötigt also tieferes Expertenwissen und ist entsprechend spezialisiert.
• Fullservice: Hierbei handelt es sich um die Fünf-Sterne-Version von BPO oder KPO: Neben dem Geschäftsprozess verwaltet der Dienstleister alles, was mit Ihrem Outsourcing zu tun hat und bietet Ihnen feste Ansprechpartner, die sich um alles kümmern. Das könnte bedeuten, dass Sie Ihre komplette Gehaltsabrechnung inklusive Stammdatenpflege auslagern. 

Haben Sie direkt das Gefühl, welche Lösung zu Ihren Ansprüchen passt? Wie wäre es sonst mit der Idee, zunächst die komplette Payroll auszulagern und das Outsourcing nach und nach auszuweiten, wenn es erst mal läuft? In jedem Fall brauchen Sie dafür den passenden Partner an der Seite – und wie Sie den finden, zeigen wir Ihnen jetzt. 

So finden Sie den passenden Outsourcing-Partner

Wenn Sie den Text bis hierhin gelesen haben, sind wir überzeugt, dass Sie schon jetzt in Outsourcing die Lösung für den täglichen Kampf gegen den HR-Fachkräftemangel sehen. Es fehlt noch der richtige Dienstleister für Ihre Ansprüche? Dann recherchieren Sie, welche es auf Ihrem Gebiet gibt und gehen Sie die folgenden Punkte durch – dann werden Sie sicher bald fündig. 

Definieren Sie zunächst Ihre Erwartungen an den gewünschten Service und vergleichen Sie diese mit dem Angebot eines potenziellen Partners. Erst wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen und was wer liefert, machen die nächsten Schritte für Sie Sinn. Wenn Sie schon in die Details der verschiedenen Anbieter eintauchen, können Sie gleich die Kosten mit im Blick haben. Wenn Sie eine gute Leistung wollen, geht es nicht darum, das günstigste Angebot zu finden – doch sicher spielt der Preis der Dienstleistung bei Ihrer Entscheidung eine Rolle, deshalb sollten Sie diesen kennen. 

Lassen Sie es „menscheln“: Wenn Sie lange mit einem Outsourcing-Partner zusammenarbeiten wollen, sollten Sie diesen vorab möglichst gut kennenlernen. Erst wenn Vertrauen besteht, eine offene Kommunikation möglich ist und alle wichtigen Akteure in Ihrem Unternehmen ein gutes Gefühl bei der Sache haben, kann es zwischen Ihnen und dem Dienstleister funktionieren.

Trotz gutem Bauchgefühl: Auch die Qualität muss stimmen und die sollte belegt sein. Hat der Dienstleister Zertifizierungen vorliegen? Gibt es positive Kundenstimmen? Überzeugen Sie sich vorab, dass es sich bei allen Versprechungen nicht nur um Werbebotschaften handelt, sondern dass Sie wirklich einen vertrauensvollen Partner in Aussicht haben. 

Wenn Sie sich für einen Dienstleister entschieden haben, sollten Sie vor Beginn der Zusammenarbeit ein gemeinsames Verständnis von Qualität und Risiko schaffen: Treffen Sie feste Vereinbarungen zur erbrachten Leistung und sprechen Sie auch ab, wer welches Risiko trägt. Dabei gilt: Das größere Risiko sollte immer derjenige Partner tragen, der es am besten schultern kann.

Wir sind sicher: Auf dieser Basis sind Sie bestens vorbereitet, um alltägliche Prozesse auszulagern und sich so endlich Freiraum zu verschaffen, um strategisch und zukunftsgerichtet arbeiten zu können. Viel Erfolg bei all den spannenden Projekten, für die jetzt wieder Zeit ist!