„Hilfe, wie reduziere ich meine Kosten im HR?!“

Kostentreiber - und was Sie dagegen tun können

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass die Personalabteilung eines Unternehmens kein wirklicher Kostentreiber ist. „Das bisschen Bürobedarf!“, „Ab und zu mal ne Anzeige fürs Recruiting schalten“ oder „Ist ja nur die Abrechnung“… Aber es steckt weitaus mehr dahinter! Was Ihre HR-Kosten, ohne dass Sie es vielleicht wahrnehmen, in die Höhe treibt, und wie Sie diese Kosten reduzieren können, erfahren Sie deshalb in diesem Blogbeitrag.

Das sind die typischen Kostentreiber im HR!

Klar, die oben genannten Prozesse wie Recruiting oder Abrechnung sind durchaus kostenintensiv. Doch es gibt auch Faktoren, die auf den ersten Blick gar nicht so teuer erscheinen, Sie aber gerade auf lange Sicht einiges kosten können, nämlich:

1.   Ineffizientes Arbeiten
2.   Unzufriedene, unmotivierte Mitarbeiter
3.   Hohe Fluktuationsrate
4.   Hoher Krankenstand

… und was können Sie dagegen tun?

Die gute Nachricht: Hier geht es vor allem um interne Prozesse. Und auf die haben Sie mehr Einfluss, als Sie denken! Gehen wir die Faktoren doch einmal durch:

1. Ineffzienz? Reduzieren Sie administrative Aufwände!

Das Bearbeiten von Urlaubsanträgen und anderen Fehlzeiten, überhaupt: Freigabeprozesse oder auch schlicht das Bearbeiten von Excel-Tabellen … Hier verbirgt sich großes Optimierungspotenzial, dem Sie mit der richtigen Software begegnen können. Elektronische Personalakten mit integrierten Employee und Manager Self-Services (ESS/MSS) etwa können den Aufwand für klassische Verwaltungstätigkeiten Ihrer Personalabteilung deutlich senken.

2. Unzufriedenheit? Motivieren Sie Ihre Belegschaft!

… denn kaum etwas ist teurer als unmotivierte Mitarbeiter:innen, die vielleicht sogar schon innerlich gekündigt haben und den Sinn und Zweck ihrer Arbeit gar nicht mehr erkennen können. Die Folge: Sie arbeiten weitaus ineffektiver und ineffizienter. Und das kann Sie richtig viel Geld kosten, weil die erzielten Erfolge ausbleiben. Ob Teambuilding oder Benefits, auch für Ihre Mitarbeitenden gibt es bestimmt etwas, das die Motivation wieder ankurbelt.

3. Fluktuation? Sorgen Sie für zufriedene Mitarbeiter!

Damit es gar nicht erst zur innerlichen und letztlich zur tatsächlichen Kündigung kommen kann, sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen zum einen stärker an Ihr Unternehmen binden und ihnen zum anderen individuelle Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Die Gründe für Kündigungen sind zwar sehr vielfältig (und zum Teil haben sie gar nicht wirklich etwas mit der Arbeit zu tun), allerdings sind Gründe, die direkt mit den Aufgaben und der Führungskraft korrelieren, doch die häufigsten. Und genau hier können Sie ansetzen! Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen Schulungs- und Weiterbildungsangebote an, und haben Sie als Führungskraft stets ein offenes Ohr.

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4. Hoher Krankenstand? Kümmern Sie sich um die Gesundheit Ihrer Belegschaft!

Gerade psychische Leiden wie etwa Burn-out nehmen in unserer „Höher, schneller, weiter-Gesellschaft“ stetig zu. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie zum Beispiel ein Employee Assistance Program, eine psychosoziale Beratung, implementieren und weitere Gesundheitsangebote zur Verfügung stellen, die zu einer gesünderen Work-Life-Balance beitragen. Gerade auf lange Sicht ist eine Investition in die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen wichtig – und spart Kosten an anderer Stelle, die durch Ausfälle oder notwendige Neubesetzungen entstehen.

Die Kosten einer Personalabteilung sind also nicht nur vielfältig, sondern auch oft nicht auf den ersten Blick als hohe Kostenfaktoren erkennbar. Sehen Sie also genau hin – und rechnen Sie nach: Es ist immer günstiger, gute Kräfte zu halten und mit den entsprechenden Maßnahmen ans Unternehmen zu binden, als hochqualifizierte Mitarbeiter:innen gehen zu lassen und neue einstellen zu müssen ...