Arbeitsverträge bald auch digital

Endlich weniger Bürokratie: Die Bundesregierung hat beschlossen, dass Arbeitsverträge in Zukunft auch digital geschlossen werden können – das ist zeitgemäß und nachhaltig. Doch was genau müssen Sie als Arbeitgeber dabei beachten, und welche juristischen Fallstricke und Besonderheiten gibt es im Arbeitsvertrag und Einstellungsprozess?

Schnellere Prozesse, weniger Bürokratie 

Das „Bürokratieentlastungsgesetz“ könnte tatsächlich für echte Entlastung in HR-Büros sorgen: Denn der zugehörige Gesetzesentwurf aus dem März 2024 sieht vor, dass Arbeitgeber ihren künftigen Mitarbeitenden die Arbeitsverträge nicht mehr in Papierform mit Unterschrift aushändigen müssen. Statt der sogenannten Schriftform ist dann die Textform ausreichend – und hierunter fällt auch eine Unterschrift per E-Mail. 

Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) sagt dazu: „Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhält.“ (https://www.tagesschau.de/inland/arbeitsvertrag-digital-ampel-100.html, abgerufen am 13.05.2024). Nur falls Arbeitnehmende ausdrücklich einen schriftlichen und gedruckten Nachweis verlangen, müssen Unternehmen die Variante auf Papier übergeben. 

Das spart künftig ordentlich Zeit und Papier – davon profitieren am Ende alle Beteiligten und auch die Umwelt. Es klingt also tatsächlich nach einer Win-Win-Situation in Sachen HR-News. Doch ob auf Papier oder digital: Bei den Inhalten müssen Arbeitgeber nach wie vor genau hinsehen: Denn was die Arbeitsverträge enthalten müssen, dazu gibt es klare Regelungen. Im Jahr 2022 etwa gab es einige neue Richtlinien – checken Sie am besten schnell einmal, ob Sie alle folgenden Punkte in Ihren Standardvertrag integriert haben. 

Das gilt seit 2022 in Arbeitsverträgen 

Grundlage für einen weitreichenden Katalog an Änderungen war die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie, die am 01. August 2022 in nationales Recht umgesetzt wurde. Die Richtlinie verfolgt das Ziel, „die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem eine transparente und vorhersehbarere Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes gewährleistet wird“, hieß es im zugehörigen Gesetzesentwurf. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde die Pflicht des Arbeitsgebers zur Unterrichtung über die wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses erweitert. 

Die Erweiterung umfasst die Niederschrift der folgenden Punkte im Arbeitsvertrag oder in einem separaten Dokument:

• Die Dauer der Probezeit 
• Das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Informationen über Ruhepausen und -zeiten, das Schichtsystem, den Schichtrhythmus sowie die Voraussetzungen bei Schichtänderungen
• Bei Arbeit auf Abruf: Angabe der mindestens zu vergütenden Stunden, des Zeitrahmens der Erbringung der Stunden sowie der Mitteilungsfrist
• Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• Die Angabe der Zusammensetzung und der Höhe des Entgelts einschließlich aller Vergütungsbestandteile (wie Vergütung für Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen); sie sind jeweils getrennt und unter Angabe der Fälligkeit und Art der Auszahlung anzugeben
• Die Information des Arbeitgebers über einen etwaigen Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
• Bei betrieblicher Altersvorsorge: Angabe des Namens und der Anschrift des Versorgungsträgers
• Informationen über das einzuhaltende Verfahren bei Kündigung (Informationen mindestens über die Schriftform, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage)

Spätestens am ersten Arbeitstag müssen die Informationen zu den Vertragsparteien, zur Vergütung und zu den Arbeitszeiten (einschließlich Ruhepausen) feststehen, während die anderen wesentlichen Vertragsinformationen spätestens am siebten Kalendertag nach Beginn der Beschäftigung vorliegen müssen. Nur wenige Angaben – wie die Informationen zum Verfahren bei Kündigung – sind erst innerhalb einer Monatsfrist erforderlich. 

Und: Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz wird mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet. Es lohnt sich also, hier genau hinzusehen und zu checken, ob alle Verträge entsprechend angepasst sind. Denn ein Bußgeld kann verhängt werden, wenn die Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig ausgehändigt werden.

