Lebenshilfe Bad Doberan: Referenzkunde aus der Sozialwirtschaft

Mit digitalem Rückenwind den Alltag erleichtern

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Die Einrichtung: Ein echtes Zuhause

Knapp 50 Kilometer westlich von Rostock hat die Lebenshilfe für Menschen mit geistiger Behinderung des Kreises Bad Doberan e.V. ein besonderes Zuhause geschaffen:

In der Wohnstätte in Kirch Mulsow leben 23 geistig und körperlich beeinträchtigte Erwachsene – unterstützt von 18 Mitarbeitenden, die Teilhabe ermöglichen, den Alltag begleiten und pflegerische Unterstützung bieten. Entstanden aus einer Elterninitiative im Jahr 1990, prägt bis heute das warme, familiäre Miteinander den Charakter der Einrichtung.

Die Ausgangssituation:
Verwaltung mit Papier und Excel – und steigenden Vorgaben

Seit jeher stellt die LH Bad Doberan die Menschen in den Mittelpunkt und die Verwaltung sollte diesen Anspruch bestmöglich unterstützen. Über die Jahre entstand ein funktionierender Mix aus Papierakten, Word- und Excel-Dokumenten zur Abbildung von Abrechnung und Dokumentation in der Eingliederungshilfe. Doch das System kam mit der Zeit zunehmend an seine Grenzen.

Hinzu kamen steigende Vorgaben durch die öffentliche Hand: So schrieb das Bundesteilhabegesetz eine Umstellung der Leistungsentgelte auf Fachleistungsstunden mit entsprechenden Surrogaten vor, verbunden mit Übergangsregelungen bis 2024. Zudem gehört Mecklenburg-Vorpommern zu den Bundesländern mit einem besonders umfangreichen Quittierungsbeleg für die Leistungsabrechnung.

Das Ziel: Digitale Dokumentation und Leistungsabrechnung

Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, wären zwei zusätzliche Vollzeitstellen in der Verwaltung nötig gewesen. „Uns war klar, dass das keine nachhaltige Lösung ist – vielmehr mussten wir unsere Prozesse digitalisieren“, erklärt Jörg Bobert, Vorsitzender der LH Bad Doberan. Mit Blick auf die ablaufende Frist für die Übergangsregelungen entwickelte er einen klaren Fahrplan für die Auswahl und Einführung einer passenden Software.
Gesucht wurde eine Lösung, die

modular aufgebaut ist und genau dort unterstützt, wo Bedarf besteht,
höchste Datensicherheit gewährleistet – gewünscht war Inhouse-Datenhaltung,
intuitive Oberflächen bietet, damit das Team schnell und gern damit arbeitet.

„Die Mitarbeitenden der VRG haben uns fachlich und menschlich begeistert. Man merkt, dass sie unsere Branche kennen und den Alltag in der Sozialwirtschaft verstehen. Die Wärme im Umgang, die persönliche Beratung – das passt zu uns.“

Jörg Bobert
Vorsitzender der Lebenshilfe für Menschen mit geistiger Behinderung
des Kreises Bad Doberan e.V.

Die Auswahl:
Eine Software von und für Menschen

Bei einem so großen Schritt wie der Einführung einer branchenspezifischen Software zählen nicht nur technisch-funktionale Kriterien, sondern auch die Erfahrungen anderer. Die LH Bad Doberan erhielt klare Empfehlungen aus dem unmittelbaren Umfeld, denn die Vereine unter dem Dach der Trägerorganisation sind stark vernetzt.

So entstand eine Shortlist möglicher Lösungen – darunter MICOSkonzept, das modulare System der VRG für die Sozialwirtschaft. Der positive Ersteindruck bestätigte sich: Das Team der VRG überzeugte schließlich gleichermaßen mit fachlicher Kompetenz und persönlicher Beratung.

Die Software-Einführung:
Mit Tempo in die digitale Zukunft

Nach Vertragsunterzeichnung im September 2024, startete die Einführung im Folgemonat – und zum 1. Dezember 2024 ging die Einrichtung vollständig mit MICOSkonzept in den Livebetrieb. Die Umstellung von Papier und Office auf die Branchensoftware erfolgte in klaren, zügigen Schritten:

Aufbau der Systemumgebung
Übernahme der Stammdaten
Einrichten der Leistungsabrechnung
Implementierung der Dokumentationsprozesse

Heute nutzt die LH Bad Doberan täglich die MICOS-Module Leistungsabrechnung und Dokumentation, auch Dienst- und Urlaubsplanung erfolgen digital. Die initialen Bedenken, wie die Mitarbeitenden die Umstellung annehmen würden, verflogen schnell. Mit einer umfangreichen Vor-Ort-Schulung wurden alle mitgenommen. Die intuitive Oberfläche tat ihr Übriges: Die Anwender fühlten sich rasch sicher im Umgang mit der Software und die Akzeptanz der neuen digitalen Abläufe war von Beginn an sehr hoch.

Der Gewinn: Zeit, eine ganzheitliche Sicht – und ein zuverlässiger Partner

Unmittelbar nach dem Go-live zeigte sich: Die Entscheidung zur Digitalisierung und für MICOSkonzept war genau richtig. Fehlerfreie, optimierte Leistungsabrechnungen und saubere, transparente Dokumentationen, die automatisch auf Vollständigkeit geprüft werden, eine vereinfachte Berichterstellung und die entfallene Sorge vor Prüfungen – all diese Vorteile brachte die Einführung der Software aus dem Hause VRG.

Und der allergrößte Nutzen? „Wir gewinnen wertvolle Zeit. Zeit für die Menschen, um die es uns geht. Und wir profitieren enorm von der ganzheitlichen Sicht auf jeden einzelnen Bewohner inklusive medizinischer Indikation, Verlaufsdokumentationen und Maßnahmen“, sagt Jörg Bobert.

Mit der Digitalisierung ihrer zentralen Prozesse hat die Lebenshilfe Bad Doberan eine stabile Basis für die Zukunft geschaffen. Darauf können weitere Module aufbauen, etwa next.Betreuungskraft für die mobile Dokumentation. Schon heute profitiert die LH Bad Doberan spürbar von der Entlastung – und kann sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Menschen.