Das alles gilt auch für bereits bestehende Verträge und nicht nur solche, die nach dem 01. August 2022 neu abgeschlossen wurden oder noch werden. Alle Arbeitnehmer:innen haben das Recht, die erweiterten Informationen von ihrem Arbeitgeber einzufordern. Dieser hat dann sieben Tage Zeit, um entsprechend darauf zu reagieren und seiner Nachweispflicht nachzukommen.

Typische Fehler in Arbeitsverträgen 

Wenn Sie schon einmal dabei sind und Ihre Arbeitsverträge genau unter die Lupe nehmen: Es gibt einige typische Fehler, die in den Verträgen passieren. Hier eine Übersicht – vielleicht hilft sie Ihnen, dass Sie sich genau diese Patzer nicht erlauben: 

• Unvollständige oder unklare Angaben: Klingt selbstverständlich, trotzdem gibt es hier immer wieder Probleme. Ein Arbeitsvertrag muss die genaue Beschreibung der Arbeitsaufgaben, der Arbeitszeit, des Arbeitsortes, Informationen zum Gehalt und zu Zusatzleistungen enthalten. Sind hier Punke lückenhaft oder unklar formuliert, führt das zu Missverständnissen. 
• Fehlerhafte Regelung der Arbeitszeit: Klare Absprachen zur Arbeitszeit, zur Pausenregelung und zur Vergütung von Überstunden müssen enthalten sein – also gehen Sie hier ins Detail und nehmen Sie unbedingt alle Punkte auf. 
• Ungültige Klauseln: Auch das sollte eigentlich Standard sein, trotzdem gibt es noch immer Arbeitgeber, die beispielsweise Haftungsausschlüsse einbauen, die rechtlich nicht zulässig sind. Natürlich ist es genauso wichtig, bei Mindestlohn, Urlaubsanspruch oder Überstunden die rechtlichen Grundlagen einzuhalten. 
• Nichteinhaltung von Tarifverträgen: Wenn ein Unternehmen einem Tarifvertrag unterliegt, ist klar, dass die zugehörigen Bestimmungen umgesetzt werden müssen – auch hier gibt es häufig Konfliktpotenzial, wenn einzelne Punkte nicht übernommen werden. 
• Fehlende Flexibilität: Trotz all dieser Vorgaben und Regelungen kann es hilfreich sein, wenn der Arbeitsvertrag so formuliert ist, dass Spielraum für flexibles Arbeiten bleibt. Denn Unternehmen müssen heute auch mal spontan reagieren können – vor allem mit Blick auf Arbeitsort oder Teamzusammensetzung. Dabei hilft es, wenn der Arbeitsvertrag in diesen Punkten nicht zu starr formuliert ist. 

…und was ist sonst noch zu beachten? 

Nicht nur im Arbeitsvertrag lauern rechtliche Fallstricke, im gesamten Einstellungsprozess sollten HR-ler und gerne auch die Juristen eines Unternehmens wohlüberlegt agieren – sonst kann es schnell teuer werden. So ist vor allem bei Stellenausschreibungen und im Auswahlprozess darauf zu achten, dass niemand diskriminiert wird. Darunter fallen auch Formulierungen wie „junge dynamische Person gesucht“, denn aufgrund ihres Alters bevorzugt oder benachteiligt werden. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) macht hier klare Ansagen.

Auch mit Blick auf den Datenschutz gibt es im Bewerbungsprozess viel zu beachten, hier sind saubere Prozesse nötig, damit bei der Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten von Kandidat:innen alles glatt läuft. 

Und falls Sie Mitarbeitende aus dem Ausland einstellen, was dank der „Blauen Karte“ immer einfacher wird, haben Sie unbedingt die erforderlichen Arbeitserlaubnisse im Blick und kümmern Sie sich früh genug darum, dass alle nötigen Papiere vorliegen. Sonst kann die Begeisterung über die neuen Teammitglieder schnell getrübt werden – und Sie lassen wertvolle Chancen liegen. 

Alles notiert und im Blick? Es ist ratsam, die relevanten Punkte und rechtlichen Vorschriften einmal genau durchzugehen und dann alle Musterverträge, Standardformulierungen für Stellenanzeigen und Onboarding-Dokumente entsprechend anzupassen. Das ist ein einmaliger Aufwand, der sich auf längere Zeit für Sie und Ihr Team lohnt: Sie sind auf der sicheren Seite und können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen, ob digital oder im „Real Life“.